Responsable administratif

ASAP Gent Office; Mollem; Sur place; EUR 70 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

ASAP Gent Office recherche un Responsable administration, facturation et contrôle afin d’assurer la supervision des processus financiers et administratifs et d’assurer leur fiabilité.

Vous encadrerez une équipe de 3 collaborateurs et piloterez la facturation, le recouvrement, le contrôle interne et les litiges clients et fournisseurs, tout en veillant au respect des procédures et des délais; vous contribuerez aussi au suivi budgétaire et aux tableaux de bord de gestion.

Qualifications

• Bonnes bases en contrôle de gestion.
• Capacité à analyser coûts, marges et écarts budget/réalisé.
• Maîtrise du processus de facturation et des contrôles qualité des données.
• Capacité à superviser des litiges clients et fournisseurs.
• Expérience en production de tableaux de bord et reporting.

Responsabilités

• Superviser l'ensemble du processus de facturation et garantir l'exactitude et les délais.
• Superviser le traitement des litiges clients et fournisseurs et coordonner leur résolution.
• Superviser le recouvrement des créances et suivre les balances échues et les KPI clés.
• Participer à la préparation et au suivi des budgets et à la production des tableaux de bord.
• Encadrer, organiser et accompagner une équipe de 3 collaborateurs et favoriser l'amélioration continue.

Connaissances

Gestion d'équipe

Contrôle de gestion

Analyse de coûts

Facturation

Litiges & recouvrement

Description du poste

Le Responsable Administration, Facturation & Contrôle assure la supervision et la fiabilité des processus administratifs et financiers liés à la facturation, au contrôle des factures, au recouvrement et aux frais généraux.Il garantit la qualité des données, le respect des procédures et des délais, tout en assurant le suivi des litiges clients et fournisseurs.Disposant de bonnes bases en contrôle de gestion, il contribue également au suivi des coûts, à l'analyse des écarts et à l'amélioration des processus et outils de gestion.Le poste comprend le management opérationnel d'une équipe de 3 collaborateurs ainsi que la coordination et la préparation des audits internes et externes.

Responsabilités principales:

Facturation & contrôle

• Superviser l'ensemble du processus de facturation.
• Garantir l'exactitude, l'exhaustivité et le respect des délais de facturation.
• Mettre en place et assurer les contrôles nécessaires avant et après facturation.
• Identifier et corriger les anomalies de facturation.
• Produire et suivre les indicateurs liés à la facturation.

Gestion des litiges

• Superviser le traitement des litiges clients et fournisseurs.
• Identifier les causes des litiges et coordonner leur résolution avec les départements concernés.
• Assurer un suivi structuré des dossiers ouverts.
• Mettre en place des actions préventives afin de réduire le nombre de litiges récurrents.

Recouvrement & suivi des créances

• Superviser le processus de recouvrement des créances clients.
• Suivre les balances âgées et les factures échues.
• Organiser les relances et prioriser les dossiers sensibles.
• Collaborer avec les équipes commerciales, financières et opérationnelles pour résoudre les blocages.
• Suivre les principaux KPI : DSO, encours clients, créances échues, litiges et délais de résolution.

Contrôle de gestion

• Participer à la préparation et au suivi des budgets.
• Réaliser des analyses simples de coûts, marges et écarts budget/réalisé.
• Participer à la production des tableaux de bord de gestion.
• Fournir des données fiables permettant d'accompagner les décisions du management.
• Contribuer à l'amélioration des outils de reporting et de contrôle interne.

Audits & contrôle interne

• Préparer et coordonner les audits internes et externes relevant de son périmètre.
• Mettre à disposition les documents, données et justificatifs nécessaires.
• Assurer le suivi des recommandations d'audit.
• Veiller au respect des procédures internes et des règles de contrôle.
• Participer à l'amélioration continue du dispositif de contrôle interne.

Management d'équipe

• Encadrer, organiser et accompagner une équipe de 3 collaborateurs.
• Définir les priorités et répartir les responsabilités.
• Assurer le suivi de la performance et de la qualité du travail.
• Développer les compétences et l'autonomie des collaborateurs.
• Instaurer une culture de rigueur, de service, de responsabilisation et d'amélioration continue.