Receptionist(e) Tweetalig FR/NL

Jobat; Sint-Joost-ten-Node; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Jobat zoekt een Nederlandstalige administratief medewerker om het kantoor in Brussel te ondersteunen. U bent het gezicht van het kantoor, onthaalbalie contactpunt en verantwoordelijk voor dagelijkse kantoorbeheertaken, zoals planning, materialen en databankbeheer.

U beheert de corporate communicatie, website en presentaties, én ondersteunt bij evenementen, webinars en inschrijvingen op aanbestedingen. Taalvaardigheid in NL, FR en EN is gewenst.

Qualifications

• Klantgerichte frontoffice en onthaalbalie
• Beheer van vergaderruimtes en materiaal
• Beheer van database (contacten)
• Coördinatie van corporate communicatie en materiaal
• Beheer van contentplanning op sociale media
• Ondersteuning bij evenementen en webinars
• Inschrijving op openbare aanbestedingen en dossieropvolging
• Ondersteuning bij personeelsgerelateerde gebeurtenissen en onboarding
• Verbeteren van werkprocessen en teamcoördinatie
• Uitvoering van algemene administratieve taken en elektronisch archiefbeheer

Responsibilities

• Je beheert onze vergaderruimtes en regelt planning en verzorgt een nette presentatie van zalen.
• Je beheert en bestelt het kantoormateriaal.
• Je staat in voor het beheer van onze database (contacten).
• Je bewaakt de corporate communicatie en onderhoudt website en presentaties.
• Je beheert contentplanning van sociale media.
• Je ondersteunt bij evenementen, presentaties en webinars.
• Je assisteert bij inschrijvingen op openbare aanbestedingen en opvolging dossiers.
• Je houdt rekening met personeelsgebeurtenissen zoals verjaardagen en onboarding.
• Je denkt mee over werkprocessen en neemt initiatieven voor teamverbetering.
• Je voert administratieve taken uit en beheert het archief elektronisch.

Skills

Frontdesk

Kantoororganisatie

Sociale media

Contentplanning

Evenementenondersteuning

Tools

Database beheer

Website CMS

Job description

VOORSTELLING KANTOOR

Wij zijn een gespecialiseerd, ervaren en dynamisch middelgroot advocatenkantoor dat behoort tot de absolute top van de Belgische publiekrechtelijke advocatenkantoren.

Gelegen in Brussel, verstrekken wij onze diensten in het Nederlands, Frans en Engels aan een uiterst gevarieerd cliënteel.

Als gevolg van de alsmaar toenemende groei zijn wij in het kader van een verdere professionalisering op zoek naar een Nederlandstalige administratief medewerker (m/v/x).

Jobomschrijving

Als administratief medewerker vervul je een gevarieerd takenpakket en sta je in voor het dagelijks beheer van het kantoor. Je bent het gezicht van het kantoor en fungeert als het eerste aanspreekpunt, zowel telefonisch, per mail als fysiek aan de onthaalbalie. In het kader van de uitoefening van je functie ben je onder meer verantwoordelijk voor volgende taken:

• Je beheert onze vergaderruimtes. Je organiseert de planning en zorgt dat vergaderzalen er te allen tijde piekfijn uitzien.
• Je beheert en bestelt het kantoormateriaal.
• Je staat in voor het beheer van onze database (contacten).
• Je bewaakt onze corporate communicatie. Je beheert de website en zorgt dat presentaties en ander corporate materiaal altijd up-to-date zijn.
• Je beheert nauwgezet de contentplanning van onze sociale media.
• Je biedt ondersteuning bij de organisatie van evenementen, presentaties, webinars en andere kantooractiviteiten. Je zorgt dat onze evenementen vlot en vlekkeloos verlopen.
• Je biedt ondersteuning bij het inschrijven op openbare aanbestedingen (samenstellen, indienen en opvolgen van het dossier).
• Je hebt de nodige aandacht voor personeel gerelateerde gebeurtenissen, zoals verjaardagen, onboarding enz.
• Je denkt actief mee over werkprocessen en neemt initiatieven om het team beter te laten functioneren.
• Je bent belast met het uitvoeren van administratieve taken en verantwoordelijk voor het elektronisch beheer van ons archief.