teamcoach administratie

Stad Gent; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 54,000 - 78,000; Full time

Job summary

Stad Gent zoekt een teamcoach administratie die leiding geeft aan een divers administratief team en zorgt voor duidelijke werkafspraken en efficiënte ondersteuning van de dienst.

Je werkt procesmatig en streeft naar datagedreven opvolging om de dienstverlening performanter te maken. Je coacht medewerkers, bewaakt samenwerking tussen financiële administratie, HR-ondersteuning en directiesecretariaat en zorgt voor transparantie in planning en resultaten.

Qualifications

• Minstens 1 jaar relevante professionele ervaring als leidinggevende in administratie.
• Sterke organisatorische en procesmatige vaardigheden.
• Aandacht voor datagedreven opvolging en kwaliteit.
• Goede samenwerking met diverse interne stakeholders.

Responsibilities

• Leiding geven aan het team en zorgen voor duidelijke taakverdeling, heldere verwachtingen en samenwerking.
• Organiseren van de werking van het team op een efficiënte en gestructureerde manier met tijdige, correcte en kwalitatieve output.
• Stemmen van de werking af tussen domeinen zoals financiële administratie, algemene administratie, HR-ondersteuning en directiesecretariaat.
• Analyseren van bestaande administratieve processen, knelpunten en verbeterpunten; standaardiseren en optimaliseren van procedures.
• Zet in op datagedreven werken en gebruik relevante cijfers en rapportages voor prioriteiten en kwaliteitsverbetering.
• Ontwikkelen van een duidelijke opvolgingsstructuur en transparantie in taken, deadlines en werkvoorraden.
• Ondersteunen van verdere professionalisering van de administratieve werking door duidelijke sjablonen en informatiestroom.
• Stimuleren van digitale tools en systemen ter ondersteuning van de werking; zorg voor gebruiksgemak en efficiëntie.
• Aanspreekpunt zijn voor leidinggevenden en collega’s binnen de dienst en afstemming met interne stakeholders.
• Bewaken van de kwaliteit van de administratieve dienstverlening en bijsturen waar nodig.

Skills

Leidinggevende vaardigheden

Organisatie

Datagedreven werken

Procesmatig werken

Communicatieve vaardigheden

Job description

Ben jij sterk in het aansturen van mensen, het organiseren van administratieve processen en het brengen van structuur in een diverse werking? Heb je voeling met financiële administratie, personeelsadministratie en algemene administratieve ondersteuning? Werk je graag procesmatig en geloof je in datagedreven opvolging als hefboom voor een performante dienstverlening? Dan ben jij misschien de geknipte persoon om dit veelzijdig administratieve team aan te sturen!

Als teamcoach administratie geef je leiding aan een divers team (administratieve medewerkers, financieel- administratieve medewerkers, een inhoudelijk expert financiën, een directiesecretaresse en een HR medewerker). Je zorgt voor samenhang, duidelijke werkafspraken en een efficiënte ondersteuning van de dienst.

Je belangrijkste taken zijn:

• Je geeft dagelijks leiding aan het team en zorgt voor een duidelijke taakverdeling, heldere verwachtingen en een goede onderlinge samenwerking. Je coacht medewerkers in hun rol, stimuleert eigenaarschap en ondersteunt hen in hun verdere ontwikkeling.
• Je organiseert de werking van het team op een efficiënte en gestructureerde manier. Je bewaakt de continuïteit van de dienstverlening en zorgt ervoor dat de verschillende administratieve opdrachten tijdig, correct en kwaliteitsvol worden opgenomen.
• Je stemt de werking af tussen verschillende domeinen binnen het team, zoals financiële administratie, algemene administratie, HR- ondersteuning en directiesecretariaat. Je bewaakt de samenhang tussen deze opdrachten en zorgt ervoor dat processen op elkaar aansluiten.
• Je analyseert bestaande administratieve processen en detecteert knelpunten, inefficiënties en verbetermogelijkheden. Je werkt mee aan het standaardiseren, vereenvoudigen en optimaliseren van procedures en werkafspraken.
• Je zet in op datagedreven werken. Je brengt de werking van het team in kaart aan de hand van relevante cijfers, opvolgingsgegevens en rapporteringen. Je gebruikt die inzichten om prioriteiten te bepalen, processen bij te sturen en de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen.
• Je ontwikkelt mee een duidelijke opvolgingsstructuur voor de administratieve werking. Je zorgt voor transparantie in taken, deadlines, werkvoorraden en resultaten, zodat het team planmatig en doelgericht kan werken.
• Je ondersteunt de verdere professionalisering van de administratieve werking. Je bouwt mee aan uniforme werkmethodes, duidelijke sjablonen, goede informatiedoorstromen en een betrouwbare administratie.
• Je stimuleert het gebruik van digitale tools en systemen ter ondersteuning van de werking. Je helpt het team om digitale toepassingen op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier in te zetten en draagt zo bij aan een moderne administratieve ondersteuning.
• Je bent aanspreekpunt voor leidinggevenden en collega’s binnen de dienst voor vragen over de administratieve organisatie en opvolging. Je zorgt voor een constructieve afstemming met interne stakeholders en vertaalt noden vanuit de organisatie naar werkbare oplossingen binnen het team.
• Je bewaakt de kwaliteit van de administratieve dienstverlening en stuurt bij waar nodig. Je hebt oog voor nauwkeurigheid, klantgerichtheid, betrouwbaarheid en een correcte toepassing van afspraken en procedures.

Wat zijn de voorwaarden?

• Je hebt minstens 1 jaar relevante professionele ervaring als leidinggevende in administratie.
• Bij de start voldoe je aan dealgemene voorwaarden.

We vullen deze vacatureinen leggeneen wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is.Dezegebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. Dit kunnen deeltijdse of voltijdse vacatures zijn, van bepaalde of onbepaalde duur.

Wat zijn de selectiestappen?

• Eliminerende computergestuurde testen. Deze testen worden enkel afgenomen als je niet beschikt over een bachelordiploma of masterdiploma.
• Een kort mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een beperkt aantal competenties aantoont in een interview. Indien je slaagt, ga je door naar het volgende selectieonderdeel. Dit deel kan wegvallen indien er minder dan 12 geldige kandidaten zijn.
• Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont.Voorafgaand aan het gesprekkan gevraagd worden om een case, presentatie of rollenspel voor te bereiden. Bijkomend kunnen adviserende computergestuurde selectietesten afgenomen worden.

Het (kort) mondeling deel gaat onder voorbehoud door op 24, 25 (namiddag) of 27 november 2026.

Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.

Welke competenties meten we in deselectieprocedure?