Office Manager Bruxelles

B2Ai; Brussel; Hybride; EUR 42 000 - 52 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Congés annuels 20 + 12

Assurance groupe

Assurance hospitalisation

Chèques-repas

Indemnité frais nets

Télétravail partiel

Horaires flexibles

Team buildings

Résumé du poste

B2Ai recherche un Office Manager pour assurer le bon fonctionnement quotidien de son bureau d’architecture à Bruxelles. Vous serez le point de contact pour les visiteurs et les collègues, apportant un soutien administratif et organisationnel aux responsables de l’atelier.

Le poste combine accueil, support administratif et coordination des tâches, avec des horaires flexibles et des possibilités de télétravail partiel.

Qualifications

• Diplôme ou expérience équivalente requise.
• 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire.
• Bonne maîtrise orale et écrite du néerlandais et du français; l’anglais est un atout.

Responsabilités

• Accueil et gestion du standard pour le bureau bruxellois et support logistique des bureaux avoisinants.
• Gestion du matériel, consommables et entretien des espaces de travail; suivi des services de nettoyage.
• Gestion administrative: planning, comptes rendus de réunions et classement des documents.

Connaissances

Bilingue NL/FR

Anglais utile

Esprit d'équipe

Autonomie

Formation

Bachelier ou équivalent

Outils

Suite Office

Pure

AFAS

SharePoint

Description du poste

Le bureau dispose d’une expertise et de références en établissements de soins (de santé), centres sportifs et culturels, écoles, bureaux, projets commerciaux, résidentiels, mixtes et, projets d’urbanisme, partout en Belgique et ailleurs.

Pour renforcer notre équipe, nous recherchons :

En tant qu’Office Manager, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de notre bureau d’architecture bruxellois. Vous êtes un point de contact accessible pour les collègues et les visiteurs et apportez un soutien administratif, organisationnel et pratique aux responsables de l’atelier de Bruxelles.

La fonction combine accueil, office support et soutien administratif. Garder une vue d’ensemble, intervenir là où cela est nécessaire et rechercher des solutions de manière calme et pragmatique en sont des éléments essentiels.

Un intérêt pour l’architecture et nos projets est important. Au fil de la fonction, vous découvrirez également le déroulement d’un projet d’architecture ainsi que ses différentes étapes et moments clés.

Votre rôle

Accueil et office management

• Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs et clients, avec accompagnement vers les salles de réunion si nécessaire.
• Gestion de l’accueil téléphonique et back-up pour la téléphonie de nos bureaux de Gand et de Roulers.
• Réception et distribution du courrier.
• Gestion du matériel de bureau, de l’économat et des fournitures, y compris les commandes, l’entretien et les consommables des imprimantes.
• Suivi pratique de la cuisine et de l’environnement de travail.
• Point de contact pour le nettoyage et l’entretien des espaces extérieurs.
• Suivi des aspects liés aux installations, tels que l’alarme, l’éclairage et les petits problèmes pratiques, ainsi que coordination des solutions nécessaires.
• Contribution au maintien d’un environnement de travail soigné, ordonné et agréable.
• Soutien aux responsables de l’atelier bruxellois dans différentes tâches administratives et organisationnelles.
• Mise à jour administrative du planning de l’atelier.
• Gestion, structuration et classement des documents.
• Rédaction de comptes rendus de réunions et suivi des actions administratives.
• Soutien à l’organisation et à la planification de l’atelier.
• Prise en charge de tâches variées ainsi que de tâches plus opérationnelles ou répétitives lorsque cela est nécessaire.

Soutien à l’atelier et à l’équipe

• Contribution à une bonne circulation de l’information au sein de l’atelier.
• Participation à une bonne collaboration et à une atmosphère positive au sein de l’équipe.
• Organisation de moments informels et d’initiatives pratiques, tels que des afterworks et des team buildings.
• Accompagnement des nouveaux collègues dans leur intégration au sein du bureau bruxellois.

Votre profil

• Diplôme de bachelier ou expérience équivalente.
• 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire.
• Bonne maîtrise orale et écrite du néerlandais et du français. Les deux langues sont importantes pour cette fonction. L’anglais constitue un réel atout.
• Une expérience administrative en matière de planning, de soutien de projets et de rédaction de comptes rendus constitue une réelle plus-value.
• Une expérience ou une affinité avec l’architecture, l’aménagement intérieur ou le secteur de la construction est un atout important pour comprendre rapidement nos projets et nos processus de travail.
• Esprit d’équipe, tout en étant capable de travailler de manière autonome.
• Bonne maîtrise de la suite Office. La connaissance de Pure, AFAS et SharePoint constitue un atout.

Notre offre

• Possibilité d’une occupation à temps partiel.
• Une équipe multidisciplinaire au sein d’un environnement de travail inspirant, réalisant des projets innovants.
• La dynamique et la créativité d’un atelier à taille humaine, intégrées à la structure d’un grand bureau.
• Des possibilités de développement personnel et professionnel, incluant un budget de formation annuel.
• Un contrat à durée indéterminée avec un package salarial attractif et des avantages extralégaux (notamment 20 + 12 jours de congé, assurance groupe, assurance hospitalisation, chèques-repas, indemnité nette de frais).
• Votre lieu de travail principal se situe à Bruxelles, avec une flexibilité pour des déplacements occasionnels vers nos autres bureaux.
• Des bureaux facilement accessibles et des solutions de mobilité durable telles que des voitures partagées et des vélos pliants.
• Des horaires flexibles et des possibilités de télétravail favorisant un bon équilibre vie professionnelle – vie privée.
• Une ambiance collégiale avec des team buildings réguliers, des cafés d’architecture et des voyages d’étude inspirants.

B2Ai possède une expérience de nombreuses années et une solide organisation interne. Les collaborateurs sont assurés d’un large soutien et d’un maximum d’espace pour déployer leur créativité.

Pourquoi rejoindre B2Ai ? Chez B2Ai, nous allions expertise et créativité dans un environnement collaboratif et humain :

• Approche humaine : chaque projet intègre une réflexion approfondie sur les espaces de vie et d’interaction.
• Curiosité et innovation : nous traduisons des idées complexes en solutions architecturales innovantes.
• Compétence et partage : une équipe multiculturelle de plus de 140 experts partageant leurs connaissances avec passion.

En plus d’un emploi ambitieux et varié, nous vous proposons :

Une équipe multidisciplinaire qui exécute des projets (internationaux) innovants

Des ateliers dynamiques & motivants qui mettent l’accent sur le développement personnel

Un package salarial compétitif incluant du plaisir, beaucoup de plaisir

Nos collègues ont la parole

Un emploi ambitieux avec de grandes responsabilités.

J’ai commencé à travailler chez B2Ai en tant que conceptrice, avant d’évoluer vers un poste d’architecte de projet senior, puis d’être promue cheffe de cabinet à Bruxelles. C’est un poste difficile avec beaucoup de responsabilités et de pouvoir décisionnel. La répartition géographique des cabinets nous permet de travailler en toute indépendance. De plus, nous bénéficions d’un choix étendu de possibilités d’avancement de carrière.

Chaque jour de travail est différent, les projets sont très variés et nous travaillons de façon collégiale avec des collègues sympathiques qui sont tous uniques et différents de par leurs parcours, leurs connaissances et leurs intérêts particuliers. Les interactions entre nos sections internes d’architecture, d’intérieur, de master planning et d’ingénierie sont très dynamiques et motivantes. La grande taille du bureau nous permet de travailler sur des projets extrêmement variés en Belgique comme à l’étranger.

– Janina Vertriest
Responsable du cabinet B2Ai Bruxelles

Un bureau idéal pour faire ses premiers pas en tant qu’architecte.

J’ai choisi de rejoindre B2Ai pour travailler sur de grands projets. En tant qu’architecte, j’aime participer à des concours impliquant un certain niveau de complexité et de stratification. Au sein de l’équipe de conception, nous avons le temps d’analyser les projets en profondeur et de mettre en œuvre notre vision. Nous pouvons étudier différents concepts et déployer toute notre créativité. Des ateliers sont également organisés durant lesquels nous examinons nos conceptions respectives et partageons nos points de vue. En tant que stagiaire, ce sont des moments particulièrement riches en apprentissage.

En plus du travail, vous apprenez à bien connaître l’équipe durant les voyages d’architecture, les cafés d’architecture, les activités de team building, les pots entre collègues à la sortie du bureau ou simplement au baby-foot. Les collègues deviennent des amis, ce qui rend le travail au bureau encore plus agréable. Tout cela me conforte dans mon choix de travailler pour B2Ai. En tant que stagiaire, c’est un endroit idéal pour faire ses premiers pas comme architecte (P.-S.: la rémunération des stagiaires est certainement aussi un avantage).

La grande diversité des projets fait que chaque jour est différent.

Le bureau B2Ai a un portefeuille de projets très impressionnant. La grande diversité des projets fait que chaque jour est différent. J’aime les projets ambitieux et j’aime travailler ici parce que nous avons une grande autonomie et beaucoup de responsabilités. De plus, la variété des profils et expériences des collègues fait que l’on peut toujours trouver une oreille attentive. Chez B2Ai, la grande diversité des projets nous permet de choisir entre élargir nos connaissances ou au contraire les affiner dans un domaine précis. Comme notre portefeuille se compose de projets de toutes tailles, il y a toujours moyen de trouver un défi à sa mesure.

Nos cabinets à Bruxelles, Gand & R