ASSISTENTE ADMINISTRATIVO - SECRETARIA

Central de Regulação de Ofertas de Serviços de Saúde - SPDM Afiliadas; São Paulo; On-site; BRL 28,000 - 45,000; Full time

Job summary

A Central de Regulação de Ofertas de Serviços de Saúde - SPDM Afiliadas está com vaga para assistente administrativo em São Paulo. A função envolve atividades de rotina administrativa, organização de documentos, controles e suporte à gestão da unidade.

O candidato deve ter ensino médio completo e desejar atuação com rotinas administrativas, com conhecimento básico de Pacote Office. Será valorizada experiência anterior e habilidade de comunicação interna e externa.

Qualifications

• Ensino Médio completo.
• Desejável ensino superior: graduação ou tecnólogo completo ou cursando.
• Desejável Pacote Office (Excel, Word, Outlook e PowerPoint) em nível intermediário.
• Desejável experiência na área.

Responsibilities

• Atender ligações destinadas à área, identificando o assunto e encaminhando ao responsável ou registrando recado.
• Realizar ligações internas e externas solicitadas pelo setor para viabilizar a comunicação entre áreas e usuários.
• Coletar e compilar dados administrativos, consolidando informações em planilhas ou relatórios.
• Efetuar lançamentos de informações e registros em sistemas e planilhas.
• Registrar e organizar comprovantes e informações administrativas em sistemas ou controles específicos.
• Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo, acompanhando a entrega e conferência.
• Redigir e formatar documentos administrativos como cartas, memorandos e ofícios.
• Apoiar a elaboração de quadros demonstrativos, relatórios e processos administrativos.

Education

Ensino Médio Completo

Desejável Ensino Superior: Graduação ou Tecnólogo completo ou cursando

Tools

Pacote Office

Job description

Job description

Prestar suporte às rotinas administrativas do setor, organizando documentos, registros, informações, comunicações (internas e externas), controles e demandas administrativas conforme procedimentos institucionais e orientação da gestão, para contribuir com a eficiência dos fluxos internos, a rastreabilidade das informações e o adequado funcionamento das atividades da unidade.

Main responsibilities

• Atender ligações telefônicas destinadas à área, identificando o assunto, filtrando a demanda e encaminhando a chamada ao profissional responsável ou registrando recado quando necessário, para assegurar a comunicação adequada e tempestiva entre usuários, áreas internas e contatos externos.


• Realizar ligações internas e externas solicitadas pelo setor, diretamente ou utilizando os recursos de telefonia institucional e transferindo chamadas ou transmitindo recados conforme orientação, para viabilizar a comunicação entre áreas, profissionais, usuários e parceiros externos.


• Coletar e compilar dados e informações administrativas, consultando documentos, registros, sistemas, arquivos e fichários e consolidando as informações em planilhas ou relatórios, para apoiar a elaboração de controles administrativos e subsidiar a gestão do setor na tomada de decisões.


• Efetuar lançamentos de informações e registros administrativos, utilizando sistemas informatizados, planilhas eletrônicas ou ferramentas de cálculo, para manter atualizados os controles necessários às rotinas administrativas do setor.


• Registrar e organizar comprovantes, transcrições e informações administrativas em sistemas ou controles específicos, quando aplicável, conforme orientação e documentos recebidos, para garantir rastreabilidade, consulta e conformidade dos registros do setor.


• Controlar requisições e recebimentos de materiais de consumo do setor, solicitando itens por formulários ou sistemas internos e acompanhando a entrega e conferência dos materiais, para assegurar a disponibilidade necessária ao funcionamento das atividades da unidade.


• Redigir e formatar documentos administrativos, como cartas, memorandos, ofícios e comunicações internas, elaborando, revisando, digitando e encaminhando os documentos conforme orientação da área, para formalizar comunicações e registros institucionais.


• Apoiar a elaboração de quadros demonstrativos, relatórios e processos administrativos, inclusive documentação de apoio a pagamentos quando aplicável, consolidando informações em planilhas, documentos e sistemas conforme diretrizes da área e exigências legais, para manter registros formais e subsidiar a gestão administrativa e financeira do setor.


• Organizar, classificar e manter arquivos físicos e digitais do setor, identificando, digitalizando quando aplicável e guardando documentos conforme critérios estabelecidos, para garantir conservação, rastreabilidade e fácil acesso às informações institucionais.


• Examinar, organizar e encaminhar processos administrativos relacionados à unidade, conferindo documentos, registrando tramitações e direcionando-os aos setores responsáveis conforme orientação, para assegurar a continuidade e a correta tramitação dos processos institucionais.


• Acompanhar o andamento de expedientes e processos administrativos de interesse da unidade, monitorando prazos, realizando contatos internos e externos e prestando esclarecimentos dentro de sua alçada, para contribuir com o cumprimento dos prazos e a eficiência dos fluxos administrativos.


• Organizar e apoiar a logística de reuniões e eventos do setor, realizando agendamento de salas, convocação de participantes, preparação de recursos, apoio à elaboração de atas e suporte operacional, para viabilizar a realização das atividades conforme programação estabelecida.


• Prestar suporte a novos colaboradores do setor quanto às rotinas administrativas básicas, fluxos de documentos e diretrizes operacionais, repassando informações conforme orientação do gestor e procedimentos internos, para facilitar a integração inicial às atividades do setor.


• Apoiar a elaboração e o controle de escalas do setor, de acordo com a solicitação do gestor imediato, atualizando planilhas, sistemas ou documentos conforme informações fornecidas pela gestão, para manter registros organizados e subsidiar o acompanhamento da alocação de colaboradores.


• Apoiar a comunicação administrativa do setor, repassando informações, encaminhando comunicados e esclarecendo dúvidas operacionais conforme orientação do gestor, para contribuir com o alinhamento da equipe e a fluidez das rotinas internas.


• Zelar pelo sigilo, segurança e proteção de dados pessoais, sensíveis e institucionais, manuseando documentos, sistemas e informações conforme normas internas e legislação aplicável, para preservar a confidencialidade e reduzir riscos de exposição indevida.


• Auxiliar no cumprimento das normas institucionais e de integridade, consultando e divulgando orientações básicas previstas no Manual de Conformidade Administrativa, Políticas e Princípios de Integridade, para apoiar a aderência das rotinas administrativas às diretrizes da Instituição.


• Prestar suporte operacional na preparação e acompanhamento de auditorias internas e externas, separando evidências, organizando documentos e fornecendo informações solicitadas conforme orientação, para facilitar a rastreabilidade das informações e o atendimento às demandas de auditoria.


• Monitorar e atender aos requisitos aplicáveis do Sistema de Gestão Integrado da SPDM e do Sistema de Gestão Energética, observando suas diretrizes, políticas e procedimentos, cumprindo normas institucionais e contribuindo para as ações de melhoria contínua focadas no aprimoramento do desempenho dos sistemas, por meio do acompanhamento de indicadores alinhados ao direcionamento estratégico, assegurando a conformidade institucional e a qualidade dos processos organizacionais.


• Zelar pelo cumprimento das normas e diretrizes institucionais, identificando inconformidades e reportando ao gestor imediato.


• Zelar pela limpeza, conservação e guarda de equipamentos, materiais e do local de trabalho, mantendo a organização e seguindo rotinas estabelecidas, para garantir condições adequadas de uso e maior durabilidade dos recursos.


• Executar outras atividades pertinentes a função, conforme necessidades ou a critério do superior imediato para garantir flexibilidade e atender a necessidades emergentes na Instituição.

Requirements and skills

• Ensino Médio Completo;


• Desejável Ensino Superior: Graduação ou Tecnólogo completo ou cursando;


• Desejável Pacote Office (Excel, Word, Outlook e PowerPoint): Nível intermediário;


• Desejável experiência na área.

Additional information

Local: Cerqueira Cesar - São Paulo

Horário de trabalho: de segunda à sexta, das 09:00 às 18:48h.