Assistant administratif polyvalent (Ixelles) - #StageFirst H/F/X

Actiris; Brussel Hoofdstad; Hybrid; EUR 7,800 - 11,000; Full time

Benefits offered by this job

Stage First rémunéré

Remboursement des frais de transport

Accompagnement par Actiris

Encadrement par une personne dédiée

Job summary

Actiris recrute un Assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d’un Stage FIRST rémunéré de 3 mois à temps plein, à Ixelles (1050). Horaires 9h00–17h36, organisation et suivi financier des dossiers, aide RH et support logistique.

Profil recherché: formation de base en gestion/administration, bonne maîtrise du français, curiosité et aisance avec les outils numériques. Accompagnement personnalisé et encadrement par l’équipe Actiris.

Qualifications

• Formation de base en gestion/administration souhaitable
• Maîtrise du français écrit et oral
• Aisance avec outils numériques (messagerie, traitement de texte, tableur, gestion de fichiers en ligne)
• Capacité à suivre des consignes tout en travaillant de manière autonome
• Discrétion et confidentialité des dossiers

Responsibilities

• Encoder les factures et notes de frais ; assurer le suivi des paiements ; charger et classer les relevés VISA ; participer à la justification des dossiers de subventions (FSE et autres) avec le bureau comptable externe.
• Gérer et organiser les dossiers administratifs ; traiter les mails dédiés ; rédiger et mettre à jour des documents internes ; accueillir et répondre aux appels et mails ; préparer et rédiger les PV des réunions d'équipe ; proposer des améliorations dans l'organisation administrative.
• Tenir à jour le registre du personnel ; assurer le suivi des dossiers Article 60 en collaboration avec les CPAS et le secrétariat social ; organiser les états de prestations ; archivage et respect des procédures RH.
• Gérer les commandes et achats de fournitures ; organiser et maintenir le matériel ; réceptionner, trier et envoyer le courrier ou les colis ; superviser le travail du personnel d'entretien ; veiller au bon fonctionnement logistique du bureau.
• Collaborer avec les partenaires institutionnels et associatifs ; participer aux réunions de coordination ; représenter l'association si nécessaire ; contribuer au suivi des projets liés aux subventions.

Job description

Référence 5963743 |Modifié le 28 septembre 2026

• Famille de métiers : Administration et comptabilité / Secrétariat, travail de bureau et administration du personnel

Description de l'entreprise

Une ASBL située à 1050 Ixelles (proximité Flagey), active dans le domaine de la médiation et de la production culturelles, recherche un Assistant administratif (h/f/x) dans le cadre d'un Stage FIRST rémunéré de 3 mois à temps plein (renouvelable 1x sous conditions).
Pour plus d'informations sur le stage First, cliquez sur le lien suivant: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

• Encoder les factures et notes de frais ; assurer le suivi des paiements ; charger et classer les relevés VISA ; participer à la justification des dossiers de subventions au niveau financier (FSE et autres) en lien avec le bureau comptable externe.
• Gestion administrative et organisationnelle25 %
  • Gérer et organiser les dossiers administratifs ; traiter les mails dédiés (@facture, @conges, etc.) ; rédiger et mettre à jour des documents internes ; participer à l'accueil, répondre aux appels et aux mails ; préparer et rédiger les PV des réunions d'équipe ; proposer des améliorations dans l'organisation administrative.
• Gestion des ressources humaines20 %
  • Tenir à jour le registre du personnel ; assurer le suivi des dossiers Article 60 en collaboration avec les CPAS et le secrétariat social ; organiser les états de prestations ; classer et archiver les documents RH ; veiller au respect des règles et procédures RH.
• Logistique et support interne15 %
  • Gérer les commandes et achats de fournitures ; organiser et maintenir le matériel ; réceptionner, trier et envoyer le courrier ou les colis ; superviser le travail du personnel d'entretien ; veiller au bon fonctionnement logistique du bureau.
• Coordination et partenariats5 %
  • Collaborer avec les partenaires institutionnels et associatifs ; participer aux réunions de coordination ; représenter l'association si nécessaire ; contribuer au suivi des projets liés aux subventions.

Horaires de stage:

• Du lundi au vendredi,
• de 9h00 à 17h36,
• pause quotidienne de 12h30 à 13h30.
  
• Organisé,
• Avoir une formation de base en gestion, en administration ou dans un domaine similaire constitue un atout,
• Curiosité et de volonté d'apprendre,
• Rigueur,
• Ponctualité,
• Sens du relationnel,
• Capacité à suivre des consignes tout en travaillant de manière autonome,
• Une bonne maîtrise du français oral et écrit est essentielle,
• Une aisance avec les outils numériques courants (messagerie, traitement de texte, tableur, gestion de fichiers en ligne),
• Etre à l'aise dans les contacts, que ce soit pour répondre aux appels, accueillir les visiteurs ou collaborer avec l'équipe et les partenaires,
• Discrétion et confidentialité sont également des qualités importantes dans la gestion de dossiers administratifs et RH,
• Des notions de base en droit du travail, en fonctionnement des ASBL ou en suivi de subventions (notamment FSE) seront considérées comme des atouts,
• La connaissance du néerlandais qui facilite les échanges avec certains partenaires est un atout,
• Avoir un intérêt pour le secteur culturel, l'économie sociale ou la vie associative sera apprécié, car il permet de mieux comprendre la mission et les valeurs portées par Arts&Publics.

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes
- Avoir moins de 30 ans
- Etre domicilié en Région de Bruxelles-Capitale
- Etre inscrit depuis minimum 1 mois après études
- Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur
- Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs
- Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois

• Secondaire inférieur
• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

Français (requis)

• Comprendre : Indépendant + (B2)
• Écrire : Indépendant + (B2)
• Lire : Indépendant + (B2)
• Parler : Indépendant + (B2)

Avantages du poste

• Contrat de stage first rémunéré de 3 mois
• Remboursement des frais de transport:Intervention au taux légal incluse dans la fiche de paie
• Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage.
• L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage

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