OFFICE MANAGER

e-volve; Limburg; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Extralegale voordelen

Job summary

E-Volve in Hasselt zoekt een OfficeManager die onze software en administratie op orde houdt, samen met de founder. Je zorgt voor een strak financieel beheer, HR-ondersteuning en een efficiënt kantoor. Je bouwt aan proces- en woordvoering met leveranciers en klanten vanuit onze Leuven/Hasselt-regio.

Je bent organisatorisch sterk, kan zelfstandig prioriteiten stellen en bewaakt deadlines. Ervaring met Teamleader en MS 365 is een pluspunt; je profileert je met discretie en teamgerichte attitude.

Qualifications

• Relevante ervaring in officemanagement, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Nauwkeurig werken, met cijfers, overzicht en prioriteiten kunnen stellen.
• Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie; tegelijk toegankelijk en betrokken.
• Commerciële flair en vlot, vriendelijk communiceren met collega's, klanten en leveranciers.
• Goede Nederlandse schrijfvaardigheid; vertrouwd met Teamleader, Microsoft 365, SharePoint en Canva; snelle systeemleer.

Responsibilities

• Finance en administratie: facturatie, opvolging van openstaande betalingen en actuele financiële overzichten. Afstemmen met de accountant.
• HR en team: payrollvoorbereiding, onboarding van nieuwe collega’s en personeelsadministratie.
• Office en gebouw: kantoor in Hasselt in topvorm houden, voorraadbeheer, onderhoud, verzekeringen en leverancierscoördinatie.
• Managementondersteuning: administratieve deadlines bewaken, informatie voorbereiden en documenten eenvoudig terugvinden.
• Contact en organisatie: aanspreekpunt voor collega’s, klanten, leveranciers en partners; evenementen organiseren en praktische uitvoering waarborgen.

Skills

Officemanager ervaring

Nauwkeurig werken

Discretie

Commerciële flair

Facturatie ervaring

Tools

Teamleader

Microsoft 365

SharePoint

Canva

Job description

E-Volve is een commerciële groeipartner voor bedrijven. Met onze unieke methode verbinden we sales, marketing en communicatie om bedrijven gericht te laten groeien.

We zoeken een OfficeManagerdie onze office in goede banen leidt. Je houdt overzicht en brengt structuur in onze administratie, financiële opvolging, HR en kantoorwerking. Zo kunnen onze Business Stylists® zich volop richten op onze klanten.

Je werkt nauw samen met onze founder. Je ziet wat nodig is, neemt initiatief en volgt zaken op tot ze afgerond zijn.

Finance en administratie:je verzorgt de facturatie, volgt openstaande betalingen op en houdt financiële overzichten actueel. Je stemt af met onze accountant, beheert leverancierscontracten en signaleert tijdig wat aandacht vraagt.

Financiële onboarding van klanten:je zorgt dat nieuwe klanten administratief correct worden opgestart. Je verzamelt bedrijfs- en facturatiegegevens, verwerkt afgesproken prijzen en betalingsvoorwaarden en volgt contracten, voorschotten en facturatie op in overleg met de klantverantwoordelijke.

HR en team:je bereidt de payroll voor, ondersteunt de onboarding van nieuwe collega’s en volgt personeelsadministratie en fleetmanagement op.

Office en gebouw:je houdt ons kantoor in Hasselt in topvorm. Van voorraden en onderhoud tot verzekeringen en praktische afspraken: jij bewaakt het overzicht en coördineert de leveranciers.

Managementondersteuning:je bewaakt administratieve deadlines, bereidt informatie voor en zorgt dat documenten en afspraken vlot terug te vinden zijn.

Contact en organisatie:je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, klanten, leveranciers en partners. Je helpt onze teamactiviteiten organiseren en zorgt dat alles praktisch goed verloopt.

• Je hebt relevante ervaring in officemanagement, administratie of een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Je werkt nauwkeurig, zeker met cijfers, houdt overzicht en kunt zelfstandig prioriteiten stellen.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Tegelijk ben je toegankelijk, enthousiast en graag betrokken bij het team.
• Je hebt commerciële flair en communiceert vlot en vriendelijk met collega’s, klanten, leveranciers en partners. Ook wanneer je een betaling opvolgt of een afspraak bewaakt, blijf je duidelijk en professioneel.
• Je hebt een vlotte pen in het Nederlands en vindt gemakkelijk je weg in digitale tools zoals Teamleader, Microsoft 365, SharePoint en Canva. Nieuwe systemen leer je snel kennen.
• Ervaring met facturatie, klantadministratie en payrollvoorbereiding is een pluspunt.
• Je haalt voldoening uit een goed georganiseerde werking.
• Je zoekt een rol die je grondig kunt leren kennen, waarin je verantwoordelijkheid opneemt en duurzaam bijdraagt aan het team.

Dit bieden wij jou

Aantrekkelijk loonpakket

met extralegale voordelen, afgestemd op je ervaring.

in ons nieuwe kantoor in Hasselt.

met duidelijke verantwoordelijkheden en korte lijnen naar het management.

Persoonlijke begeleiding

en ruimte om je vakkennis te verdiepen.

Een enthousiast team

dat samen vooruit wil en op jouw inzet en ideeën rekent.

Fijne momenten

samen, van de E-Volve Fun Factory en het E-Volve Breakfast tot nog zoveel meer.

OF IN DE WOORDEN en beelden VAN ONS TEAM

Werken bij E-Volve voelt voor mij een beetje als thuiskomen: een fijne omgeving met ruimte voor zelfontplooiing én ook nog eens fantastische mensen rond me waar ik me goed bij voel. Dit maakt dat ik mijn job na jaren nog altijd even graag doe! E-Volve motiveert me ook elke dag om de beste versie van mezelf te zijn en er 111% voor te gaan. Want de lat ligt hoog. Maar net daarom ben ik ook zo fier om deel uit te maken van dit team!

“Voor mij staat E-Volve gelijk aan groeien. Zowel op professioneel als op persoonlijk vlak. Het is het hoofddoel van onze klanten, de drijfveer van onze dagdagelijkse taken en de kern van onze organisatie. Als Business Stylist bij E-Volve leer ik ook continu bij. Je werkt niet alleen voor een klant, maar ook aan jezelf. Zo leer je hoe je de beste social media campagnes opzet, maar ook hoe je je persoonlijke eigenschappen omzet in sterktes die je voor de rest van je leven kan toepassen.”

“Bij E-Volve heb ik de kans gekregen om mijn horizon te verbreden door te werken voor diverse klanten. Dit avontuur heeft niet alleen mijn professionele vaardigheden aangescherpt, maar heeft me ook als persoon laten evolueren. En niet gelogen, elke dag stap ik met een glimlach ons kantoor in, omringd door fantastische collega’s.”

“Bij E-Volve krijg ik de kans om te evolueren op verschillende niveaus, zowel in het versterken van mijn professionele vaardigheden als mijn soft skills. Dit alles binnen een aangename werkomgeving, omringd door leuke collega’s, waardoor ik iedere dag met plezier het proces om te groeien en te leren omarm.”

“Bij E-Volve krijg ik de kans om te ontdekken wat de 360° marketing- en communicatiewereld allemaal te bieden heeft. Het is een plek waar ik tot rust kan komen, creatieve ideeën kan bedenken, mijn digitale vaardigheden kan verbeteren en vooral kan leren van de ervaringen van mijn collega’s. De kracht van een Business Stylist is dat je er nooit alleen voor staat. Je hebt altijd een team achter je staan, een team dat je omarmt met expertise maar ook met vriendschap. I AM FREAKING PROUD TO BE A BUSINESS STYLIST! HELL YES!”

Werken bij E-Volve voelt voor mij een beetje als thuiskomen: een fijne omgeving met ruimte voor zelfontplooiing én ook nog eens fantastische mensen rond me waar ik me goed bij voel. Dit maakt dat ik mijn job na jaren nog altijd even graag doe! E-Volve motiveert me ook elke dag om de beste versie van mezelf te zijn en er 111% voor te gaan. Want de lat ligt hoog. Maar net daarom ben ik ook zo fier om deel uit te maken van dit team!

“Voor mij staat E-Volve gelijk aan groeien. Zowel op professioneel als op persoonlijk vlak. Het is het hoofddoel van onze klanten, de drijfveer van onze dagdagelijkse taken en de kern van onze organisatie. Als Business Stylist bij E-Volve leer ik ook continu bij. Je werkt niet alleen voor een klant, maar ook aan jezelf. Zo leer je hoe je de beste social media campagnes opzet, maar ook hoe je je persoonlijke eigenschappen omzet in sterktes die je voor de rest van je leven kan toepassen.”