Operations Manager

Making Memories; Bredene; Sur place; EUR 31 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Making Memories zoekt een Operations Coördinator die structuur brengt, deadlines bewaakt en ervoor zorgt dat afspraken worden uitgevoerd. Je werkt aan administratieve opvolging, personeelsplanningen en dossierbeheer, met de mogelijkheid om op evenementen op locatie mee te ondersteunen.

Je bent de lijm in het team, werkt nauwkeurig, proactief en discreet. Ervaring in eventsector/catering is mooi meegenomen maar geen vereiste; eigen initiatief en teamwork zijn belangrijk.

Qualifications

• Administratieve opvolging en dossierbeheer
• Nauwkeurige en gestructureerde werkwijze
• Uitstekende communicatieve vaardigheden
• Flexibiliteit en bereidheid om op evenementen ter plaatse te ondersteunen

Responsabilités

• Administratieve opvolging van lopende projecten en dossiers
• Personeelsplanningen opmaken en crew contacteren
• Contracten, offertes en documenten opvolgen
• Deadlines bewaken en openstaande actiepunten opvolgen
• Meetings voorbereiden en afspraken opvolgen
• Contact opnemen met collega’s, leveranciers en externe partners
• Structuur brengen in dossiers en interne processen ondersteunen
• Praktische afspraken en aanvragen opvolgen

Description du poste

Breng structuur in de mooiste evenementen van Vlaanderen. Ben jij administratief ijzersterk, hou je ervan om structuur te brengen en ben je tegelijk niet bang om op een event zelf de handen uit de mouwen te steken?

Dan ben jij misschien de Operations Coördinator die wij zoeken.

Bij Making Memories organiseren we de mooiste evenementen van Vlaanderen. Van winterevents en kerstmarkten tot zomerbars en foodconcepten. Achter elk van die projecten schuilt een sterke voorbereiding. Daar speel jij een sleutelrol in.

Je bent de rechterhand van onze COO en zorgt ervoor dat procten, dossiers en collega’s vooruit blijven gaan. Je brengt structuur, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken ook écht uitgevoerd worden. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheid is ervoor zorgen dat zaken opgevolgd worden.

Concreet hou jij je bezig met:

• Administratieve opvolging van lopende projecten en dossiers;
• Personeelsplanningen opmaken, crew contacteren, briefings opmaken;
• Contracten, offertes en andere administratieve documenten opvolgen;
• Deadlines bewaken en openstaande actiepunten opvolgen;
• Meetings voorbereiden en gemaakte afspraken verder opvolgen;
• Contact opnemen met collega’s, leveranciers en externe partners;
• Structuur brengen in verschillende lopende dossiers;
• Interne processen administratief ondersteunen en verbeteren;
• Praktische afspraken en aanvragen opvolgen;

Je bent de lijm binnen het team. Je zorgt ervoor dat iedereen binnen het team functioneert naar behoefte en kan groeien.

Van kantoor naar het terrein

Het grootste deel van je voorbereidende werk gebeurt op kantoor, maar Making Memories is een evenementenbureau. Wanneer onze projecten live gaan, verwachten we dat je ook op locatie mee ondersteunt. Dat betekent dat je bijvoorbeeld:

• Een production office mee operationeel maakt;
• Zorgt dat alle documenten en materiaal aanwezig zijn;
• Administratieve ondersteuning biedt op locatie
• Crew, leveranciers of partners praktisch verder helpt.

Kortom, dit is geen klassieke nine-to-five bureaujob, maar een functie waarbij je de memories ook van dichtbij beleeft. We vinden die ingesteldheid zeer belangrijk. We zoeken iemand die energie haalt uit een druk eventweekend en die het net leuk vindt om af en toe het resultaat van al zijn/haar voorbereidingen zelf op het terrein te beleven.

Jij

Voor deze functie is ervaring in de eventsector/cateringwereld mooi meegenomen, maar geen absolute vereiste.

Wat voor ons veel belangrijker is:

• Je bent administratief ijzersterk;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
• Je behoudt overzicht, ook onder tijdsdruk;
• Je volgt dossiers consequent op;
• Je neemt initiatief en wacht niet altijd op instructies;
• Je communiceert vlot en professioneel;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
• Je bent digitaal vaardig en leert snel werken met nieuwe systemen;
• Je kan zelfstandig werken, maar functioneert ook goed binnen een team;
• Je bent flexibel en begrijpt dat de eventsector niet altijd binnen kantooruren werkt.

Wij

Making Memories is een evenementenbureau/cateraar dat zich vooral specialiseert in het organiseren van events voor steden en gemeenten. Vanaf september (ja, dan al) zitten wij volop in de kerstsfeer voor de organisatie van kerstmarkten en winterbars over het ganse land. In de zomer hebben wij onze handen vol met onze zomerbars en trekken onze foodtrucks langs de coolste festivals in heel Vlaanderen. Je komt dus bij ons altijd wel terecht in een bruisende periode dus get ready to work your magic.

Je komt terecht in een gedreven en hecht team, en dat heeft zo z’n voordelen:

• Hier kennen we elkaar écht. We zijn een team. We werken samen aan de mooiste projecten en motiveren elkaar.
• Om creatief te zijn, moet je in de eerste plaats gelukkig zijn. Samen lunchen, een taartje eten, een afterwork ... het moet allemaal kunnen. Zit je ergens mee? Wij helpen elkaar.
• Je wordt nauw betrokken bij alle stadia van onze projecten waardoor je heel wat kennis opdoet.

Zin om erin te vliegen?

Sounds like a match made in heaven?