Teamassistenz (m/w/d) / Office Management

CMS Hasche Sigle; Brussel Hoofdstad; Sur place; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

CMS Hasche Sigle sucht am EU-Büro in Brüssel eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) / Office Management, die das Team in Vollzeit unterstützt. Sie übernehmen Organisation des Referats, Terminplanung, Reiseorganisation und das Dokumentenmanagement.

Sie arbeiten eng mit Anwältinnen und Anwälten zusammen, betreuen Meetings und Veranstaltungen, unterstützen Rechnungsprozesse und Budgetkontrollen sowie Marketing- und Knowledge-Management-Aufgaben.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Französisch- und/oder Niederländischkenntnisse von Vorteil.

Responsabilités

• Organisation des Referats, Termin- und Reiseplanung, Dokumentenmanagement und elektronische Aktenführung.
• Organisation von Mandantenmeetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Bearbeitung und Verwaltung von Korrespondenz.
• Erstellung, Formatierung und Prüfung von Präsentationen, Dokumenten und Mandatsunterlagen.
• Unterstützung bei Rechnungsstellung, Mandatsanlage und administrativen Prozessen.
• Office Management: Organisation der Office-Abläufe, Ansprechpartner für Dienstleister, Hausverwaltung und externe Partner.
• Unterstützung bei Budget-, Beschaffungs- und Rechnungsprozessen.
• Mitwirkung bei standortbezogenen Projekten und Prozessoptimierungen.

Connaissances

Organisation

Koordination

Serviceorientierung

Diskretion

MS Office

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Fremdsprachen-/Europasekretär

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Für unser Büro in Brüssel suchen wir eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) / Office Management, die unser Team in Vollzeit unterstützt.Über CMSCMS ist eine international tätige Wirtschaftskanzlei mit einem globalen Netzwerk. In Deutschland zählt CMS zu den größten und führenden Kanzleien und ist hier mit Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen, Notar:innen und Wirtschaftsjurist:innen an acht zentralen Wirtschaftsstandorten vertreten. Ergänzt wird die deutsche Präsenz durch internationale Hubs in Brüssel, Hongkong, Shanghai und im Silicon Valley. CMS begleitet Unternehmen aller Größenordnungen – vom Start-up bis hin zu internationalen Konzernen – in allen Fragen des nationalen und internationalen Wirtschaftsrechts und steht für eine zukunftsorientierte und praxisnahe Beratung.Sie suchen eine spannende Herausforderung?Unser EU Law Office in Brüssel vereint Kolleginnen und Kollegen (m/w/d) aus einer Vielzahl europäischer Länder. Unser Büro befindet sich in attraktiver Lage im europäischen Herzen der Stadt. Sie unterstützen unsere Anwältinnen und Anwälte (m/w/d) in organisatorischen Belangen, übernehmen Verantwortung für das Office Management unseres Standorts und tragen mit Ihrem Engagement maßgeblich zu einem reibungslosen Kanzleialltag bei. Dabei nehmen Sie eine zentrale Rolle in unserem Team ein und gestalten die Abläufe unseres Büros aktiv mit.Ihre Aufgaben:TeamassistenzUmfassende Unterstützung eines Partnerreferats bzw. mehrerer Anwältinnen und Anwälte (m/w/d). Dazu gehören:Organisation des Referats, die Termin- und Reiseplanung, das Dokumentenmanagement und die Führung der elektronischen AktenOrganisation von Mandantenmeetings, Workshops und VeranstaltungenBearbeitung und Verwaltung von KorrespondenzErstellung, Formatierung und Prüfung von Präsentationen, Dokumenten und MandatsunterlagenUnterstützung bei Rechnungsstellung, Mandatsanlage und administrativen ProzessenOffice ManagementOrganisation und Steuerung der Office-Abläufe des BürosAnsprechpartner (m/w/d) für Dienstleister, Hausverwaltung und externe PartnerOrganisation/Unterstützung bei Budget-, Beschaffungs- und RechnungsprozessenOrganisation interner Veranstaltungen, Team-Events und MandantenveranstaltungenMitwirkung bei standortbezogenen Projekten und ProzessoptimierungenUnterstützung in den Bereichen Marketing, Business Development und Knowledge ManagementIhr Profil:Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung zur zum Fremdsprachen- oder Europasekretär (m/w/d) oder vergleichbare QualifikationSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftFranzösischkenntnisse und/oder NiederländischkenntnisseAusgeprägte Organisations- und KoordinationsfähigkeitSelbstständige, strukturierte und proaktive ArbeitsweiseHohe ServiceorientierungDiskretion und ZuverlässigkeitSicheres und verbindliches AuftretenHands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung zu übernehmenSehr gute Kenntnisse in Microsoft OfficeWir bieten:Leistungsgerechte VergütungInteressante Aufgaben in einem innovativen Umfeld, ein kollegiales Team sowie eine vertrauensvolle ZusammenarbeitUmfassendes Onboarding und individuelle EinarbeitungAttraktive Rahmenbedingungen mit ZusatzleistungenWork-Life-BalanceAktive Förderung einer inklusiven Unternehmenskultur durch z.B. unsere Diversity & Inclusion Netzwerke und SchulungenAttraktive Bürolage im europäischen Viertel mit hervorragender VerkehrsanbindungHinweise zur OnlinebewerbungBitte fügen Sie Ihrer Bewerbung ein Anschreiben/Motivationsschreiben, einen aktuellen Lebenslauf sowie alle relevanten Zeugnisse im PDF-Format bei.Sie können Dateien mit einem Umfang von insgesamt max. 10 MB hochladen.Nach dem Absenden der Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung per E-Mail.Falls Sie Ihre Unterlagen ergänzen oder Daten aktualisieren möchten, können Sie sich hierfür über die in der Bestätigung versandten Daten im Bewerbungssystem einloggen.Falls Sie bei Ihrer Bewerbung auf Probleme stoßen, klicken Sie bitte hier, um mit uns in Verbindung zu treten. Wir helfen Ihnen gerne weiter!Ihr KontaktPartnerKai Neuhaus, LL.M. (University College London)Rechtsanwalt Brüssel - EU Law Office