Assistante administrative et commerciale H/F

Tertia Concept; Itabira; On-site; BRL 155,000 - 211,000; Full time

Job summary

Tertia Concept recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer le secrétariat, l'accueil téléphonique et la gestion des documents. Vous suivrez les commandes clients et fournisseurs, préparerez les devis et veillerez à la facturation et au classement des dossiers.

Le poste requiert une rigueur rédactionnelle, une bonne organisation et une capacité à travailler seul ou en équipe. Poste évolutif selon profil et résultats.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques (internet, messagerie, traitement de texte, tableur, logiciel de gestion commerciale).
• Être à l’aise avec le maniement des chiffres.
• Aisance rédactionnelle et parfaite orthographe, maîtrise des outils informatiques.
• Polyvalence dans le secrétariat administratif.
• Capacité à travailler seul ou en équipe, motivation et dynamisme.
• Indépendant, fiable, excellente organisation et gestion des priorités.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat et l'accueil téléphonique des clients et fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier.
• Suivre les commandes auprès des fournisseurs et sous-traitants : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements.
• Créer, classer et archiver les dossiers.
• Rédiger, élaborer et envoyer les devis et traiter les factures.
• Gérer les commandes de A à Z : bon de commande, suivi, livraison, stock et facturation.
• Répondre aux demandes internes et externes liées aux dossiers en cours.
• Gérer le planning, prendre les rendez-vous et mettre à jour les dossiers clients.
• Participer aux réunions préparatoires et mettre à jour la base de données clients.

Skills

Informatique de bureau

Gestion des chiffres

Rédaction et orthographe

Secrétariat polyvalent

Esprit d'équipe

Organisation et priorisation

Tools

Logiciel de gestion commerciale

Internet et messagerie

Traitement de texte

Tableur

Job description

Type De Contrat: CDI

Département: Essonne
Localisation: Chilly-Mazarin
3 rue Blaise Pascal

Missions

• Assurer le secrétariat, l'accueil téléphonique des clients et des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier.
• Assurer le suivi des commandes passées auprès des fournisseurs et des sous-traitants : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements.
• Création de dossier, classement, archivage
• Rédiger, élaborer et envoyer les devis
• Recevoir et traiter les factures
• La gestion des commandes de A à Z : bon de commande, suivi, livraison, stock
• Assurer le traitement des commandes jusqu’à la facturation et la livraison,
• Répondre à toutes les demandes internes et externes relatives aux dossiers en cours,
• Prendre les rendez-vous, gérer le planning, mettre à jour les dossiers avant les rendez-vous clients
• Assister aux réunions préparatoires des actions terrain,
• Actualiser la base de données clients,
• Mettre à jour les tableaux

Profil

• Maîtriser les outils informatiques (internet, messagerie, traitement de texte, tableur, logiciel de gestion commerciale…),
• être à l’aise avec le maniement des chiffres
• L'aisance rédactionnelle, la maîtrise de l'orthographe et la connaissance des outils informatiques sont primordiaux dans cette fonction.
• Etre polyvalent dans le secrétariat administratif
• Travaillant seul ou en équipe, vous êtes motivé et dynamique
• Vous devez être indépendant et fiable, avoir une très bonne organisation et aptitude à la gestion des priorités.
• Poste évolutif selon profil et résultats.