Teamleider onthaal

Vandelanotte; Lievegem; On-site; EUR 48,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Ecocheques

Hospitalisatieverzekering

Fietsvergoeding

Pensioen

Fietslease

Job summary

Lokaal bestuur Lievegem zoekt een teamleider onthaal (B4-B5) voor een voltijds dienstverband. Je organiseert en coördineert het onthaal en de telefonische dienstverlening, en leidt het onthaalteam aan zodat inwoners en bezoekers snel en professioneel geholpen worden.

Je ontwikkelt procedures, bewaakt de kwaliteit, stuurt de personeelsplanning aan en rapporteert aan de directeur interne organisatie. Daarnaast draag je bij aan procesoptimalisatie en bewaak je een uniforme dienstverlening over alle

Qualifications

• Bachelor diploma of gelijkwaardig onderwijs.
• Ten minste 3 jaar leidinggevende ervaring.
• In het bezit van rijbewijs B.
• Voldoen aan de vereiste taalkennis.
• Slagen voor de selectieprocedure.

Responsibilities

• Leiding geven aan het onthaalteam en borging van klantgerichte, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening.
• Coördineren van personeelsplanning en bezetting en aansturen van medewerkers.
• Organiseren en actualiseren van onthaal- en telefonieprocedures en zorgen voor uniforme dienstverlening.
• Bewaken van kwaliteit, klachtenanalyse en doorstroming naar de juiste teams.
• Ondersteunen van processen en samenwerking tussen verschillende teams en afdelingen.

Skills

Leidinggevende ervaring

Klantgerichtheid

Coaching

Education

Bachelor diploma of gelijkwaardig onderwijs

Job description

Het lokaal bestuur Lievegem is op zoek naar een teamleider onthaal (B4-B5) in voltijds dienstverband. De functie wordt ingevuld via een aanwervingsprocedure.

Inhoud van de job

De teamleider onthaal staat in voor de organisatie, coördinatie en continue verbetering van het onthaal en de telefonische dienstverlening van het lokaal bestuur. De functie heeft als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte, toegankelijke en efficiënte eerstelijnsdienstverlening te verzekeren voor alle inwoners, bezoekers en interne diensten. De teamleider ontwikkelt vanuit een organisatiebrede helikoptervisie de werking van het onthaal, telefonie, geeft leiding aan de onthaalmedewerkers en bewaakt een uniforme dienstverlening over alle beleids- en dienstdomeinen heen. Je rapporteert rechtstreeks aan de directeur interne organisatie.

Takenpakket

Leidinggeven aan het team onthaal

Coördineren, coachen en aansturen van de onthaalmedewerkers zodat een klantgerichte, efficiënte en kwalitatieve dienstverlening wordt gegarandeerd. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Organiseren en verdelen van de werkzaamheden binnen het team.
• Opstellen en opvolgen van de personeelsplanning en bezetting.
• Coachen, begeleiden en motiveren van medewerkers.
• Het voeren van feedback- en evaluatiegesprekken.
• Het detecteren van opleidingsnoden en stimuleren van competentieontwikkeling.

Organisatie en kwaliteitsbewaking van onthaal en telefonie

Instaan voor klantgerichte en uniforme dienstverlening aan inwoners, bezoekers en externe partners via het fysieke onthaal en de telefonische kanalen. Dit omvat onder meer volgende taken:

• Ontwikkelen en actualiseren van procedures en werkafspraken.
• Bewaken van de kwaliteit en uniformiteit van de dienstverlening.
• Analyseren van klachten, meldingen en signalen van inwoners.
• Opvolgen en optimaliseren van de bereikbaarheid van de organisatie.
• Formuleren en implementeren van verbeteracties op basis van kwaliteitsmetingen.

Organisatiebrede afstemming en samenwerking

Fungeren als verbindingsfiguur tussen het onthaal en de verschillende teams zodat inwoners correct en efficiënt worden doorverwezen en geholpen. Voorbeelden van mogelijke taken:

• Het onderhouden van structurele contacten met alle teams.
• Verzamelen, actualiseren en delen van relevante informatie.
• Afstemmen van werkafspraken met teamverantwoordelijken.
• Bewaken van een correcte informatiedoorstroming naar de onthaalmedewerkers.
• Signaleren van knelpunten en verbetervoorstellen aan het management.

Beleidsvoorbereiding en procesoptimalisatie

Bijdragen aan de ontwikkeling van een toekomstgerichte onthaal- en telefoniewerking door processen te analyseren, verbeteringen voor te stellen en projecten te realiseren. Voorbeelden van taken:

• Analyseren van werkprocessen en klantenstromen.
• Uitwerken van voorstellen voor efficiëntere dienstverlening.
• Opvolgen van projecten inzake klantgerichtheid, onthaal of telefonie.
• Implementeren van digitale toepassingen die de dienstverlening ondersteunen.
• Opstellen van rapporteringen, analyses en adviezen voor leidinggevenden.

Operationele ondersteuning en expertise

Optreden als aanspreekpunt en inhoudelijk expert onthaal en telefonie en bij complexe of uitzonderlijke situaties de continuïteit van de dienstverlening verzekeren. Mogelijke taken:

• Ondersteunen van medewerkers bij complexe vragen of dossiers.
• Behandelen van escalaties, klachten of moeilijke klantcontacten.
• Adviseren van collega’s en leidinggevenden over klantgerichte dienstverlening.
• Opvolgen van relevante wetgeving, ontwikkelingen en goede praktijken inzake onthaalwerking.

Voor de visie, waarden en kerncompetenties verwijzen we je graag door naar de functiebeschrijving.

• Je bent in het bezit van een bachelordiploma (of daarmee gelijkgesteld onderwijs)
• Bij aanwerving beschikken over ten minste 3 jaar leidinggevende ervaring in een professionele context
• Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie (recent uittreksel strafregister algemeen model te bezorgen voor indiensttreding)
• De burgerlijke en politieke rechten genieten
• Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie
• In het bezit zijn van een rijbewijs B
• Voldoen aan de vereiste over de taalkennis
• Slagen voor de selectieprocedure

Wat bieden wij jou?

• Een inhoudelijk boeiende job met veel verantwoordelijkheid
• Een voltijdse contractuele aanstelling van onbepaalde duur (38/38) – weddeschaal B4-B5
  • Brutowedde bij aanvang bedraagt ongeveer: € 3.670,80, nettowedde ongeveer: € 2.475,51
  • Brutowedde met 5 jaar anciënniteit bedraagt ongeveer: € 4.121,60, nettowedde ongeveer: € 2.665,47
  • Brutowedde met 10 jaar anciënniteit bedraagt ongeveer: € 4.425,20, netttowedde ongeveer: € 2.798,97
• Extralegale voordelen: maaltijdcheques met een waarde van 10 euro per gewerkte dag, ecocheques met een waarde van 200 euro per jaar, gratis hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, aansluiting bij de sociale dienst (GSD-V) met tal van voordelen (premies, financiële tussenkomsten, kortingskaart PlusPas), aanvullend pensioen (3% van het pensioengevend jaarloon), fietslease
• Mogelijkheid tot vorming en opleiding
• Interessante verlofregeling (35 werkdagen voor een voltijdse tewerkstelling)

Uit welke stappen bestaat de selectieprocedure?

Deel 1: Verkennend gesprek – 10 punten

Het verkennend gesprek houdt onder meer een bevraging van het cv, de interesses, de motivatie en relevante ervaring van de kandidaat in. Dit gesprek stelt de kandidaat in de mogelijkheid meer informatie over de functie en/of werkomgeving te bekomen. Doorheen het verkennend gesprek wordt ook gepeild naar een aantal vooraf bepaalde competenties en worden een aantal competentiegerichte vragen gesteld.

Deel 2: Schriftelijke opdracht – 30 punten

De kandidaten verwerken een schriftelijke opdracht. In de case wordt nagegaan in welke mate het profiel van de kandidaat overeenstemt met het profiel van de functie. In de schriftelijke proef wordt naar de kennis gepeild van het vakdomein.

Deel 3: Assessment – psychotechnisch gedeelte (geschikt – niet geschikt)

Dit onderzoek op niveau van de functie beoogt de evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes. Kandidaten dienen een geschikt te behalen om geslaagd te zijn voor het assessment.

Deel 4: Competentiegericht interview – 60 punten

Tijdens de mondelinge proef wordt nagegaan in welke mate het profiel van de kandidaat overeenstemt met het profiel van de functie en wordt gepeild naar de competenties nodig voor het uitoefenen van de functie.

Om geslaagd te zijn voor de volledige procedure dienen de kandidaten op elk onderdeel – verkennend gesprek, schriftelijke opdracht en competentiegericht interview – 50% te behalen. Op alle onderdelen samen dient de kandidaat 60% te behalen en geschikt bevonden voor het assessment.

Wervingsreserve

Indien je geslaagd bent voor alle proeven, maar niet onmiddellijk wordt aangeworven door het college van burgemeester en schepenen, word je opgenomen in de wervingsreserve. De kandidaten in de wervingsreserve worden gerangschikt in volgorde van hun resultaat. De wervingsreserve geldt voor drie jaar en vangt aan vanaf de eerste dag van de maand volgend op de datum van het eindrapport van de selectie.

Beoordeling van de kandidaturen

Het college van burgemeester beoordeelt na de uiterste inschrijvingsdatum de geldigheid van de kandidaturen. Indien je niet voldoet aan de opgesomde voorwaarden, dan kan je niet deelnemen aan de selectieproeven. De reden van uitsluiting wordt je schriftelijk of per e‑mail meegedeeld.