Secretariaatsmedewerker M/V/X

Actiris; Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Woon-werkvergoeding

27 vakantiedagen

Hospitalisatieverzekering

Vervangingscontract met optie tot vast

Résumé du poste

Actiris is op zoek naar een administratieve duizendpoot voor een voltijdse functie in Brussel. Je bent het eerste aanspreekpunt, verzorgt patiëntenadministratie en ondersteunt de directie met agenda- en inschrijvingen.

Daarnaast beheer je kantoorprocessen, behandelt facturatie en onderhoudt de samenwerking met tolken. De functie vereist een bachelordiploma, nauwkeurigheid, organisatorische vaardigheden en proactieve, oplossingsgerichte houding.

Qualifications

• Heeft een bachelordiploma.
• Ervaring in een gelijkaardige functie is een pluspunt.
• Uitstekende kennis van MS Office (Word/PowerPoint/Excel) en online communicatieplatformen (Teams).

Responsabilités

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de organisatie, zowel fysiek als telefonisch.
• Je staat in voor kwaliteitsvolle patiëntenadministratie en registratie van aanmeldingen.
• Je ondersteunt de directie: agendabeheer, inschrijvingen en opvolging van afspraken.
• Je verzorgt dagelijks kantoorbeheer: kantoor- en keukenmateriaal, zaalplanning en wachtzaal.
• Je behandelt facturatie en contacteert klanten over openstaande facturen.
• Je werkt samen met tolken bij overeenkomsten en factuurcontrole.
• Je ondersteunt projectadministratie en data-rapportage.
• Je ondersteunt regionaal administratief personeel en opvolgt procedures.

Connaissances

Autonoom werken

Punctualiteit

Organisatie

Proactief

Communicatieve vaardigheden

Formation

Bachelordiploma

Outils

MS Office

Teams

Description du poste

De vzw biedt transculturele, psychische zorg aan personen met een vluchtelingen- of migratieachtergrond en heeft als missie om het psychisch zorgaanbod toegankelijker, efficiënter en kwalitatiever te maken voor hen. We vertrekken daarbij vanuit de mensenrechtenbenadering en een brede ecologische visie op gezondheid. Daarnaast bieden we ook ondersteuning aan hulpverleners die werken met deze doelgroep, door middel van opleidingen, supervisie, helpdesk...

Om de doelstellingen van onze missie dag na dag te kunnen waarmaken, is een kwaliteitsvolle administratieve ondersteuning onmisbaar. Ben jij die administratieve duizendpoot die mee de schouders wil zetten onder onze werking?

Taken

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze organisatie, fysiek en telefonisch: je beantwoordt vragen over aanmeldingen en de diensten van onze vzw, je onthaalt cliënten en bezoekers, ...
• Je staat in voor een kwaliteitsvolle patiëntenadministratie (toezien op de correcte uitvoering van registraties van nieuwe aanmeldingen, opvolging van derdebetalersregeling...)
• Je ondersteunt de directie: agendabeheer, inschrijvingen, opvolgen van afspraken in functie van de prioriteiten.
• Je staat in voor de dagdagelijkse efficiënte werking van het kantoor: bestellingen van kantoor -en keukenmateriaal, planning van de (vergader)zalen, beheer van de wachtzaal, regeling schoonmaakdienst...
• Je volgt de facturatie mee op, beantwoordt mogelijke vragen en neemt telefonisch contact op met klanten over openstaande facturen.
• Je staat in voor de samenwerking met tolken: opstellen van overeenkomsten, opstellen van prestatiefiches, controle van facturen
• Je ondersteunt bij projectadministratie: verzamelen van data voor rapportage, communicatie met deelnemers aan activiteiten...
• Je ondersteunt de regionale administratief medewerkers: beantwoorden van vragen, opvolgen van procedures, ...
• Je beschikt over een bachelordiploma
• Ervaring binnen een gelijkaardige functie is een pluspunt
• Je haalt plezier uit het vervullen van administratieve taken, plannen en structureren
• Je bent punctueel, nauwgezet, georganiseerd en kan goed autonoom werken
• Je bent praktisch ingesteld, je werkt proactief en oplossingsgericht
• Je kan flexibel omgaan met je taken en kan prioriteiten stellen
• Je hebt een mature ingesteldheid en bent respectvol en discreet (omgang met gevoelige en vertrouwelijke informatie)
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Word, PowerPoint en Excel) en kan goed overweg met online communicatieplatformen (Teams, ...)
• Onze interne communicatietaal is voornamelijk Nederlands. Daarnaast is een goede kennis van het Frans onontbeerlijk in onze Brusselse context. Kennis van het Engels en/of andere talen zijn zeker een plus
• Je hebt een open en constructieve houding
• Je kan je vinden in de visie en missie van Solentra

Gesubsidieerde contractueel (geco):

Aan al deze voorwaarden moet voldaan zijn:

Description de l'entreprise

De vzw biedt transculturele, psychische zorg aan personen met een vluchtelingen- of migratieachtergrond en heeft als missie om het psychisch zorgaanbod toegankelijker, efficiënter en kwalitatiever te maken voor hen. We vertrekken daarbij vanuit de mensenrechtenbenadering en een brede ecologische visie op gezondheid. Daarnaast bieden we ook ondersteuning aan hulpverleners die werken met deze doelgroep, door middel van opleidingen, supervisie, helpdesk...

Description de la fonction

Om de doelstellingen van onze missie dag na dag te kunnen waarmaken, is een kwaliteitsvolle administratieve ondersteuning onmisbaar. Ben jij die administratieve duizendpoot die mee de schouders wil zetten onder onze werking?

Taken

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze organisatie, fysiek en telefonisch: je beantwoordt vragen over aanmeldingen en de diensten van onze vzw, je onthaalt cliënten en bezoekers, ...
• Je staat in voor een kwaliteitsvolle patiëntenadministratie (toezien op de correcte uitvoering van registraties van nieuwe aanmeldingen, opvolging van derdebetalersregeling...)
• Je ondersteunt de directie: agendabeheer, inschrijvingen, opvolgen van afspraken in functie van de prioriteiten.
• Je staat in voor de dagdagelijkse efficiënte werking van het kantoor: bestellingen van kantoor -en keukenmateriaal, planning van de (vergader)zalen, beheer van de wachtzaal, regeling schoonmaakdienst...
• Je volgt de facturatie mee op, beantwoordt mogelijke vragen en neemt telefonisch contact op met klanten over openstaande facturen.
• Je staat in voor de samenwerking met tolken: opstellen van overeenkomsten, opstellen van prestatiefiches, controle van facturen
• Je ondersteunt bij projectadministratie: verzamelen van data voor rapportage, communicatie met deelnemers aan activiteiten...
• Je ondersteunt de regionale administratief medewerkers: beantwoorden van vragen, opvolgen van procedures, ...

Profil

• Je beschikt over een bachelordiploma
• Ervaring binnen een gelijkaardige functie is een pluspunt
• Je haalt plezier uit het vervullen van administratieve taken, plannen en structureren
• Je bent punctueel, nauwgezet, georganiseerd en kan goed autonoom werken
• Je bent praktisch ingesteld, je werkt proactief en oplossingsgericht
• Je kan flexibel omgaan met je taken en kan prioriteiten stellen
• Je hebt een mature ingesteldheid en bent respectvol en discreet (omgang met gevoelige en vertrouwelijke informatie)
• Je hebt een zeer goede kennis van MS Office (Word, PowerPoint en Excel) en kan goed overweg met online communicatieplatformen (Teams, ...)
• Onze interne communicatietaal is voornamelijk Nederlands. Daarnaast is een goede kennis van het Frans onontbeerlijk in onze Brusselse context. Kennis van het Engels en/of andere talen zijn zeker een plus
• Je hebt een open en constructieve houding
• Je kan je vinden in de visie en missie van Solentra

Conditions d'accès

Gesubsidieerde contractueel (geco):

• In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gedomicilieerd zijn
• Als niet-werkende werkzoekende bij Actiris ingeschreven zijn
• Voor personen onder de 40 jaar moet u ten minste zes maanden ingeschreven (kalender) zijn als niet-werkende werkzoekende of als begunstigde van het recht op maatschappelijke integratie in de loop van het jaar dat de aanwerving voorafgaat
• In het bezit zijn van het voor de betrekking vereiste diploma

De berekening van de voorwaarden gebeurt volgens de werkloosheidsreglementering met ten hoogste 78 dagen werkdagen in een kwartaal (in een stelsel van zes dagen per week). Wanneer dit niet het geval is en de berekening gebeurt onder kalendervorm (alle dagen van de week worden geteld), wordt dit in de tekst vermeld

Raadpleeg het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 28 november 2002 betreffende het stelsel van de gesubsidieerde contractuelen.

Diplôme

• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

• Français (requis)

  • Comprendre : Indépendant - (B1)
  • Écrire : Indépendant - (B1)
  • Lire : Indépendant - (B1)
  • Parler : Indépendant - (B1)

• Néérlandais (requis)

  • Comprendre : Expérimenté + (C2)
  • Écrire : Expérimenté + (C2)
  • Lire : Expérimenté + (C2)
  • Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• Een afwisselende job in een sociale organisatie.
• Een voltijdse betrekking (vervangingscontract met na afloop de mogelijkheid tot een contract van onbepaalde duur)
• Een aantrekkelijke verloning (PC330.01, IFIC-categorie 14), waarbij rekening gehouden wordt met relevante ervaring
• Woon-werkvergoeding
• 27 vakantiedagen
• Hospitalisatieverzekering
• Wij bieden graag kansen en ondersteunen het potentieel van onze medewerkers.