Personal Assistant

Vandelanotte | more than accountants; West-Vlaanderen; Hybrid; EUR 26,000 - 37,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

GSM-abonnement

Bedrijfswagen

Job summary

Vandelanotte | more than accountants zoekt een Personal Assistant die de dagelijkse werking waarborgt, de opvolging van klantendossiers bewaakt en mee bouwt aan professionalisering.

Je combineert agenda beheer, klantopvolging, administratieve nauwkeurigheid en procesoptimalisatie in één veelzijdige functie en wilt autonoom werken. Een bachelor diploma en relevante ervaring worden verwacht, met sterke Frans/Engels. Een aantrekkelijk loonpakket en flexibiliteit vormen de basis.

Qualifications

• Bachelor diploma en relevante ervaring in een administratieve/ondersteunende rol.
• Je werkt nauwkeurig, behoudt overzicht en blijft kalm tijdens piekperiodes.
• Je denkt in processen, houdt van structuur en neemt initiatief om zaken efficiënter te maken.

Responsibilities

• Agendabeheer en planning: afspraken inplannen en wekelijkse planning bewaken.
• Klantopvolging: opvolging van dossiers en communicatie met klanten.
• Administratieve nauwkeurigheid: verwerken van documenten en rapportages.
• Procesoptimalisatie: voorstellen doen voor digitalisatie en automatisatie.
• Uren- en facturatie-opvolging: controleren en afstemmen met financiële verantwoording.

Skills

Agendabeheer

Klantopvolging

Administratieve nauwkeurigheid

Procesoptimalisatie

Communicatieve vaardigheden

Digitale vaardigheden

Education

Bachelor diploma

Tools

Power BI

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van structuur brengen in complexiteit? Hou je ervan om overzicht te bewaren, processen te verbeteren en tegelijk een centrale rol te spelen in de opvolging van klanten en dossiers? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Voor twee van onze partners zoeken wij een Personal Assistant die zorgt voor een vlot verloop van de dagelijkse werking, een strakke opvolging van klantendossiers én mee bouwt aan de verdere professionalisering van onze organisatie.

Als Personal Assistant ben je de spilfiguur tussen klanten, collega’s en de verantwoordelijken binnen ons kantoor. Je combineert agendabeheer, klantopvolging, administratieve nauwkeurigheid en procesoptimalisatie in één gevarieerde functie.

Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van overzicht, timing en kwaliteit in tal van processen. Je neemt initiatief, denkt vooruit en zorgt ervoor dat niets tussen de mazen van het net valt.

Jouw takenpakket omvat onder andere:

• Agendabeheer en planning: Inplannen en coördineren van afspraken, bewaken van de weekplanning en organiseren van jaarbesprekingen en terugkerende meetings.
• Commerciële ondersteuning: ondersteuning bij commerciële initiatieven, voorbereiden van vergaderingen & bijhorende presentaties, opvolgen en bewaken van actiepunten en deadlines
• Opvolging van klantendossiers: Bewaken van timing, input van collega’s en correcte opstart van nieuwe projecten.
• Professionalisering en digitalisatie: Actief meedenken over en verbeteren van processen via automatisatie en digitalisatie.
• Opvolging uren en facturatie: Nazicht van uren, opvolging van budgetten via Power BI, voorbereiding van budgetaanpassingen en afstemming met facturatie.

Herken je jezelf in onderstaande zaken?

Je hebt een bachelordiploma en enkele jaren relevante ervaring in een administratieve, organisatorische of ondersteunende rol.

Je werkt nauwkeurig, behoudt overzicht en blijft rustig tijdens piekperiodes of wanneer er veel tegelijk gebeurt.

Je denkt in processen, houdt van structuur en neemt initiatief om zaken efficiënter te maken.

Je bent communicatief sterk, schakelt vlot tussen klanten en collega’s en durft anderen aanspreken op afspraken en timing.

Je werkt graag autonoom, neemt ownership over je taken en kan goed omgaan met deadlines.

Je bent digitaal vaardig en leert snel nieuwe tools en systemen kennen.

Je beschikt over een goede professionele talenkennis, vooral in het Frans en/of Engels communiceer je vlot.

Bij Vandelanotte kom je terecht in een warme, familiale onderneming met een duidelijke groeiambitie. Wat mag je verwachten?

Een organisatie die investeert in jouw persoonlijke groei.

Een uitdagende job met ruimte voor initiatief, ontwikkeling en ownership.

Een aantrekkelijk loonpakket (inclusief hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, maaltijdcheques, GSM-abonnement en bedrijfswagen).

Flexibele werkuren, thuiswerkmogelijkheden en opties tot een cafetariaplan om jouw werksituatie optimaal af te stemmen op jouw privésituatie.

Dankzij de 40-urenweek geniet je van 12 ADV-dagen (totaal 32 verlofdagen) met de mogelijkheid om extra vakantiedagen te kopen.

Vandelanotte is op vandaag het grootste onafhankelijke advies- en accountancykantoor in België en blijft volop groeien. Innovatie, digitalisering en teamwork zitten diep in ons DNA en dat voel je! Zo hecht onze CEO Nikolas Vandelanotte veel belang aan persoonlijk contact in alle vestigingen, je wordt dus écht betrokken!

Klaar voor deze uitdaging?