Assistente administrativo

ESPM; São Paulo; Presencial; BRL 42 000 - 64 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A ESPM procura um assistente administrativo para apoiar a equipe comercial com organização documental, gestão de agendas, atendimento interno e externo, e acompanhamento de pagamentos e processos administrativos. A função visa aumentar a eficiência rotineira da área e contribuir para o alcance dos resultados institucionais.

O papel envolve interação com várias áreas, suporte a reuniões, atualização de planilhas e comunicação eficaz entre gestores e equipes, em um ambiente dinâmico e organizado

Responsabilidades

• Atendimento às áreas e parceiros internos e externos, prestando informações, esclarecendo dúvidas, direcionando solicitações aos responsáveis, efetuando atendimento telefônico, apoiando a entrega e recebimento de documentos e materiais, bem como realizando o agendamento de salas para reuniões e atendimentos, visando garantir a qualidade e a eficiência no suporte administrativo à área
• Desenvolve uma variedade de atividades auxiliares, simples e de rotina para apoio da equipe de Analistas e Supervisores/Coordenadores
• Realizar, por meio dos sistemas corporativos, o registro e o acompanhamento de pagamentos, compras, reembolsos e requisições de materiais de escritório, assegurando o adequado fluxo dos processos administrativos, o cumprimento dos prazos estabelecidos e a disponibilidade dos recursos necessários para o funcionamento da área
• Realizar a abertura e o acompanhamento de chamados no Service Desk para atendimento das demandas do departamento, monitorando os prazos e apoiando a comunicação entre os usuários e as áreas responsáveis pela solução
• Controlar a agenda de compromissos, reuniões e demais atividades dos gestores da área, realizando agendamentos, reservas de recursos quando necessário e comunicando previamente os participantes sobre datas, horários e demais informações pertinentes
• Acompanhar prazos, demandas e solicitações administrativas junto às áreas de interface, realizando os devidos follow-ups para garantir o cumprimento dos processos estabelecidos
• Atualizar e manter planilhas, documentos e informações administrativas da área, garantindo a organização e a disponibilidade das informações necessárias para o acompanhamento das atividades

Descrição da oferta de emprego

Prestar suporte administrativo e operacional a equipe comercial, realizando atividades de organização documental, gestão de agendas, atendimento interno e externo, acompanhamento de processos administrativos, pagamentos e gestão de recursos materiais, contribuindo para a eficiência das rotinas da área e para o alcance dos resultados institucionais.

Responsabilidades:

• Realizar o atendimento às áreas e parceiros internos e externos, prestando informações, esclarecendo dúvidas, direcionando solicitações aos responsáveis, efetuando atendimento telefônico, apoiando a entrega e recebimento de documentos e materiais, bem como realizando o agendamento de salas para reuniões e atendimentos, visando garantir a qualidade e a eficiência no suporte administrativo à área;
• Desenvolve uma variedade de atividades auxiliares, simples e de rotina para apoio da equipe de Analistas e Supervisores/Coordenadores;
• Realizar, por meio dos sistemas corporativos, o registro e o acompanhamento de pagamentos, compras, reembolsos e requisições de materiais de escritório, assegurando o adequado fluxo dos processos administrativos, o cumprimento dos prazos estabelecidos e a disponibilidade dos recursos necessários para o funcionamento da área;
• Realizar a abertura e o acompanhamento de chamados no Service Desk para atendimento das demandas do departamento, monitorando os prazos e apoiando a comunicação entre os usuários e as áreas responsáveis pela solução;
• Controlar a agenda de compromissos, reuniões e demais atividades dos gestores da área, realizando agendamentos, reservas de recursos quando necessário e comunicando previamente os participantes sobre datas, horários e demais informações pertinentes;
• Acompanhar prazos, demandas e solicitações administrativas junto às áreas de interface, realizando os devidos follow-ups para garantir o cumprimento dos processos estabelecidos;
• Atualizar e manter planilhas, documentos e informações administrativas da área, garantindo a organização e a disponibilidade das informações necessárias para o acompanhamento das atividades.