Paralegal (+- 20u/week) | Lyreco

Brussels Airport Company; Antwerpen; Hybride; EUR 14 000 - 22 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Hybride werken

Extralegale voordelen

Résumé du poste

Lyreco zoekt een part-time paralegal die de Legal Advisor en het management team ondersteunt bij contractbeheer en corporate housekeeping. U werkt aan een internationale context en hebt de kans om processen te verbeteren binnen een hybride werkomgeving.

De kandidaat beheerst Nederlands uitstekend en kan zowel zelfstandig als in samenwerking met verschillende afdelingen effectief opereren. Relevante ervaring en goede organisatorische vaardigheden zijn vereist.

Qualifications

• Relevante ervaring in een paralegalfunctie of gelijkaardige rol binnen een onderneming.
• Nederlands uitstekend, mondeling en schriftelijk.

Responsabilités

• Ondersteunen van de Legal Advisor en het managementteam bij contractbeheer en documentatie.
• Uitvoering van corporate housekeeping: vennootschapsgegevens, bestuurdersbenoemingen, volmachten, adreswijzigingen en notariële formaliteiten.
• Coördineren van vertalingen en publicaties op intranet; ondersteunen bij compliancebeleid en audits.
• Assisteren Finance bij KYC-vragen en voorbereiding van jaarrekeningen.
• Ondersteuning bij planning van vergaderingen, rapporten en projectdocumentatie.

Connaissances

Nauwkeurig werken

Discreet werken

Teamwork

Communicatieve vaardigheden

Outils

Microsoft Office

ERP systemen

Contract management systemen

Description du poste

Onze klant

Lyreco is wereldwijd marktleider op het gebied van producten en oplossingen voor de werkplek. Sinds het bescheiden begin in 1926, toen Georges-Gaston Gaspard een kleine boekhandel opende in Valenciennes (Frankrijk), is Lyreco uitgegroeid tot een internationale leverancier van werkplekoplossingen, met klanten in meer dan 25 landen.

Om de Lyreco activiteiten in de Benelux te ondersteunen is Lyreco thans op zoek naar een part-time paralegal. Je werkt vanuit hun nieuwe kantoor naast station Antwerpen-Berchem en ondersteunt de juridische en administratieve werking van hun verschillende vennootschappen.

Wat biedt Lyreco jou?

• Een brede paralegalfunctie in een deeltijds werkregime van 50%, met ruimte om het uurrooster in overleg te bespreken.
• Een centrale rol in de uitbouw van contractbeheer, met nauwe samenwerking met de Legal Advisor en collega’s uit de business.
• Een internationale werkomgeving waarin je zelfstandig werkt en veel kan ondernemen.
• Een competitief loon met extralegale voordelen en mogelijkheden voor flexibel en hybride werken.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?

Als paralegal ondersteun je de Legal Advisor en het managementteam. Je eerste focus ligt op het structureren en opvolgen van contracten. Daarnaast neem je een gevarieerd pakket aan vennootschapsrechtelijke en administratieve taken op:

• Je bouwt mee aan een overzichtelijke contract database en de verdere invoering van een contract management tool. Je verzamelt en archiveert bestaande overeenkomsten, volgt ondertekening en termijnen op en houdt zicht op verzoeken uit verschillende landen. Je helpt mee templates ontwikkelen en up to date houden.
• Je kijkt standaardovereenkomsten na in overleg met de Legal Advisor, waaronder geheimhoudings-, leveranciers- en klantenovereenkomsten. Je helpt modelovereenkomsten en algemene voorwaarden bijwerken en coördineert waar nodig vertalingen en publicaties op het intranet.
• Je verzorgt de corporate housekeeping van de betrokken vennootschappen: vennootschapsgegevens, bestuurdersbenoemingen, volmachten, adreswijzigingen, handtekeningen en notariële formaliteiten. Je beheert de relevante documenten en ondersteunt de integratie van nieuwe vennootschappen na overnames.
• Je ondersteunt de uitrol van compliancebeleid, onder meer door documenten na te lezen, vertalingen en opleidingen te coördineren en aangiftes en vervolgacties op te volgen. Je zorgt ervoor dat (updates van) policies beschikbaar zijn voor de relevante stakeholders. Je werkt daarbij samen met onder meer Quality, IT en andere interne teams.
• Je helpt het Finance team bij KYC-vragen en het verzamelen van stukken voor de goedkeuring van jaarrekeningen.
• Samen met de Facility Manager houd je de documentatie over eigen en gehuurde panden, huurovereenkomsten en eigendomsakten overzichtelijk bij zodat deze gemakkelijk te raadplegen zijn.
• Je biedt praktische ondersteuning bij het inplannen van vergaderingen, opmaken van rapporten en presentaties, en bij projecten rond de integratie van bedrijfsactiviteiten. Je zorgt voor een nauwkeurige en vlot raadpleegbare archivering.

Herken je jezelf hierin?

• Je hebt relevante ervaring in een paralegalfunctie of een vergelijkbare rol binnen een onderneming. Ervaring in een grotere organisatie is een troef;
• Je werkt nauwkeurig en discreet, stelt prioriteiten en brengt dossiers zelfstandig vooruit. Je durft collega’s op een constructieve manier aan te spreken wanneer informatie of een beslissing ontbreekt.
• Je communiceert helder en werkt graag samen met verschillende afdelingen. Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van Engels en Frans is een sterke troef.
• Je werkt vlot met Microsoft Office. Ervaring met ERP- of contractbeheersystemen is een pluspunt.

Wanneer je solliciteert, bewaren we jouw CV en alle persoonsgegevens die je opgeeft in onze databank in overeenstemming met onze privacy notice .