Teamassistenz / Office Management (m/w/d)

CMS in Germany; Brussel; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Attraktive Bürolage

Umfassendes Onboarding

Zusatzleistungen

Résumé du poste

CMS Brüssel sucht eine engagierte Teamassistenz / Office Management (m/w/d), die das Büro in Brüssel vorausschauend und effizient unterstützt. Sie übernehmen Organisation, Terminplanung, Dokumentenmanagement und unterstützen das Partnerreferat organisatorisch.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie idealerweise Französisch oder Niederländisch. Ein breites Aufgabenspektrum, Onboarding und eine kollegiale Arbeitsatmosphäre warten auf Sie.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Französisch- und/oder Niederländischkenntnisse wünschenswert.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise.
• Hohe Serviceorientierung.
• Diskretion und Zuverlässigkeit.
• Sicheres Auftreten.
• Hands-on-Mentalität.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office.

Responsabilités

• Umfassende Unterstützung des Partnerreferats bzw. mehrerer Anwältinnen und Anwälte (m/w/d).
• Organisation des Referats, Termin- und Reiseplanung, Dokumentenmanagement und Aktenführung
• Organisation von Mandantenmeetings, Workshops und Veranstaltungen
• Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz
• Erstellung, Formatierung und Prüfung von Präsentationen, Dokumenten und Mandatsunterlagen
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Mandatsanlage und administrativen Prozessen
• Organisation und Steuerung der Office-Abläufe des Büros
• Ansprechpartner (m/w/d) für Dienstleister, Hausverwaltung und externe Partner
• Organisation/Unterstützung bei Budget-, Beschaffungs- und Rechnungsprozessen
• Organisation interner Veranstaltungen, Team-Events und Mandantenveranstaltungen
• Mitwirkung bei standortbezogenen Projekten und Prozessoptimierungen
• Unterstützung in den Bereichen Marketing, Business Development und Knowledge Management

Connaissances

Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Französischkenntnisse

Niederländischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Koordinationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Proaktive Arbeitsweise

Serviceorientierung

Diskretion und Zuverlässigkeit

Microsoft Office

Hands-on-Mentalität

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Ausbildung zum Fremdsprachen- oder Europasekretär

vergleichbare Qualifikation

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Für unser Büro in Brüssel suchen wir eine engagierte Teamassistenz / Office Management (m/w/d), die unser Teamin Vollzeit unterstützt.

CMS ist eine international tätige Wirtschaftskanzlei mit einem globalen Netzwerk. In Deutschland zählt CMS zu den größten und führenden Kanzleien und ist hier mit Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen, Notar:innen und Wirtschaftsjurist:innen an acht zentralen Wirtschaftsstandorten vertreten. Ergänzt wird die deutsche Präsenz durch internationale Hubs in Brüssel, Hongkong, Shanghai und im Silicon Valley. CMS begleitet Unternehmen aller Größenordnungen – vom Start-up bis hin zu internationalen Konzernen – in allen Fragen des nationalen und internationalen Wirtschaftsrechts und steht für eine zukunftsorientierte und praxisnahe Beratung.

Sie suchen eine spannende Herausforderung?

Unser EU Law Office in Brüssel vereint Kolleginnen und Kollegen (m/w/d) aus einer Vielzahl europäischer Länder. Unser Büro befindet sich in attraktiver Lage im europäischen Herzen der Stadt. Sie unterstützen unsere Anwältinnen und Anwälte (m/w/d) in organisatorischen Belangen, übernehmen Verantwortung für das Office Management unseres Standorts und tragen mit Ihrem Engagement maßgeblich zu einem reibungslosen Kanzleialltag bei. Dabei nehmen Sie eine zentrale Rolle in unserem Team ein und gestalten die Abläufe unseres Büros aktiv mit.

Ihre Aufgaben:

• Umfassende Unterstützung eines Partnerreferats bzw. mehrerer Anwältinnen und Anwälte (m/w/d). Dazu gehören:
• Organisation des Referats, die Termin- und Reiseplanung, das Dokumentenmanagement und die Führung der elektronischen Akten
• Organisation von Mandantenmeetings, Workshops und Veranstaltungen
• Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz
• Erstellung, Formatierung und Prüfung von Präsentationen, Dokumenten und Mandatsunterlagen
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Mandatsanlage und administrativen Prozessen
• Organisation und Steuerung der Office-Abläufe des Büros
• Ansprechpartner (m/w/d) für Dienstleister, Hausverwaltung und externe Partner
• Organisation/Unterstützung bei Budget-, Beschaffungs- und Rechnungsprozessen
• Organisation interner Veranstaltungen, Team-Events und Mandantenveranstaltungen
• Mitwirkung bei standortbezogenen Projekten und Prozessoptimierungen
• Unterstützung in den Bereichen Marketing, Business Development und Knowledge Management
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur zum Fremdsprachen- oder Europasekretär (m/w/d) oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Französischkenntnisse und/oder Niederländischkenntnisse
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung
• Diskretion und Zuverlässigkeit
• Sicheres und verbindliches Auftreten
• Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office
• Leistungsgerechte Vergütung
• Interessante Aufgaben in einem innovativen Umfeld, ein kollegiales Team sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit
• Umfassendes Onboarding und individuelle Einarbeitung
• Attraktive Rahmenbedingungen mit Zusatzleistungen
• Aktive Förderung einer inklusiven Unternehmenskultur durch z.b. unsere Diversity & Inclusion Netzwerke und Schulungen
• Attraktive Bürolage im europäischen Viertel mit hervorragender Verkehrsanbindung