Legal Ops & Admin Assistant - Proactive & Precise

Jobat; Antwerpen; Sur place; EUR 30 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat zoekt voor een internationale en toonaangevende speler in de professionele dienstverlening een administratieve ondersteuning die proactief agenda's beheert, vergaderingen organiseert en documenten voorbereidt.

Je verwerkt dossieradministratie, ondersteunt onboarding van cliënten en verzorgt communicatie met cliënten en interne stakeholders. Daarnaast help je bij business development en procesverbeteringen in een dynamische omgeving.

Responsabilités

• Proactief beheren van complexe agenda's en coördineren van interne en externe afspraken.
• Organiseren van vergaderingen, inclusief reserveren van vergaderruimtes, catering en technische ondersteuning.
• Voorbereiden en opvolgen van agenda's, presentaties en vergaderdocumentatie.
• Opstellen, aanpassen en formatteren van professionele documenten volgens interne kwaliteitsstandaarden.
• Ondersteunen bij cliëntonboarding en het beheren van klantgegevens in de systemen.
• Verwerken van dossieradministratie, archivering en correcte registratie van werkzaamheden.
• Behandelen van telefonische en schriftelijke communicatie met cliënten en interne stakeholders.
• Organiseren van zakenreizen, inclusief vervoer, verblijven en praktische regelingen.
• Administratieve ondersteuning bieden bij conflictchecks, audits en compliance-gerelateerde processen.
• Assisteren bij business development- en marketingactiviteiten.
• Meedenken over procesverbeteringen en bijdragen aan een efficiënte werking van het team.
• Nauw samenwerken met collega's binnen het assistententeam om een uitstekende dienstverlening te garanderen.

Description du poste

Jobat zoekt voor een internationale en toonaangevende speler in de professionele dienstverlening een administratieve ondersteuning die proactief agenda's beheert, vergaderingen organiseert en documenten voorbereidt.

Je verwerkt dossieradministratie, ondersteunt onboarding van cliënten en verzorgt communicatie met cliënten en interne stakeholders. Daarnaast help je bij business development en procesverbeteringen in een dynamische omgeving.