Management Officer

Umicore AG & Co. KG; Olen; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

Umicore AG & Co. KG zoekt een Management Assistant die de directie en medewerkers administratief en organisatorisch ondersteunt. Je beheert de secretariaten, plant vergaderingen en bereidt presentaties en vertalingen voor.

Je organiseert zakenreizen, onderhoudt interne/externe communicatie en draagt bij aan PR-activiteiten en het imago van de ondersteunende diensten binnen een internationale context.

Qualifications

• Bachelor Management Assistant en enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie.
• Vloeiend Nederlands en Engels; Frans en/of Duits is een pluspunt.
• Sterke interesse in AI-integratie en digitalisering van processen.
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Verder kan men goed omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheer van het directiesecretariaat voor de directie en medewerkers.
• Agenda beheren, afspraken en vergaderingen organiseren, presentaties voorbereiden.
• Vertalingen maken en zakenreizen organiseren.
• Ondersteuning bij PR en imago van de ondersteunende activiteiten.
• Interne en externe communicatie coördineren en documenten publiceren.

Skills

Klantgerichte service

Organisatie

Timemanagement

Teamwork

Tekstschrijven

Intercultureel werken

Education

Bachelor Management Assistant

Tools

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

SharePoint

SAP

Job description

Het aandrijven van de auto’s van vandaag en morgen. Schadelijke uitstoot verminderen. Unieke eigenschappen geven aan hoogwaardige toepassingen. Gebruikte metalen een nieuw leven geven. Als wereldwijde groep gespecialiseerd in geavanceerde materialen en recycling ontwikkelen, produceren en recycleren we materialen voor een beter leven

Energie in de ruimte. Nachtzicht. Coatings dunner dan een menselijk haar. Umicore is een wereldleider in materiaaloplossingen voor de ruimte-, de optische en de elektronicasector. We bieden onze klanten niet alleen een gegarandeerde levering maar daarbovenop de recyclagetechnologie die materialen een nieuw leven geeft. Om nog beter presterende producten te maken en recyclage aan nieuwe markten aan te bieden, mogen we niet stilstaan. We moeten nieuwe methoden ontdekken, nieuwe oplossingen bedenken en nieuwe processen ontwikkelen. En dan kom jij in beeld.

Als Management Assistant ben je de rechterhand van het management en je ondersteunt hen op administratief en organisatorisch vlak. Concreet horen volgende zaken tot jouw takenpakket:

• Je beheert het directiesecretariaat voor de director en de medewerkers van de Business Unit.
• Je houdt de agenda bij, organiseert afspraken, vergaderingen en seminaries.
• Je bereidt presentaties en artikels voor en maakt vertalingen.
• Je organiseert zakenreizen.
• Je verzorgt mee de PR van EOM en het imago van de ondersteunende activiteiten.
• Je organiseert geleide bezoeken en evenementen.
• Je zorgt voor het onthaal van binnen –en buitenlandse bezoekers.
• Je staat het management bij in de uitwerking van PR initiatieven naar externen toe zoals lokale overheden en pers.
• Je helpt mee aan het engagement en ‘sense-of belonging’ van de medewerkers van Umicore
• Je analyseert het bestaande werk, formuleert verbeteringen rond administratieve processen en komt met ideeën rond digitaliseren en verhogen van productiviteit
• Je bent het aanspreekpunt naar interne en externe contacten (Umicore medewerkers in meerdere sites en landen, klanten, leveranciers).
• Je coördineert de interne communicatie, werkt mee aan publicaties en communicatietaken

Naar wie we op zoek zijn

• Je hebt een Bachelor Management Assistant
• Je hebt enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie
• Je kan goed overweg met de gebruikelijke kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Sharepoint). Kennis van SAP is een voordeel.
• Je hebt een sterke interesse in integratie van AI (CoPilot) in het dagelijkse leven
• Je werkt in een internationale omgeving en biedt ondersteuning op afstand, waarbij je vlot inspeelt op verschillende culturele achtergronden.
• Je bent vaardig in het schrijven van teksten.
• Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Kennis van Frans en/of Duits is een pluspunt.
• Je bent vaardig in het organiseren, plannen, rapporten en timemanagement.
• Je kan zeer vertrouwelijk omgaan met confidentiële informatie.
• Je bent een teamspeler en communiceert duidelijk en doelgericht
• Je bent klantgericht en gaat professioneel om met vragen van interne en externe klanten
• Je staat open voor nieuwe zaken en schoolt je graag bij
• Je denkt actief mee na en doet voorstellen ter verbetering van administratieve processen binnen de afdelingen

Wat we aanbieden

Om de toekomst vorm te geven, tonen we vandaag al de weg. Als bedrijf én als werkgever. Onze bedrijfscultuur garandeert dat iedereen ideeën kan uitwisselen en expertise opbouwen, ongeacht gender, achtergrond of afkomst. We bouwen aan een inclusieve werkcultuur die gelijke kansen aan alle werknemers biedt, ongeacht hun diverse achtergrond. We bieden een competitief loon en alle voordelen zoals maaltijdcheques, groepsverzekering, hospitalisatieverzekering,...die je mag verwachten van een top employer.