Stage First rémunéré – Assistant administratif polyvalent

Actiris; Brussel Hoofdstad; Hybrid; EUR 7,800 - 11,000; Full time

Benefits offered by this job

Stage First rémunéré

Remboursement des frais de transport

Accompagnement par Actiris

Encadrement par une personne dédiée

Job summary

Actiris recrute un Assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d’un Stage FIRST rémunéré de 3 mois à temps plein, à Ixelles (1050). Horaires 9h00–17h36, organisation et suivi financier des dossiers, aide RH et support logistique.

Profil recherché: formation de base en gestion/administration, bonne maîtrise du français, curiosité et aisance avec les outils numériques. Accompagnement personnalisé et encadrement par l’équipe Actiris.

Qualifications

• Formation de base en gestion/administration souhaitable
• Maîtrise du français écrit et oral
• Aisance avec outils numériques (messagerie, traitement de texte, tableur, gestion de fichiers en ligne)
• Capacité à suivre des consignes tout en travaillant de manière autonome
• Discrétion et confidentialité des dossiers

Responsibilities

• Encoder les factures et notes de frais ; assurer le suivi des paiements ; charger et classer les relevés VISA ; participer à la justification des dossiers de subventions (FSE et autres) avec le bureau comptable externe.
• Gérer et organiser les dossiers administratifs ; traiter les mails dédiés ; rédiger et mettre à jour des documents internes ; accueillir et répondre aux appels et mails ; préparer et rédiger les PV des réunions d'équipe ; proposer des améliorations dans l'organisation administrative.
• Tenir à jour le registre du personnel ; assurer le suivi des dossiers Article 60 en collaboration avec les CPAS et le secrétariat social ; organiser les états de prestations ; archivage et respect des procédures RH.
• Gérer les commandes et achats de fournitures ; organiser et maintenir le matériel ; réceptionner, trier et envoyer le courrier ou les colis ; superviser le travail du personnel d'entretien ; veiller au bon fonctionnement logistique du bureau.
• Collaborer avec les partenaires institutionnels et associatifs ; participer aux réunions de coordination ; représenter l'association si nécessaire ; contribuer au suivi des projets liés aux subventions.

Job description

Actiris recrute un Assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d’un Stage FIRST rémunéré de 3 mois à temps plein, à Ixelles (1050). Horaires 9h00–17h36, organisation et suivi financier des dossiers, aide RH et support logistique.

Profil recherché: formation de base en gestion/administration, bonne maîtrise du français, curiosité et aisance avec les outils numériques. Accompagnement personnalisé et encadrement par l’équipe Actiris.