ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

IEL MT; Cuiabá; On-site; BRL 28,000 - 45,000; Full time

Job summary

IEL MT, localizada em Cuiabá/MT, busca profissional para atuar na gestão de contratos e atividades administrativas, interfaces com escritórios jurídicos, atendimento a clientes e visitantes e apoio às rotinas de RH e financeiro.

O candidato cursando Administração ou afins atuará no controle de ponto, logística de viagens, elaboração de relatórios, emissão de notas e suporte aos superiores, contribuindo para a eficiência operacional da empresa.

Qualifications

• Cursando ensino superior em Administração ou afins.
• Experiência em gestão de contratos e processos administrativos.
• Conhecimento intermediário do Pacote Office.

Responsibilities

• Elaborar contratos, registrar informações e produzir relatórios conforme solicitação.
• Atuar como interface entre a empresa e escritórios jurídicos para validação de contratos.
• Recepcionar visitantes e manter comunicação com a Gerência Administrativa.
• Atender telefonemas e fornecer informações para suporte.
• Apoiar controle de ponto, férias e documentação de RH.
• Acompanhar demandas do setor e estimar datas de entrega.
• Solicitar adiantamentos, reembolso de viagens e processar pagamentos.
• Realizar cotação, negociação e reserva de hospedagem para colaboradores.
• Confeccionar contratos de permutas/prestação de serviços com apoio jurídico.
• Gerir procurações e assinaturas da Rede.

Skills

Gestão de contratos

Processos administrativos

Education

Cursando ensino superior em Administração

Tools

Pacote Office

Job description

Descrição:

• Elaborar contratos, registrar informações e produzir relatórios e demais documentos conforme solicitação de superior imediato;
• Fazer a interface entre a empresa e os escritórios advocatícios para validação de contratos elaborados pela empresa ou de terceiros;
• Recepcionar convidados, clientes, fornecedores ou visitantes, seja interno ou externo que queiram ter contato com a Gerência Administrativa;
• Atender telefonemas, transferir chamadas e fornecer informações para oferecer suporte e manter uma comunicação eficiente;
• Dar suporte no controle de ponto e férias dos colaboradores, registrando e atualizando os períodos de férias, encaminhando informações e documentos ao RH e outros para assegurar a correta gestão dos recursos humanos;
• Acompanhar pedidos do setor monitorando o status e estimando as datas de entrega para manter o fluxo de trabalho e antecipar possíveis atrasos;
• Realizar solicitação de adiantamentos de valores e reembolso de despesas de viagens, processando notas de pagamento e demais encaminhamentos necessários para cumprir política de reembolso da empresa;
• Realizar cotação, negociação e reserva de hospedagem dos colaboradores de Mato Grosso;
• Realizar confecção de contratos de permutas/prestação de serviços e termos de parceiras, com apoio do jurídico a fim de atender a política da empresa;
• Acompanhar gestão de procurações das empresas, através de planilha de Excel com as informações de outorgados e vencimentos, para manter as informações atualizadas;
• Fazer a gestão de assinaturas digitais ou impressas da Rede, através de controle de planilha eletrônica;
• Apoiar o setor financeiro com relação a apuração mensal de saldos de permuta;
• Realizar demais atividades correlatas à sua função.

Requisitos:

• Cursando ensino superior em Administração ou afins;
• Experiência em gestão de contratos e processos administrativos.
• Conhecimento intermediário do Pacote Office;

Local de trabalho: Bairro Santa Helena - Cuiabá - MT