Management assistant

SPIEgroup; Brussel Hoofdstad; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

SPIE Belgium recherche un/e Management Assistant pour soutenir la Direction Administrative et Financière. Vous assurez l’organisation quotidienne, l’interface avec les parties prenantes et la gestion documentaire, tout en veillant à la confidentialité et au respect des procédures.

Le poste est à durée indéterminée au sein de la Direction Administrative et Financière, avec une forte polyvalence et une exigence de discrétion et d’organisation.

Qualifications

• Formation administrative (niveau Bachelier) ou équivalent.
• Expérience similaire appréciée.
• Maîtrise du français, néerlandais et anglais à l'écrit et à l'oral.
• Bonnes compétences en communication et rédaction.
• Maîtrise de la suite Office et des outils informatiques courants.

Responsabilités

• Gestion proactive de l’agenda de la Direction financière: réunions, déplacements.
• Filtrage et traitement des communications selon importance.
• Rédaction et diffusion de communications à la demande.
• Interface entre le Directeur financier et les parties prenantes.
• Gestion documentaire et archivage, confidentialité des données.

Connaissances

Rigueur et discrétion

Organisation et gestion du temps

Communication écrite et orale

Polyvalence

Formation

Bachelier en administration

Outils

PowerPoint

Suite Office / Microsoft 365

Excel

Description du poste

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Autour de... (Veuillez sélectionner un code postal, une ville ou une adresse)

Rue des Deux Gares 150 - 152 1070 BRUXELLES Durée indéterminée

SPIE Belgium aide ses clients d'une part à concevoir et réaliser leurs équipements techniques et d'autre part, à exploiter et assurer la maintenance de leurs installations.

QUE FAIT UN.E SPIEcialiste Management assistant ?

SPIE est présent sur les chantiers industriels les plus diversifiés de Belgique. Nous aidons nos clients d’une part dans la conception et la construction de leurs équipements techniques et d’autre part dans l’exploitation et la maintenance de leurs installations.

SPIE Belgiumrecherche un(e)Management Assistant pour uncontrat à durée indéterminée au sein de laDirection Administrative et Financière (DAF).

En tant que Management Assistant, vous jouez un rôle clé dans le soutien quotidien de la direction financière. Sous la supervision du Directeur Financier, vous apportez un soutien administratif et organisationnel à la gestion du département.

Dans le cadre de votre mission de soutien à la Direction Financière, vous serez en charge des tâches suivantes :

• Gestion proactive de l’agenda de la Direction financière: planification et priorisation des réunions internes et externes, entretiens, déplacements, etc.
• Filtrage et traitement des communications selon leur importance: gestion des appels téléphoniques, courriers et e-mails
• Rédaction et diffusion de communication à la demande de la direction: e-mails, rapports, comptes rendus, notes internes et externes.
• Être l’interface entre le Directeur financier et les parties prenantes internes et externes.
• Suivi et mise à jour de dossiers spécifiques: documentation, cadeaux d’entreprise, procédure, conseil d’entreprise, comités spécifiques, etc.
• Soutien dans les recherches et analyses liées aux projets financiers, suivi des échéances et de l’avancement des initiatives du Directeur financier, coordination des demandes ou mises à jour interservices.
• Organisation et préparation des réunions : planification des réunions du conseil d’administration, des comités exécutifs et opérationnels, accueil des visiteurs, rédaction des ordres du jour, procès-verbaux et suivi des actions.
• Gestion documentaire : maintenance des systèmes d’archivage physique et numérique, organisation des documents financiers, rapports et présentations, en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.
• Rédaction de documents multilingues : rapports, comptes rendus et notes en néerlandais, français et anglais.
• Gestion administrative : création de bons de commande, traitement des notes de frais et remboursements.
• Création de présentations et supports visuels : PowerPoint et autres outils avec analyse de données, préparation de graphiques et tableaux.
• Support logistique : gestion des fournitures de bureau, coordination avec les fournisseurs et suivi des ressources administratives du département financier. Participation ponctuelle au suivi des budgets et dépenses du département.

Vous êtes un véritable pilier administratif, polyvalent et toujours prêt à relever les défis avec le sourire. Vos missions sont variées et requièrent rigueur, discrétion et sens de l’organisation.

Vos atouts pour réussir dans ce rôle :

• Vous avez acquis les connaissances grâce à une formation administrative (niveau Bachelier) ou une expérience équivalente.
• Une expérience dans un rôle similaire est un atout apprécié.
• Vous maitrisez le français, le néerlandais et l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous possédez d’excellentes compétences en communication et rédaction.
• Vous avez une bonne maîtrise de la suite Office et des outils informatiques courants.
• Une bonne connaissance de la terminologie et des rapports financiers est un réel atout.
• Vous avez un sens aigu de la confidentialité et du respect des normes de conformité. Vous traitez les informations sensibles avec discrétion, professionnalisme et fiabilité.
• Votre rigueur, sens de l’organisation, proactivité et autonomie sont les clés de votre réussite dans ce rôle aux tâches variées.
• Vous savez vous adapter aux changements de priorités et de plannings, et vous gérez la pression avec sang-froid, en respectant les délais serrés

POURQUOI devenir SPIEcialiste ?

• Le développement durable est notre SPIEcialité !
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Comment devenir spiecialiste ?

SPIEs'engage à promouvoir la diversité et veut garantir l'égalité deschances, de traitement et d'accès à nos procédures de sélection. Nousencourageons toutes les personnes à postuler à ses offres d'emploi quelque soit leur origine, couleur de peau, sexe, âge, orientation sexuelle,conviction philosophique et handicap.

Merci de noter qu’aucune candidature envoyée par un bureau de consultance externe ne sera acceptée si le bureau n’a pas été expressément mandaté pour cette recherche par SPIE Belgium .