Sales Administrator

Incar Motor; Seraing; Hybride; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Chèques-repas de 7 € par jour presté

Horaire de jour: 8h30-17h30 (L-V) et 8

Formation et autonomie

Résumé du poste

Incar-Motor, groupe familial spécialisé dans les marques Kia et Aixam, recherche un Gestionnaire administratif des ventes à Seraing. Vous transformez les ventes signées en véhicules livrés et gérez les dossiers de vente, la facturation et les livraisons.

Vous travaillerez en binôme et assurerez le lien entre client, commercial, après-vente et constructeurs, sur les sept sites du Groupe entre Liège et Luxembourg. Contrat à durée indéterminée, rémunération attractive et chèques-repas.

Qualifications

• Formation ou expérience en gestion administrative ou secrétariat commercial.
• Rigueur et précision indispensables.
• Maîtrise Excel et outils Office.
• Excellente expression en français.

Responsabilités

• Gestion des dossiers de vente et encodage des bons de commande.
• Encodage des véhicules et suivi des documents dans les outils du Groupe.
• Facturation client et traitement des paiements et éventuels remboursements.
• Coordination des livraisons: contacter clients et planifier les contrôles techniques.
• Interface entre la vente et l’après-vente et amélioration des procédures administratives.

Connaissances

Rigueur et précision

Bon contact téléphonique et écrit

Bonnes compétences organisationnelles

Sens du service client

Bonne communication

Formation

Formation en gestion administrative/secretariat commercial/comptabilité/facturation

Outils

Excel

Description du poste

Le groupe Incar-Motor est une entreprise familiale spécialisée dans les marques KIA, Aixam, présente depuis 2006 dans les provinces de Liège et Luxembourg.

Notre garage automobile familial est reconnu pour la qualité de son service à tous les niveaux et sa bienveillance envers les clients, ainsi que son expertise technique.

Nos collaborateurs sont passionnés par leur métier et à l’écoute des besoins de nos clients. Chez Incar-Motor, notre objectif est d’offrir des services de réparation, d’entretien, et de vente de véhicules de haute qualité à tous nos clients.

Pour accompagner la croissance de notre activité commerciale, nous recherchons un(e) Gestionnaire administratif(ve) des ventes / Sales Administrator, basé(e) sur notre site de Seraing.

Vous êtes la personne qui transforme une vente signée en véhicule livré. En binôme avec votre collègue, vous prenez en charge les dossiers administratifs de vente de l’ensemble des sites du Groupe, de la commande à la remise des clés, et vous faites le lien entre le client, les équipes commerciales, l’après-vente et les constructeurs.

Que vous soyez un jeune talent en quête d’un premier défi ou un(e) professionnel(le) aguerri(e), nous valorisons avant tout votre potentiel et votre envie de vous investir.

Vos responsabilités

Gestion des dossiers de vente

• Créer et suivre les dossiers de vente de véhicules neufs et d’occasion pour l’ensemble des sites, quelle que soit la marque : encodage des bons de commande, contrôle des documents, mise à jour des systèmes.
• Encoder les véhicules dans les outils constructeurs et internes du Groupe (formation assurée).
• Assurer le classement et la digitalisation des dossiers.
• Suivre les commandes de véhicules et d’accessoires liées aux dossiers.

Facturation, paiements et primes constructeur

• Établir la facturation client des véhicules.
• Vérifier la bonne réception des paiements et traiter les remboursements de surplus éventuels.
• Introduire et contrôler les demandes d’incentives et les déclarations de vente auprès des constructeurs : un poste où la rigueur a une valeur directe pour le Groupe.

Coordination des livraisons

• Contacter les clients, par téléphone et par mail, pour convenir de la date de livraison et les informer des étapes.
• Planifier les livraisons, organiser les contrôles techniques et tenir le planning des livraisons à jour.
• Veiller à ce que chaque véhicule parte propre, immatriculé, conforme et dans les délais annoncés.

Gestion administrative du parc

• Assurer les immatriculations, les arrêts de véhicules et le suivi des documents officiels.
• Tenir à jour les données du parc et du stock.

Lien entre les sites et les départements

• Travailler en binôme avec votre collègue gestionnaire : répartition des dossiers, continuité du service et relais mutuel en cas d’absence.
• Être l’interlocutrice administrative des sales consultant de tous les sites du Groupe, de Visé à Arlon.
• Faire l’interface entre la vente et l’après-vente : préparation des ordres de travail, commandes d’accessoires, planning du préparateur automobile.
• Proposer des améliorations concrètes de nos procédures administratives : vous connaissez le processus mieux que quiconque.

Votre profil

Indispensable

• Formation ou expérience en gestion administrative, secrétariat commercial, comptabilité ou facturation.
• Rigueur et précision : dans ce métier, un chiffre erroné coûte un délai, une prime ou une immatriculation.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office, en particulier Excel, et aisance à apprendre de nouveaux logiciels métier.
• Sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle, y compris en période de clôture.
• Excellent contact téléphonique et écrit avec les clients.
• Excellente expression en français.

Atouts

• Expérience dans le secteur automobile ou chez un concessionnaire.
• Connaissance des démarches d’immatriculation (DIV), du Car-Pass et des documents de conformité.
• Familiarité avec les portails constructeurs.
• Aisance en comptabilité et facturation.

Ce qui compte autant que le CV

• La fiabilité : vos collègues et vos clients s’appuient sur vos dossiers.
• La capacité à gérer plusieurs sites et plusieurs interlocuteurs sans perdre le fil: c’est le cœur de la difficulté du poste, et ce qui le rend intéressant.
• Le sens du service : vous êtes souvent la dernière voix que le client entend avant de recevoir son véhicule.
• L’esprit d’équipe et la communication : la vente et l’après-vente avancent au rythme de vos informations.
• Le goût de l’ordre et de la méthode, sans rigidité.

Chez Incar-Motor, vous n’êtes pas un numéro dans un réseau. Nous sommes une entreprise familiale de sept sites entre Liège et le Luxembourg, où le Management est joignable et où les équipes se soutiennent.

• Un contrat à durée indéterminée dans un groupe stable, en croissance depuis 2006.
• Une rémunération attractive, en lien avec votre expérience.
• Des chèques-repas de 7 € par jour presté.
• Un horaire de jour, en semaine : dans ce métier, on sait quand on commence et quand on termine (8h30 à 17h30 du lundi au jeudi, et 15h30 le vendredi).
• Un poste central et transversal : vous couvrez les sept sites du Groupe et travaillez avec la vente, l’après-vente, la carrosserie, les constructeurs et les clients. Une vue d’ensemble que peu de fonctions administratives offrent.
• Une formation complète à nos outils et à nos procédures, quel que soit votre secteur d’origine.
• Une vraie autonomie : une fois le métier en main, vous êtes maître de votre organisation.
• Une évolution possible de votre package et de vos responsabilités à mesure que vous prenez le métier en main.
• Une ambiance familiale : des équipes soudées, une hiérarchie courte, une direction qui connaît le prénom de chacun.

Le candidat s’engage à respecter la confidentialité des renseignements surl’entreprise et les clients.
Vous serez diplomate et discret dans vos échanges avec les clients actuels etpotentiels pour garantir la bonne image de l’entreprise.

Localisation

Kia Seraing - Garage Incar Motor, Rue de Biefnot, Seraing, Belgique