Assistant(e) administratif(ve) & comptable Woluwé-Saint-Lambert

MonASBL; Sint-Lambrechts-Woluwe; A distancia; EUR 17.000 - 23.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Le Creb recherche un.e assistant.e administratif.ve / comptable pour un contrat à durée déterminée de 6 mois, 24h/37h, sur 4 jours par semaine, sur le site de Woluwe. Rémunération barémisée selon CP 319.02.

Vous assurerez l’encodage des factures, la préparation des paiements et la gestion des dossiers COCOF, avec une forte interaction entre services et un soutien au secrétariat social.

Formación

• Rôle multitâche administratif et comptable exigé.
• Gestion courriers, facturation et suivi COCOF.
• Suivi des dossiers du personnel et paie en fin de mois.

Responsabilidades

• Réaliser l’encodage des achats et des paiements.
• Préparer les enveloppes de paiements et les envoyer.
• Établir les pièces justificatives COCOF et les dossiers annuels.
• Gérer l’économat et l’inventaire du stock.
• Assurer le lien avec le secrétariat social et les organismes sociaux.
• Classer et archiver les documents administratifs et les paies.

Conocimientos

Encodage factures achats

Préparation enveloppes paiements

Gestion dossiers COCOF

Gestion administrative des dossiers

Suivi paiement et salaires

Herramientas

Isabel

Dimona

Irisbox

Descripción del empleo

Lieu de l'emploi
1200 Woluwé-Saint-Lambert

Fonction
Assistant(e) administratif(ve) & comptable

Type de contrat
Temps partiel - CDD

Employeur
C.R.E.B. ASBL - Centre de Rééduction de l'Enfance à Bxl - Woluwé-Saint-Lambert
av. Chapelle-aux-Champs, 40
1200 Woluwé-Saint-Lambert

C.R.E.B. ASBL - Centre de Rééduction de l'Enfance à Bxl - Woluwé-Saint-Lambert

Description de l’ASBL, institution

Le Creb accueille 75 enfants polyhandicapés en centre d'activités de jour, dont 27 sont également accueillis en Logement collectif adapté. Deux sites existent: Woluwe (CAJ et LCA) et Anderlecht (CAJ uniquement).

Poste à pourvoir

Le Creb est à la recherche d'un.e assisant.e administratif.ve / comptable pour un contrat à durée déterminée de 6 mois (renouvelable).
Temps de travail : 24h/37h (18h administratif + 6h comptabilité) sur minimum 4j./semaine (présence obligatoire les lundis et mercredis).
Rémunération barémisée (CP 319.02)
Engagement immédiat.
Ce poste est à pourvoir sur le site de Woluwe.

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

1. 1. Rôle
   • 1.1 Encodage des factures d’achat, aux parents, caisse, salaires,…
   • 1.2 Prépare les enveloppes de paiements.
   • 1.3 Participe à l’établissement des dossiers justificatifs de la COCOF.
   • 1.4 Effectue l’inventaire du stock.
   • 1.5 Prépare et suit l’audit
   • 1.6 Assure une partie de la gestion administrative des dossiers personnels et gère des travaux administratifs divers.
   • 1.7 Assure la gestion administrative de différents dossiers enfants, parents, COCOF, secrétariat, …
   • 1.7 Collabore et communique avec les différents services pour toute information relative à sa fonction.
   • 1.8 Participe à l’élaboration du plan de formation annuel.
2. 2. Description des tâches
   • 2.1 Gestion quotidienne :
     • - Réunir les documents de la comptabilité (client/fournisseurs/banques/caisse/salaires).
     • - Numériser les documents comptables.
     • - Rédiger les courriers nécessaires.
     • - Appliquer une répartition analytique entre les 2 agréments.
     • - Etablir les factures et attestations (alimentation entérale et langes) mensuelles aux parents sur base des tableaux de présences.
     • - Envoyer aux parents les factures et les attestations à destination des mutuelles.
     • - ….
   • 2.2 Gestion des paiements :
     • - Préparer les enveloppes de paiements via le programme Isabel à soumettre à la signature de la Direction.
     • - …
   • 2.3 Gestion du dossier justificatif annuel COCOF :
     • - Traiter/préparer/fournir toutes les pièces comptables suivant les arrêtés de la COCOF.
     • - Contribuer à la constitution des dossiers annuels COCOF avec la Direction financière.
   • 2.4 Gestion de l’économat :
     • - Inventaire du stock en collaboration avec la responsable de l’équipe technique.
     • - …
   • 2.5 Gestion de travaux administratifs et des dossiers du personnel :
     • - Vérifier les prestations d’une partie du personnel et les encoder dans le programme des salaires en fin de mois (suivi des présences, absences, certificats médicaux, congés, congés thématiques, …).
     • - Inscrire les nouveaux travailleurs dans le programme des salaires (fiches travailleurs), établir les Dimona d’entrée et de sortie, transmettre diverses données au secrétariat social.
     • - Transmettre des documents destinés aux organismes sociaux.
     • - Transmettre mensuellement à la DA les copies des fiches de paies des personnes dépendant du Fonds BEC.
     • - Etablir les contacts avec le secrétariat social, mutuelles, Onem, …
     • - Assurer le suivi des envois des modifications du personnel à la COCOF via Irisbox.
     • - Assurer le suivi du contrôle des compteurs de vacances, formations, JF, …
     • - Classer et archiver les dossiers comptables, COCOF, administratifs, documents du personnel, salaires, …
     • - Assurer un soutien au secrétariat : accueil des visiteurs, accueil téléphonique, orientation des correspondants et transmission des appels, …
   • 2.6 Gestion administrative de différents dossiers
     • - Veiller à obtenir les documents nécessaires au bon suivi des dossiers enfants, parents, COCOF, secrétariat (AER pour la réduction de la participation financière, détails pour la régularisation des allocations familiales, informations pour les attestations fiscales).
   • 2.7 Collaboration et communication avec les différents services pour toute information relative à sa fonction
     • - Assurer les tâches avec anticipation pour pouvoir faire face aux nombreux imprévus liés aux domaines repris ci-dessus.
     • - Veiller à la diffusion de l’information aux différentes personnes concernées par voie d’affichage et par email.
     • - Participer à différentes réunions.
     • - …
   • 2.8 Suivi financier du plan de formation
     • - Gestion du budget « Plan de formation ».
     • - Suivi des conventions.
     • - Suivi des paiements des formations.

Personne autonome avec minimum 1 an d'expérience.

Expérience dans le polyhandicap est un atout.