Assistente Administrativo Backoffice

Vaganet; Conservatória; On-site; BRL 20,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Vale transporte

Assistência odontológica

Vale alimentação de R$ 200,00

Job summary

Vaganet procura um auxiliar administrativo para atuar como backoffice, ligando o sistema comercial à produção. Irá conferir pedidos, art final e prazos, mantendo a comunicação entre vendas e fábrica.

Além disso, será responsável pelo controle de insumos, aprovação de provas e organização de arquivos, com foco em manter a produção em fluxo e atender clientes com eficiência.

Qualifications

• Nível: Auxiliar, CLT; ensino médio completo.
• Pacote Office básico/intermediário e familiaridade com ERP ou controle de pedidos.
• Experiência no ramo gráfico, serigrafia, brindes ou processos produtivos industriais/digitais é diferencial.

Responsibilities

• Conferência de Pedidos: verificar informações e dados como arte final, quantidade, cor, material e prazo.
• Interface Comercial e Produção: atuar como canal de comunicação entre vendedores e fábrica ou setor de impressão.
• Controle de Produção e Prazos: acompanhar status dos pedidos e cumprir prazos acordados.
• Gestão de Insumos e Estoque: monitorar brindes e insumos de impressão, sinalizar reposição.
• Aprovação de Provas e Layouts: encaminhar arquivos de arte para validação interna ou cliente.
• Logística e Expedição: preparar notas fiscais, etiquetas e organizar envio/retirada.

Skills

Organização

Comunicação

Atenção aos detalhes

Agilidade

Education

Ensino médio completo

Tools

Excel

Job description

Candidate-se rapidamente pelo email: [e-mail]
Nível: Auxiliar
Escolaridade: Ensino médio – Completo
Tipo de contrato: CLT
Jornada de trabalho: Segunda a sexta feira das 8h às 18h, respeitando as 44h semanais

Benefícios:

• Vale transporte
• Assistência odontológica
• Vale alimentação de R$ 200,00

Responsabilidades da posição:

Estamos em busca de um(a) profissional administravtivo para atuar como backoffice e interface entre sistema comercial e produção em uma empresa que oferece soluções para impressão, comunicação visual, brindes corporativos e locação de equipamentos para empresas.

Atribuições Principais

• Conferência de Pedidos:
• Verificar se os pedidos enviados pela equipe comercial contêm todas as informações necessárias.
• Conferir dados como arte final, quantidade, cor, tipo de material, acabamento e prazo de entrega.
• Interface Comercial e Produção:
• Atuar como o canal de comunicação direto entre os vendedores e a fábrica ou setor de impressão.
• Informar o setor comercial sobre qualquer atraso, falta de estoque ou divergência técnica no pedido.
• Controle de Produção e Prazos:
• Acompanhar o status dos pedidos no painel interno ou sistema da gráfica.
• Garantir que a produção siga a ordem de prioridade e os prazos acordados com o cliente.
• Gestão de Insumos e Estoque:
• Monitorar o estoque de brindes em branco (como canecas, agendas, squeezes) e insumos de impressão.
• Avisar a gestão quando houver necessidade de reposição de materiais para evitar paradas na produção.
• Aprovação de Provas e Layouts:
• Organizar e encaminhar os arquivos de arte para validação interna ou para o cliente, conforme o fluxo da empresa.
• Arquivar os arquivos aprovados de forma organizada para fácil acesso da produção.
• Logística e Expedição:
• Preparar notas fiscais, etiquetas de envio e organizar os pacotes ou caixas finalizados para retirada ou postagem.
• Informar o comercial e o cliente sobre o código de rastreio ou a liberação para retirada no balcão.

Requisitos obrigatórios para a posição:

Requisitos Recomendados para o Cargo

• Habilidades: Organização rigorosa, boa comunicação verbal e escrita, agilidade e atenção aos detalhes.
• Conhecimentos: Pacote Office (Excel básico/intermediário) e familiaridade com sistemas de gestão (ERP) ou controle de pedidos.
• Diferencial: Experiência prévia no ramo gráfico, serigrafia, brindes ou processos produtivos industriais/digitais.