Assistente Administrativo

Hotelaria Alba; Rio de Janeiro; On-site; BRL 28,000 - 50,000; Full time

Benefits offered by this job

Plano de saúde

Plano odontológico

Seguro de vida em grupo

Vale-refeição/alimentação

Vale-multibenefício

Plano de previdência privada

Auxílio creche

Auxílio formação

Day Off no aniversário

Wellhub/Total Pass

Licenças estendidas

Plano de fidelidade

Job summary

Hotelaria Alba procura um Assistente Administrativo para atuar na área de projetos e engenharia, com foco em finanças, compras e gestão de contratos. A posição requer organização, atenção aos detalhes e domínio do Pacote Office, com Excel avançado; Power BI é desejável.

Entre as atividades estão o controle de contas a pagar, lançamento de despesas, gestão de fornecedores e elaboração de relatórios. O candidato ideal mantém prazos, qualidade e boa comunicação.

Qualifications

• Graduação em Administração, Economia, Ciências Contábeis ou áreas afins, exigida.
• Conhecimento em processos financeiros, compras e gestão de contratos.
• Domínio do Pacote Office, com Excel avançado.
• Conhecimento em Power BI (desejável).
• Organização e atenção aos detalhes.
• Comprometimento com prazos e qualidade das entregas.
• Boa comunicação oral e escrita.

Responsibilities

• Controlar contas a pagar, processar pagamentos e acompanhar partes interessadas.
• Efetuar o lançamento de despesas fixas no sistema interno.
• Atualizar planilhas financeiras com transações diárias.
• Acompanhar medições de fornecedores e gerenciar emissão de notas fiscais dentro dos prazos.
• Solicitar propostas a fornecedores e acompanhar recebimento.
• Organizar documentação dos processos de compra (RFPs).
• Emitir e acompanhar pedidos de compra e ordens de serviço.
• Cadastrar fornecedores no sistema.
• Solicitar elaboração de contratos de propostas aprovadas e acompanhar assinatura.
• Controlar vencimentos contratuais, prazos, garantias e seguros.
• Controlar documentação de fornecedores (apólices, garantias, ARTs e notas fiscais).
• Organizar e arquivar documentos contratuais e fiscais.
• Preencher documentos e formulários necessários às rotinas do departamento.
• Manter atualizado o relatório de CAPEX e alimentar dashboard no Power BI.
• Controlar relatórios semanais de andamento das construtoras.
• Apoiar no gerenciamento de informações financeiras do DCI.
• Formalizar liberação de acesso de terceiros com Segurança e agendamento de integrações.
• Auxiliar na gestão das agendas do departamento.

Skills

Excel avançado

Processos financeiros

Compras

Gestão de contratos

Boa comunicação

Organização e atenção aos detalhes

Education

Graduação em Administração/Economia/Contabilidade

Tools

Pacote Office

Power BI

Job description

Somos uma empresa inserida em um ambiente de mudanças. Estamos à procura de uma pessoa bem organizada e atenta aos detalhes que queira se juntar à equipe na área de projetos e engenharia como Assistente Administrativo.

Requisitos:

• Graduação em Administração, Economia, Ciências Contábeis ou áreas afins.
• Conhecimento em processos financeiros, de compras e de gestão de contratos.
• Domínio do Pacote Office, com Excel avançado.
• Conhecimento em Power BI (desejável).
• Organização e atenção aos detalhes.
• Comprometimento com prazos e qualidade das entregas.
• Boa comunicação oral e escrita.

Principais atividades:

Financeiro e pagamentos

• Controlar as contas a pagar, processar os pagamentos e acompanhá-los junto às partes interessadas.
• Efetuar o lançamento de despesas fixas no sistema interno.
• Atualizar as planilhas financeiras com as transações diárias.
• Acompanhar as medições de fornecedores e gerenciar a emissão das notas fiscais dentro dos prazos.

Compras e contratos

• Solicitar propostas a fornecedores e acompanhar seu recebimento.
• Organizar a documentação dos processos de compra (RFPs).
• Emitir e acompanhar pedidos de compra e ordens de serviço.
• Cadastrar fornecedores no Requestia.
• Solicitar a elaboração dos contratos de propostas aprovadas, validar as versões com os fornecedores e acompanhar o processo de assinatura até a finalização.
• Controlar os vencimentos contratuais, incluindo prazos, garantias e seguros.

Gestão documental

• Controlar a documentação de fornecedores, como apólices de seguro, garantias, ARTs e notas fiscais.
• Organizar e arquivar os documentos contratuais e fiscais nas pastas do servidor.
• Preencher documentos e formulários necessários às rotinas do departamento.

Relatórios e indicadores

• Manter atualizado o relatório de CAPEX.
• Alimentar o dashboard do departamento no Power BI.
• Controlar os relatórios semanais de andamento das construtoras.
• Apoiar o DCI (Departamento de Projetos, Manutenção e Gestão de Ativos) na gestão de documentos e informações financeiras.
• Formalizar junto à Segurança a liberação de acesso de colaboradores terceiros e o agendamento das integrações.
• Auxiliar na gestão das agendas do departamento.

O que oferecemos a você:

• Salário competitivo com o mercado;
• Programa de Participação nos Resultados;
• Plano de saúde e odontológico;
• Seguro de vida em grupo;
• Vale-refeição/alimentação;
• Vale-multibenefício (alimentação, mobilidade, cultura, saúde e educação);
• Plano de previdência privada;
• Auxílio creche;
• Auxílio formação;
• Day Off no dia do aniversário;
• Wellhub e Total Pass;
• Licenças estendidas;
• Plano de fidelidade (5, 10 e 20 anos).

Declaração de Diversidade

Encorajamos fortemente os candidatos de todas as diferentes origens e identidades a se candidatarem. Cada nova contratação é uma oportunidade para trazermos uma perspectiva diferente, e estamos sempre ansiosos para diversificar ainda mais nossa empresa. Nossa empresa está empenhada em construir um lugar inclusivo e de apoio para que você possa fazer o melhor trabalho de sua carreira.