Logistics Administrative Assistant

JLL; Antwerpen; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

Extralegale voordelen

Job summary

JLL zoekt een gedreven medewerker voor de centrale receptie in Beerse/Geel. Je ontvangt goederen, regelt distributie en verzorgt administratieve taken zoals parcelregistratie en mailboxbeheer. Je ondersteunt ook de facturatie en bent inzetbaar als backup.

Deze daytime functie vereist klantgerichtheid, collegialiteit en een hands-on mentaliteit. Nederlands vloeiend, Engels basis, rijbewijs B. Fulltime bediendecontract.

Qualifications

• Dienstverlening en collegialiteit staan voorop.
• Zeer klantgericht handelen is vereist.
• Computervaardig en leergierig.
• Hands-on mentaliteit.
• Geen bezwaar tegen fysiek werk.
• Kunnen werken autonoom en als teamspeler.
• Verantwoordelijkheid nemen bij drukte.
• Flexibel en multi-inzetbaar.
• Goed georganiseerd en proactief.
• Goede communicatie in Nederlands (vloeiend) en Engels (bas).
• Rijbewijs B vereist.

Responsibilities

• Ontvangen van goederen en verdelen over de sites, inclusief administratieve verwerking: paketregistratie, telefoongesprekken met ontvangers, input en opvolging in het centrale systeem, afhandeling van mismatches.
• Ondersteunen van het facturatieproces.
• Zorg dragen voor correcte toewijzing van goederen aan eindgebruiker en correcte levering/facturering.
• Beheer van de algemene mailbox van de centrale receptie en doorsturen van inkomende mail naar juiste afdeling of persoon.
• Eventueel back-up voor ondersteuning bij afwezigheid van collega’s of extra hulp binnen de dienst.

Skills

Klantgericht

Computervaardig

Hands-on

Fysiek werk

Autonoom

Teamplayer

Verantwoordelijkheid

Flexibel

Organisatie

Communicatie NL

Rijbewijs B

Job description

Onze logistieke dienst is het centraal punt waaruit zaalschikkingen, verhuizingen, verdeling van post en pakketten en archivering worden aangestuurd. Deze vinden plaats op de site van onze klant te Beerse en Geel.

We zijn op zoek naar een gedreven medewerker die ons team aan de centrale receptie zal versterken. Dit omvat dat u zal instaan voor het ontvangen van goederen, en de bedeling hiervan op de sites. U doet hiervan ook de administratieve afhandeling: registratie van de pakketten, telefonische contacten met bestemmeling, input en opvolging van gegevens in het centraal systeem, opvolging van de “mismatching” en voor de facturatie hiervan. U zorgt ervoor dat goederen op een juiste manier gematcht worden met een eindgebruiker en dat de facturatie en de levering op een juiste manier kan plaatsvinden. U beheert de algemene mailbox van de centrale receptie en zorgt ervoor dat inkomende mails op de juiste plaats of aan de juiste persoon worden toegewezen. U bent daarnaast ook inzetbaar als back-up voor ondersteunende taken in afwezigheid van uw collega’s, of daar waar de dienst hulp nodig heeft.

Een functie in dagdienst: maandag 07:30-16:00 en dinsdag t.e.m. vrijdag 07:30-15:30. Permanentie binnen de dienst van dinsdag tot en met vrijdag tot 16:00 afwisselend in een beurtrol met je collega’s. Een bediendecontract met een aantrekkelijk salaris, aangevuld met extralegale voordelen.

Wij zoeken iemand die

• Dienstverlening en collegialiteit op de eerste plaats zet
• Zeer klantgericht is
• Computervaardig en leergierig is
• Een hands-on mentaliteit heeft
• Geen moeite heeft met fysiek werk
• Autonoom kan werken, zelfvertrouwen uitstraalt en een echte teamplayer is
• Verantwoordelijkheid kan opnemen ook wanneer er veel werk is
• Flexibel en multi-inzetbaar is
• Zich goed kan organiseren en proactief te werk gaat
• Goed kan communiceren in het Nederlands (vloeiend) en in het Engels (basis)
• In het bezit is van een rijbewijs B

Wij bieden

• Een functie in dagdienst: maandag 07:30-16:00 en dinsdag t.e.m. vrijdag 07:30-15:30.
• Permanentie binnen de dienst van dinsdag tot en met vrijdag tot 16:00 afwisselend in een beurtrol met je collega’s.
• Een bediendecontract met een aantrekkelijk salaris, aangevuld met extralegale voordelen.

In this role, you will be responsible for

• receiving goods and distributing them across the sites. handling the related administrative tasks, including parcel registration, telephone communication with recipients, data input and follow-up in the central system, handling mismatches
• supporting the invoicing process.
• ensuring that goods are correctly matched with the end user and that invoicing and deliveries are completed accurately and efficiently.
• Managing the general mailbox of the central reception and ensure that incoming emails are forwarded to the correct department or person.
• In addition, you may act as a backup for supporting tasks during colleagues’ absences or whenever additional support is needed within the department.

We are looking for someone who

• Puts service orientation and teamwork first
• Is highly customer-focused
• Has good computer skills and is eager to learn
• Has a hands-on mentality
• Is comfortable with physical work
• Can work autonomously, shows confidence, and is a true team player
• Can take responsibility, even during busy periods
• Is flexible and versatile
• Is well organized and proactive
• Communicates well in Dutch (fluent) and English (basic)
• Holds a valid category B driving license

We Offer

• A daytime position with working hours:Monday: 07:30-16:00Tuesday to Friday: 07:30-15:30
• Rotational duty coverage within the department from Tuesday to Friday until 16:00, shared with colleagues
• An employee contract with an attractive salary package, supplemented by additional fringe benefits

Dans ce rôle, vous serez responsable de

• la réception des marchandises et leur distribution sur les différents sites ;
• la gestion des tâches administratives associées, notamment l’enregistrement des colis, la communication téléphonique avec les destinataires, l’encodage et le suivi des données dans le système central, ainsi que le traitement des anomalies ;
• le soutien au processus de facturation ;
• la garantie que les marchandises soient correctement attribuées à l’utilisateur final et que la facturation ainsi que les livraisons soient effectuées de manière précise et efficace ;
• la gestion de la boîte mail générale de la réception centrale et l’orientation des e-mails entrants vers le bon département ou la bonne personne.

Nous recherchons une personne qui

• accorde une grande importance au service et à l’esprit d’équipe ;
• est fortement orientée client ;
• possède de bonnes compétences informatiques et a envie d’apprendre ;
• a une mentalité pratique et proactive ;
• est à l’aise avec le travail physique ;
• peut travailler de manière autonome, fait preuve d’assurance et possède un véritable esprit d’équipe ;
• sait prendre des responsabilités, même en période de forte activité ;
• est flexible et polyvalente ;
• est organisée et proactive ;
• communique aisément en néerlandais (courant) et en anglais (niveau de base) ;
• possède un permis de conduire catégorie B valide.

Nous offrons

• un poste de jour avec les horaires suivants : lundi : 07h30-16h00 mardi à vendredi : 07h30-15h30
• une permanence tournante au sein du département du mardi au vendredi jusqu’à 16h00, partagée avec les collègues ;
• un contrat employé avec un package salarial attractif, complété par des avantages extralégaux.