Management assistant

SPIE Belgium; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Job summary

SPIE Belgium recherche un(e) Management Assistant pour soutenir la Direction Administrative et Financière (DAF). Sous la supervision du Directeur Financier, vous apportez un soutien administratif et organisationnel, gérez l’agenda, traitez les communications et assurez la diffusion des comptes rendus et rapports.

Vous assurez l’interface avec les parties prenantes, coordonnez les documents financiers et préparez les réunions du comité.

Qualifications

• Formation administrative (Bachelier) ou expérience équivalente.
• Bonne maîtrise du français, néerlandais et anglais (oral et écrit).
• Excellentes compétences en communication et rédaction.
• Maîtrise de la suite Office et des outils informatiques courants.

Responsibilities

• Gestion proactive de l’agenda du Directeur financier et des réunions.
• Filtrage et traitement des communications (appels, courriers, e-mails).
• Rédaction et diffusion de communications à la demande de la direction.
• Interface entre le Directeur financier et les parties prenantes internes et externes.
• Mise à jour et gestion documentaire (archives, rapports, présentations).
• Préparation des réunions (ordres du jour, procès-verbaux, actions).
• Support logistique et suivi des budgets et dépenses du département.

Skills

Multilingue FR/NL/EN

Rédaction professionnelle

Gestion administrative

Education

Bachelier en administratif

Tools

Suite Office

PowerPoint

Job description

Qui est spie Belgium ?

SPIE Belgium aide ses clients d'une part à concevoir et réaliser leurs équipements techniques et d'autre part, à exploiter et assurer la maintenance de leurs installations.

Qui est spie Belgium ?

SPIE Belgium aide ses clients d'une part à concevoir et réaliser leurs équipements techniques et d'autre part, à exploiter et assurer la maintenance de leurs installations.

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QUE FAIT UN.E SPIEcialiste Management assistant ?

SPIE est présent sur les chantiers industriels les plus diversifiés de Belgique. Nous aidons nos clients d’une part dans la conception et la construction de leurs équipements techniques et d’autre part dans l’exploitation et la maintenance de leurs installations.

SPIE Belgium recherche un(e) Management Assistant pour un contrat à durée indéterminée au sein de la Direction Administrative et Financière (DAF).

En tant que Management Assistant, vous jouez un rôle clé dans le soutien quotidien de la direction financière. Sous la supervision du Directeur Financier, vous apportez un soutien administratif et organisationnel à la gestion du département.

Dans le cadre de votre mission de soutien à la Direction Financière, vous serez en charge des tâches suivantes :

• Gestion proactive de l’agenda de la Direction financière : planification et priorisation des réunions internes et externes, entretiens, déplacements, etc.


• Filtrage et traitement des communications selon leur importance : gestion des appels téléphoniques, courriers et e-mails


• Rédaction et diffusion de communication à la demande de la direction : e-mails, rapports, comptes rendus, notes internes et externes.


• Être l’interface entre le Directeur financier et les parties prenantes internes et externes.


• Suivi et mise à jour de dossiers spécifiques : documentation, cadeaux d’entreprise, procédure, conseil d’entreprise, comités spécifiques, etc.


• Soutien dans les recherches et analyses liées aux projets financiers, suivi des échéances et de l’avancement des initiatives du Directeur financier, coordination des demandes ou mises à jour interservices.


• Organisation et préparation des réunions : planification des réunions du conseil d’administration, des comités exécutifs et opérationnels, accueil des visiteurs, rédaction des ordres du jour, procès-verbaux et suivi des actions.


• Gestion documentaire : maintenance des systèmes d’archivage physique et numérique, organisation des documents financiers, rapports et présentations, en garantissant la confidentialité et la sécurité des données.


• Rédaction de documents multilingues : rapports, comptes rendus et notes en néerlandais, français et anglais.


• Gestion administrative : création de bons de commande, traitement des notes de frais et remboursements.


• Création de présentations et supports visuels : PowerPoint et autres outils avec analyse de données, préparation de graphiques et tableaux.


• Support logistique : gestion des fournitures de bureau, coordination avec les fournisseurs et suivi des ressources administratives du département financier. Participation ponctuelle au suivi des budgets et dépenses du département.

QU'EST-CE QUI VOUS REND TELLEMENT SPIECIALISTE ?

Vous êtes un véritable pilier administratif, polyvalent et toujours prêt à relever les défis avec le sourire. Vos missions sont variées et requièrent rigueur, discrétion et sens de l’organisation.

Vos atouts pour réussir dans ce rôle :

• Vous avez acquis les connaissances grâce à une formation administrative (niveau Bachelier) ou une expérience équivalente.


• Une expérience dans un rôle similaire est un atout apprécié.


• Vous maitrisez le français, le néerlandais et l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit.


• Vous possédez d’excellentes compétences en communication et rédaction.


• Vous avez une bonne maîtrise de la suite Office et des outils informatiques courants.


• Une bonne connaissance de la terminologie et des rapports financiers est un réel atout.


• Vous avez un sens aigu de la confidentialité et du respect des normes de conformité. Vous traitez les informations sensibles avec discrétion, professionnalisme et fiabilité.


• Votre rigueur, sens de l’organisation, proactivité et autonomie sont les clés de votre réussite dans ce rôle aux tâches variées.


• Vous savez vous adapter aux changements de priorités et de plannings, et vous gérez la pression avec sang-froid, en respectant les délais serrés

POURQUOI devenir SPIEcialiste ?

• Le développement durable est notre SPIEcialité ! Grâce à des installations efficaces sur le plan énergétique et respectueuses de l'environnement, nos SPIEcialistes rendent chaque jour le monde un peu plus vert.


• SPIEcialistes de la convivialité ! Envie de démarrer dans une grande entreprise avec un esprit familial ? Nous sommes spécialisés dans la création de bonnes ambiances.


• Des SPIEcialistes heureux, c’est clairement notre objectif ! Comment reconnaître un.e SPIEcialiste ? A son large sourire, bien sûr ! Vous souhaitez également travailler sur des projets stimulants dans une atmosphère conviviale ? Alors deviens SPIEcialiste !

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