Supply Chain Order&Flow Coordinator

MSF Supply; Neder-Over-Heembeek; On-site; EUR 55,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

Chèques repas

Assurance hospitalisation

Assurance pension

Remboursement des frais de transport

Job summary

MSF Supply recrute un Coordinateur Supply Chain Order & Flow à Neder-Over-Heembeek. Vous assurez la coordination du Département Opérations, développez les indicateurs de performance et soutenez les projets de transformation.

Vous gérez l'équipe, coordonnez les flux inter-départements et travaillez en lien étroit avec les missions et partenaires pour assurer un service optimal.

Qualifications

• Diplôme de niveau bachelor ou expérience équivalente sur le terrain.
• Au moins 3 ans d'expérience en supply chain.
• Expérience en gestion d'équipe et leadership.
• Maîtrise du français et de l'anglais; néerlandais apprécié.
• Capacité à piloter des projets dans un environnement international.

Responsibilities

• Coordonner le Département Opérations et assurer sa performance et son développement.
• Analyser et répartir la charge de travail et suivre les absences et congés.
• Assurer la collaboration entre départements et missions et veiller au respect des procédures.
• Gérer le budget du département et soutenir les urgences.
• Contribuer au développement d’outils et soutenir le déploiement de l’ERP.
• Contribuer à la communication et à l’interopérabilité avec MSF Supply et partenaires.

Skills

Leadership transversal

Gestion d'équipe

Communication

Anglais

Français

Pilotage de performance

Chaîne d'approvisionnement

Gestion de projets

International / multiculturel

Education

Bachelier ou équivalent

Tools

ERP

Job description

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’approvisionnement de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 135 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Operationnel Center Brussels, les opérations de MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

2025, MSF Supply a servi plus de 78.000 lignes de commandes et envoyé plus de 15 800 m3, soit 3 800 tonnes de matériel sur le terrain.

MSF SUPPLY, acteur clé du réseau Médecins Sans Frontières, a pour MISSION de fournir des produits et services de haute qualité, répondants aux besoins d’organisations humanitaires médicales, tout en s'adaptant aux défis d’un environnement en constante évolution.

Le mandat de l’Unité Opérationnelle est le suivant :

Centraliser et coordonner l’ensemble des fonctions opérationnelles de notre chaîne d’approvisionnement, en assurant une performance optimale, une réactivité renforcée et une communication fluide entre les différents acteurs impliqués.

Le/la Supply Chain Order & Flow Coordinator, sous la supervision du Head of Operations, assure la coordination du Département Opérations tout en contribuant à la performance globale de l'Unité Opérationnelle.

Par sa connaissance opérationnelle, il/elle facilite la collaboration entre les départements de l’unité, anime la performance opérationnelle, soutient les démarches d'amélioration continue et contribue à la mise en œuvre des projets de transformation afin de garantir le meilleur service aux partenaires de MSF Supply.

• Coordination du Département Opérations (50%)

Assure la coordination, la performance et le développement du Département Opérations en lien avec les objectifs de l'Unité Opérationnelle et de MSF Supply.

Gestion du département

• Coordonne, recrute, forme, encadre, évalue et supporte les membres du Département Opérations afin qu’ils atteignent les objectifs.
• Organise, analyse et répartit équitablement la charge de travail au sein de l’équipe
• Suit les absences, les jours de congé et les déplacements de son équipe.
• Identifie les problématiques opérationnelles, coordonne leur résolution et facilite la recherche de solutions en collaboration avec les autres départements.
• Responsable du suivi de la performance (globale et individuelle) du Département Opérations et identifie les axes d'amélioration.
• Assure une collaboration efficace entre le Département Opérations, les autres départements opérationnels et les autres unités de MSF Supply ainsi qu’avec les autres centrales d’approvisionnement et hubs du mouvement.
• Veille à l'application des procédures existantes et à leur mise à jour.
• Responsable du budget de son département, discuté et validé au niveau de l’Unité Opérationnelle.
• Participe et donne un appui aux urgences quand nécessaire.

Stratégie et projets

• Participe à la définition et à l'atteinte des objectifs stratégiques de MSF Supply et contribue à la réalisation des objectifs de l'Unité Opérationnelle, en participant notamment à certain clusters ou projets stratégiques liés à son domaine d’expertise.

Relation avec les missions et partenaires

• En collaboration avec le Coordinateur Freight & Customs, s’assure que les plateformes de collaboration ainsi que les fiches pays sont mises en place avec toutes les missions et partenaires.
• S’assure de la bonne communication opérationnelle entre missions/desks/SCOs, s’assure des rencontres régulières ainsi que de revues régulières sur base d’indicateurs de performance partagés.
• S’assure de la bonne collaboration et de l’interopérabilité avec les autres Centrales d’approvisionnement du mouvement.

Outils et systèmes

• Contribue au développement de nouveaux outils facilitant les activités opérationnelles.
• Représente les Opérations dans le cadre du développement de l'ERP et veille à l'interopérabilité avec les solutions utilisées par MSF Logistique.

Régionalisation

• S’assure de la cohérence des flux inter société et la gestion de commande et lien avec les missions.
• En lien fonctionnel avec le Supply Manager de MSF Supply Kenya, apporte du support à l’équipe, aux managers et suit le niveau de service donné aux partenaires.

2.Contribution à l'Unité Opérationnelle (50%)

Contribue à la performance globale et au bon fonctionnement de l'Unité Opérationnelle en facilitant le suivi de la performance, l’identification de problèmes transversaux et la mise en place d’actions correctives. Facilite la démarche d’amélioration continue au sein de l’Unité.

Performance opérationnelle

• Facilite la définition des indicateurs transversaux de l’Unité Opérationnelle et définit les outils adéquats pour pouvoir les suivre.
• Prépare les revues de performance mensuelles en consolidant les indicateurs, en mettant en évidence les principaux écarts et tendances.
• Participe à l'analyse des résultats et des écarts et assure le suivi des actions transversales.

Coordination des flux transversaux et amélioration continue

• Identifie les blocages ayant un impact sur plusieurs départements, Operations, Purchasing & Inventory, Warehouse et Freight & Customs.
• Contribue à la résolution des problèmes transversaux et suit leur mise en place.
• Participe à la simplification et à la fluidité des flux transversaux au sein de l’unité.

Satisfaction partenaires et qualité de service

• Participe à l'analyse des réclamations et incidents, coordonne des investigations internes.
• Identifie des tendances récurrentes avec leurs causes.
• Soutient la mise en œuvre des actions d'amélioration.

Participation aux plateformes de l'Unité Opérationnelle

• Participe à la mise en place des changements organisationnels, process et outils (nouvel ERP) impactant les opérations.
• Participe activement aux plateformes de coordination de l'Unité Opérationnelle en amenant une perspective opérationnelle lors de discussions.
• Assure le relais d'information entre son département et l'Unité Opérationnelle.
• Identifie les impacts et accompagne les équipes dans les changements organisationnels ou process.

Qualifications & Expériences :

• Niveau d’études : Vous disposez d’un diplôme de niveau bachelier ou d’une expérience équivalente acquise sur le terrain.
• Expérience : vous justifiez d’au moins 3 ans d’expérience dans le domaine de la supply chain, dont au minimum 1 an d’expérience en mission sur le terrain.

Compétences :

• Vous maîtrisez le français et l’anglais. La connaissance du néerlandais constitue un atout supplémentaire.
• Vous faites preuve d’un fort leadership transversal et êtes capable de fédérer différents acteurs autour d’objectifs communs.
• Vous possédez une solide expérience en gestion d’équipe et en accompagnement des collaborateurs.
• Vous disposez d’excellentes capacités de représentation et de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous avez une excellente compréhension de la chaîne d’approvisionnement de MSF et de ses enjeux opérationnels.
• Vous êtes capable de piloter le changement et de gérer des projets complexes impliquant de multiples parties prenantes.
• Vous êtes fortement orienté(e) vers la satisfaction client et la qualité du service rendu.
• Vous possédez de solides compétences analytiques et êtes à l’aise avec le pilotage de la performance à l’aide d’indicateurs.
• Vous êtes capable de travailler efficacement dans un environnement multiculturel, international et multisite.
• Un contrat à durée indéterminée – temps plein
• Poste à pourvoir : ASAP
• Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles - Belgique)
• Conditions salariales selon expérience + Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport (100% pour les déplacements en transports en commun/forfait kilométrique pour l’utilisation de son véhicule personnel)
• MSF Supply bénéficiant du statut « Chargeur Connu » auprès des douanes belges, le contrat ne pourra être conclu qu’à moins qu’un extrait de casier judiciaire (modèle 596-1.29) soit préalablement remis au département des ressources humaines. Cet extrait de casier judiciaire devra être exempt de tout fait repris par l’article 3, point 9 de la directive européenne 2016/681. Pour toute information complémentaire, veuillez prendre contact avec le département des ressources humaines via l’adresse [e-mail]

Pour plus d’informations sur nos activités : www.msfsupply.be et www.msf-azg.be