Tijdelijk receptionist(e) in Zaventem - opstart asap

ELIGIO; Zaventem; Sur place; EUR 21 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Eligio, Belgium's market leader in reception and office services, is looking for a temporary receptionist for our client in Zaventem. You will professionally manage the reception and assist visitors, while handling calls in Dutch, English and French, with emphasis on English and French.

In addition to front desk duties, you will coordinate meeting rooms, process mail, arrange catering and taxis, manage invoices and purchase orders in Ariba, and maintain document control.

Qualifications

• Experience in professional reception and visitor management.
• Ability to handle multilingual calls (Dutch, English, French) with emphasis on English and French.
• Strong organizational and document management skills.
• Experience with processing invoices and creating PO numbers in Ariba.

Responsabilités

• Greet and assist visitors professionally.
• Manage telephone communications in Dutch, English and French; emphasis on English and French.
• Coordinate and manage meeting rooms.
• Process inbound/outbound mail and organize catering and taxi bookings.
• Organize and order office supplies; maintain controlled documents.
• Process invoices and purchase orders in Ariba; create PO numbers.
• Handle expense reports and other office-related administrative tasks.
• Start as soon as possible and follow a Monday–Thursday 8:00–17:00 with 30 min break, and Friday 8:30–16:00 with 30 min break.

Connaissances

Reception skills

Multilingual communication

Office coordination

Invoice processing

Outils

Ariba

Description du poste

Eligio is de marktleider in België op vlak van outsourcing van receptie en officediensten. Onze 425 medewerkers werken in vast dienstverband. Zij zijn dagelijks met veel enthousiasme aan de slag bij onze klanten, (middel)grote bedrijven verspreid over heel België en actief in diverse sectoren.

Voor onze klant in Zaventem zoeken we een tijdelijke collega die de receptie op een professionele manier beheert.

Naast klassieke onthaaltaken omvat de functie ook volgende office-taken:

• Professioneel onthaal en begeleiding van bezoekers.
• Beheer van telefonische communicatie in het Nederlands, Engels en Frans, met een sterke focus op Engels en Frans.
• Coördinatie en beheer van vergaderzalen.
• Verwerking en opvolging van inkomende en uitgaande post.
• Organisatie van catering, taxireservaties en andere logistieke ondersteunende diensten.
• Klassement en zorgvuldig documentbeheer.
• Controle en verwerking van facturen en bestelbonnen, inclusief het aanmaken van PO-nummers in Ariba.
• Verwerking en boeking van onkostennota's.
• Beheer en bestelling van kantoorbenodigdheden.

Je start zo snel mogelijk op en werkt van maandag tot en met donderdag van 8u tot 17u met 30 min. pauze, op vrijdag van 8u30 tot 16u met 30 min. pauze.