Office Coordinator

Weerts Supply Chain (WSC); Houdeng-Gœgnies; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Weerts Supply Chain (WSC) recherche un Office Coordinator pour piloter l’activité du bureau logistique et servir de bras droit du Site Manager.

Vous coordonnez l’équipe, assurez le suivi des actions et veillez au respect des procédures, tout en assurant le lien entre les opérations, le client et les services supports.

Qualifications

• Bachelier en commerce extérieur, transport et logistique, ou équivalent.
• Expérience probante en coordination administrative en logistique.
• Capacité à encadrer une équipe et à atteindre des objectifs.
• Maîtrise des outils Microsoft Office et systèmes WMS/ERP.

Responsabilités

• Planifier et organiser les activités du bureau logistique et coordonner l’équipe administrative.
• Suivre les actions, veiller au respect des procédures et assurer le lien avec client et services supports.
• Organiser les opérations administratives liées aux commandes, documents de transport, expéditions et stocks.
• Gérer la facturation client, les inventaires et le budget du bureau.
• Analyser les indicateurs et proposer des actions correctives et d’amélioration.

Connaissances

Coordination administrative

Gestion d'équipe

Planification & organisation

Analyse des données

Communication client

Formation

Bachelier en commerce extérieur, transport et logistique, management de la logistique

Outils

MS Office

WMS/ERP

Description du poste

En tant qu’Office Coordinator, vous pilotez l’activité du bureau logistique dans un environnement opérationnel dynamique et en constante évolution.

Véritable bras droit du Site Manager, vous apportez structure, fiabilité et fluidité au fonctionnement administratif du site.

Vous coordonnez l’équipe, assurez le suivi des actions, veillez au respect des procédures et faites le lien entre les opérations, le client, le management et les services supports.

• Superviser et accompagner l’équipe administrative : organisation du travail, planning, gestion du temps, suivi des absences, encadrement et évaluation ;
• Veiller au respect du règlement de travail, des procédures opérationnelles, des règles de sécurité et des standards de qualité ;
• Structurer et assurer l’intégration, la formation et le développement des collaborateurs administratifs ;
• Être l’interlocuteur administratif privilégié du client et développer une relation de confiance avec celui-ci ;
• Organiser et superviser les opérations administratives liées aux commandes, aux documents de transport, aux expéditions, aux livraisons et aux stocks ;
• Coordonner la facturation client, le suivi des inventaires ainsi que la gestion des consommables et du budget du bureau ;
• Suivre et analyser les indicateurs liés à l’activité, aux prestations et au fonctionnement de l’équipe afin d’identifier les écarts et de mettre en place les actions correctives nécessaires ;
• Préparer et accompagner les audits internes et externes, les certifications et les contrôles qualité ;
• Structurer et fiabiliser les procédures administratives ainsi que le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs ;
• Assurer un suivi rigoureux des décisions et des plans d’action, depuis leur lancement jusqu’à leur clôture ;
• Participer activement aux projets du site et initier des actions d’amélioration continue afin d’optimiser l’efficacité, les coûts et la qualité du service ;
• Collaborer étroitement avec le Site Manager, les équipes opérationnelles, le département RH et les autres services supports ;
• Vous êtes titulaire d’un bachelier en commerce extérieur, transport et logistique, management de la logistique ou vous disposez d’au moins quatre années d’expérience équivalente ;
• Vous possédez une expérience probante en coordination administrative dans un environnement logistique ;
• Vous êtes à l’aise dans l’encadrement d’une équipe et savez mobiliser les collaborateurs autour d’objectifs communs ;
• Vous combinez assertivité et diplomatie : vous savez donner du feedback, faire respecter un cadre et gérer des situations humaines délicates avec professionnalisme ;
• Vous savez apporter de la structure dans un environnement en évolution, gérer plusieurs priorités et assurer un suivi fiable des décisions prises ;
• Vous faites preuve de rigueur, de proactivité, de résistance au stress et d’un excellent sens de l’organisation ;
• Vous possédez de solides capacités de communication et une véritable orientation client ;
• Vous aimez analyser les données, résoudre les problèmes et améliorer les méthodes de travail ;
• Vous maîtrisez la suite Microsoft Office et êtes à l’aise avec les outils logistiques de type WMS ou ERP ;
• Vous disposez d’un niveau professionnel en anglais : minimum B2. La connaissance du néerlandais constitue un atout ;
• Vous appréciez le contact avec le terrain et savez adapter vos priorités aux réalités opérationnelles du site ;
• Un contrat à durée indéterminée au sein d’une entreprise en pleine croissance ;
• Une fonction centrale, variée et responsabilisante au cœur de nos activités logistiques ;
• Une collaboration directe avec le Site Manager et les différents services de l’entreprise ;
• Une réelle autonomie et la possibilité d’avoir un impact concret sur l’organisation et le développement du site ;
• Un environnement dynamique dans lequel vos initiatives et vos propositions d’amélioration seront encouragées ;
• Une équipe engagée, motivée et tournée vers un objectif commun.

Chez WSC, nous valorisons la diversité sous toutes ses formes et sommes convaincus qu’en additionnant les différences, nous multiplions les réussites.

Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif, dans lequel chaque personne est respectée, valorisée et encouragée à donner le meilleur d’elle-même.

Toutes les candidatures et tous les talents seront pris en considération pour ce poste, quels que soient l’âge, l’origine, la religion, le genre, l’orientation sexuelle, la situation familiale ou le statut socio-économique.

Notre Vision

Chez WSC, nous valorisons la diversité sous toutes ses formes et sommes convaincus qu’en additionnant les différences, nous multiplions les réussites. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif où chaque individu est respecté, valorisé et encouragé à donner le meilleur de lui-même. Nous accueillons toutes les candidatures, et tous les talents seront pris en considération pour ce poste, quels que soient l’âge, l’origine, la religion, le genre, l’orientation sexuelle, la situation familiale ou le statut socio-économique.