Personal Assistant & Practice Manager 4/5 | Tervuren

Arcadius bv; Tervuren; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Moderne werkomgeving

Kleine, professionele team

Job summary

Arcadius bv zoekt een ervaren Personal Assistant & Practice Manager voor een moderne, kleinschalige orthodontiepraktijk in de regio Tervuren. Je combineert hospitality met organisatiekracht en fungeert als de rechterhand van de praktijkhouder, met autonomie en verantwoordelijkheid in een dynamisch team.

Je werkt voornamelijk op de praktijklocatie en zet projecten, digitalisering en operationele processen zelfstandig op.

Qualifications

• Ervaren PA/Practice Manager met drietalige vaardigheden en digitale sterkte.
• Zorg voor hospitality service met organisatorische kracht.
• Proactief en oplossingsgericht; bewaak planning en klanttevredenheid.

Responsibilities

• Patiëntenservice & communicatie: behandel vragen, opvolging en professionele interactie.
• Administratie & opvolging: dossiers up-to-date houden, betalingen en documenten opvolgen.
• Orders, planning & operations: afspraken plannen, leveringen volgen en dossiers koppelen.
• Practice management & facility: roosters, leveranciers, IT-problemen en procesverbetering.
• Projecten & digitalisering: digitalisering en implementatie van nieuwe systemen.
• Marketing & lokale zichtbaarheid: content en partnerships ondersteunen.

Skills

Trilingual

Digital literacy

Hospitality mindset

Organisational skills

Proactive / self-starter

Tools

AI tools

Digital tools

Job description

Onze klant is een moderne, kleinschalige orthodontiepraktijk in de regio Tervuren, waar hoogstaande zorg wordt gecombineerd met een warme en persoonlijke aanpak. De praktijk werkt met innovatieve behandeltechnieken en digitale tools en hecht veel belang aan kwaliteit, duidelijke communicatie en een uitstekende patiëntenervaring. Je komt terecht in een jong, professioneel team met korte lijnen en een ondernemende mindset, waar voortdurend wordt gekeken hoe processen, service en digitalisering nóg beter kunnen.

We zoeken een ervaren, drietalige en digitaal sterke PA/Practice Manager die de servicecultuur van hospitality combineert met de organisatiekracht van een Executive Assistant. Een duurzame rechterhand die ook in een dynamische high-end boutiquepraktijk kalm, vriendelijk en oplossingsgericht blijft en zorgt voor rust, structuur, hoogwaardige service en sterke uitvoering.

Ben jij iemand die niet wacht tot taken op je bord belanden, maar zelf ziet wat er moet gebeuren? Krijg je energie van organiseren, oplossen, opvolgen én écht ontzorgen? En voel je je thuis in een dynamische omgeving waar patiëntenservice, administratie, projecten en praktische organisatie voortdurend door elkaar lopen?

Voor een moderne, high-end orthodontiepraktijkzoeken we een uitzonderlijk sterke Personal Assistant & Practice Manager die de praktijkhouder professioneel én praktisch ondersteunt.

Dit is geen klassieke onthaalfunctie en evenmin een puur administratieve job. Je wordt de rechterhand van de praktijkhouder en krijgt een brede rol met veel autonomie en verantwoordelijkheid.

Jouw missie? Zien wat nodig is, beoordelen, actie ondernemen, opvolgen en afronden.

Jouw rol

Je werkt rechtstreeks en nauw samen met de praktijkhouder en ondersteunt daarnaast een klein en jong team van zelfstandige zorgprofessionals.

Je zorgt ervoor dat de praktijkhouder zich maximaal kan concentreren op patiënten, behandelingen en de verdere ontwikkeling van de praktijk. Alles wat georganiseerd, opgevolgd, opgelost of vooruitgeduwd moet worden, komt mee op jouw radar.

Geen twee dagen zijn hetzelfde. Een onverwachte patiëntenvraag, een vertraagde levering, een technisch probleem, een openstaande betaling of een nieuw project: jij bewaart het overzicht en zorgt ervoor dat zaken niet blijven liggen.

Patiëntenservice & communicatie

Patiënten worden hier benaderd als gasten die een uitstekende en persoonlijke service verdienen.

Je:

• beantwoordt en volgt mails en WhatsApp-berichten op;
• behandelt vragen die niet via de standaard digitale flow of het callcenter opgelost kunnen worden;
• communiceert rustig en professioneel met veeleisende of bezorgde patiënten;
• zoekt oplossingen en neemt ownership wanneer iets fout loopt;
• bewaakt mee de warme, professionele en hoogwaardige uitstraling van de praktijk;
• gebruikt waar relevant AI-tools om communicatie efficiënter voor te bereiden.

Administratie & opvolging

Je zorgt ervoor dat patiëntendossiers en administratieve processen correct én volledig worden opgevolgd.

Je staat onder andere in voor:

• het voorbereiden van offertes, behandelplannen en patiëntinformatie op basis van bestaande templates en klinische input;
• het up-to-date houden van digitale patiëntendossiers;
• het verwerken van documenten, foto's, scans en gegevens in verschillende platformen;
• verzekeringsdocumenten en administratieve aanvragen;
• het controleren en opvolgen van betalingen en openstaande bedragen;
• het actief najagen van ontbrekende informatie of acties.

Orders, planning & operations

Van bestelling tot afspraak: jij houdt de volledige keten in het oog.

Je:

• verwerkt orthodontische orders en volgt bestellingen actief op;
• controleert en registreert binnenkomende materialen;
• koppelt leveringen aan de juiste patiëntendossiers;
• plant patiënten in zodra hun materiaal beschikbaar is;
• volgt ontbrekende, foutieve of vertraagde leveringen op met labo's en leveranciers;
• organiseert complexere afspraken, wijzigingen en uitzonderingen;
• zorgt ervoor dat acties niet alleen worden gestart, maar ook daadwerkelijk worden afgerond.

Practice management & facility

Ook achter de schermen zorg jij ervoor dat de praktijk op rolletjes loopt.

Denk aan:

• uurroosters, verlof en praktische personeelsplanning;
• leveranciers, voorraad, leveringen en retours;
• opvolging van de poetsploeg en externe dienstverleners;
• structureren en verbeteren van interne processen;
• opstellen van checklists en templates;
• praktische en technische problemen aanpakken;
• IT-partners, techniekers of leveranciers inschakelen en interventies opvolgen tot het probleem opgelost is.

Je signaleert dus niet alleen dat iets niet werkt: je blijft eigenaar van de oplossing.

Projecten & digitalisering

Heb je graag projecten waar je je tanden in kunt zetten? Perfect.

De praktijk blijft investeren in digitalisering, nieuwe systemen en efficiëntere manieren van werken. Jij krijgt de ruimte om projecten zelfstandig te onderzoeken en te coördineren.

Een nieuwe softwaretool implementeren? Jij onderzoekt de mogelijkheden, vergelijkt offertes, organiseert de onboarding, leert het systeem kennen en zorgt ervoor dat het ook effectief gebruikt wordt.

Je vertaalt ideeën naar een concreet plan en bewaakt deadlines, actiepunten en uitvoering.

Marketing & lokale zichtbaarheid

Ook marketing en lokale partnerships kunnen deel uitmaken van jouw rol.

Je ondersteunt bijvoorbeeld bij:

• de praktische opvolging van Instagram;
• het verzamelen en organiseren van content;
• een eenvoudige contentplanning;
• samenwerking met externe marketingpartners;
• lokale partnerships en sponsoring;
• initiatieven die de zichtbaarheid van de praktijk vergroten.

Krijg je bijvoorbeeld de vraag om een samenwerking met lokale sportclubs uit te werken? Dan onderzoek jij mogelijke partners en leveranciers, vraag je samples en offertes op, leg je contacten en organiseer je de praktische uitvoering.

Personal Assistance

Omdat je de rechterhand van de praktijkhouder bent, stopt je rol niet noodzakelijk aan de voordeur van de praktijk.

Binnen duidelijke afspraken kan je ook ondersteunen bij:

• het combineren van professionele en persoonlijke agenda's;
• afspraken en reservaties;
• reizen en verplaatsingen;
• formulieren en privé-administratie;
• praktische zaken zoals post, retours, droogkuis of het ophalen van een bestelling;
• occasionele familiale of logistieke ondersteuning.

Voor jou hoeft niet elke taak “groot” te zijn om belangrijk te zijn. Je begrijpt dat goed ontzorgen soms betekent dat je een implementatieproject trekt en op een ander moment een praktische taak snel regelt.

Je krijgt een bijzonder veelzijdige vertrouwensfunctie waarin je veel autonomie en verantwoordelijkheid krijgt. Geen dag is hetzelfde en je krijgt de ruimte om initiatief te nemen, processen te verbeteren en projecten écht naar je toe te trekken.

Je komt terecht in een moderne en professionele werkomgeving met korte communicatielijnen en een klein, dynamisch team. De praktijkhouder zoekt iemand die op lange termijn een echte rechterhand kan worden en waardeert zelfstandigheid, betrokkenheid en ondernemerschap.

Daartegenover staat een mooi en aantrekkelijk salaris, afgestemd op jouw ervaring en verantwoordelijkheden. De functie kan bij voorkeur 4/5, maar ook voltijds worden ingevuld voor de juiste kandidaat.

Een unieke opportuniteit voor iemand die méér zoekt dan een klassieke assistantfunctie en graag een sleutelrol opneemt in de dagelijkse én toekomstige werking van een succesvolle praktijk.

We zoeken vooral een bepaalde persoonlijkheid en manier van werken.

Je bent iemand die:

• uitzonderlijk sterk is in organisatie, planning en opvolging;
• initiatief neemt en niet voor elke stap bevestiging nodig heeft;
• meerdere dossiers tegelijk kan beheren zonder zaken uit het oog te verliezen;
• snel kan bepalen wat dringend is en wat kan wachten;
• flexibel schakelt wanneer een geplande dag plots helemaal verandert;
• na een onderbreking meteen opnieuw de draad kan oppikken;
• stressbestendig is en rustig blijft wanneer verschillende mensen tegelijk iets nodig hebben;
• vriendelijk en professioneel blijft, ook wanneer het achter de schermen druk is;
• digitaal sterk is en nieuwe software snel onder de knie krijgt;
• graag werkt met AI en slimme digitale tools;
• praktisch ingesteld is en liever een oplossing zoekt dan een probleem doorschuift;
• discreet en betrouwbaar omgaat met professionele én persoonlijke informatie;
• servicegericht is en begrijpt wat een high-end patiëntenervaring betekent;
• geen rigide onderscheid maakt tussen strategische projecten en praktische ondersteuning.

Kortom: jij bent iemand die denkt “ik regel het” – en er vervolgens ook voor zorgt dat het geregeld ís.

Praktisch

Je werkt hoofdzakelijk fysiek vanuit de praktijk. Dit is geen remote functie.

De voorkeur gaat uit naar een 4/5 tewerkstelling, maar ook een voltijdse samenwerking is mogelijk voor de juiste kandidaat.

In ruil krijg je een uitzonderlijk brede vertrouwensfunctie met veel autonomie, afwisseling en ruimte om zelf impact te maken. Geen klassieke assistentenrol, maar een positie waarin je werkelijk kan uitgroeien tot de organisatorische rechterhand en spil van de praktijk.

Onze klant is een moderne, kleinschalige orthodontiepraktijk in de regio Tervuren, waar hoogstaande zorg wordt gecombineerd met een warme en persoonlijke aanpak. De praktijk werkt met innovatieve behandeltechnieken en digitale tools en hecht veel belang aan kwaliteit, duidelijke communicatie en een uitstekende patiëntenervaring. Je komt terecht in een jong, professioneel team met korte lijnen en een ondernemende mindset, waar voortdurend wordt gekeken hoe processen, service en digitalisering nóg beter kunnen.