Internationale Evenementen: Administratief Specialist

KU Leuven; Vlaams-Brabant; Sur place; EUR 22 000 - 36 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Verlofdagen

Bedrijfsfiets

Opleidingsmogelijkheden

Résumé du poste

KU Leuven zoekt een Administratief Medewerker Internationale Evenementen binnen de dienst Externe Relaties, Congressen en Evenementen. Je biedt administratieve ondersteuning bij inkomende delegaties, missies en andere internationale evenementen en werkt nauw samen met interne en externe partners.

Je beheert mailboxen, stelt programma's op, plant overlegmomenten en verzorgt praktische voorbereidingen zoals zaalreserveringen, catering en CRM-beheer.

Qualifications

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring in een internationale omgeving of internationale context is een pluspunt.
• Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je drukt je vlot uit in het Nederlands én het Engels. Kennis van het Frans is een meerwaarde.
• Je behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende dossiers gelijktijdig lopen.
• Je bent organisatorisch sterk en denkt proactief mee over oplossingen.
• Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je past je communicatiestijl moeiteloos aan aan uiteenlopende doelgroepen, waaronder internationale bezoekers en stakeholders.
• Je bent vertrouwd met Microsoft Office-toepassingen zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
• Kennis van CRM-systemen is een pluspunt of je bent bereid je hierin te verdiepen.
• Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je beschikt over sterke sociale vaardigheden, bent diplomatiek en werkt graag samen met diverse partners.
• Je bent stressbestendig en kan werken met strakke deadlines.
• Je bent bereid om indien nodig 's avonds of uitzonderlijk in het weekend ondersteuning te bieden bij evenementen.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B.

Responsabilités

• Ondersteunt bij de organisatie van inkomende delegaties en internationale evenementen.
• Beheert diverse mailboxen en verwerkt aanvragen tijdig.
• Stelt programma's op voor internationale delegaties en plant overlegmomenten.
• Verzorgt praktische evenementenvoorbereidingen zoals zaalreservaties, catering en audiovisuele ondersteuning.
• Ondersteunt de CRM-database en gegevensregistratie van delegaties en missies.
• Begeleidt jobstudenten en vrijwilligers waar nodig.
• Draagt bij aan efficiënte administratieve processen en samenwerking binnen de afdeling.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Organisatie

Communicatie

Taalvaardigheden NL/EN

MS Office

CRM-systemen

Teamwerk

Stressbestendigheid

Rijbewijs B

Formation

Bachelor diploma

Outils

Microsoft Office

CRM-systemen

Description du poste

KU Leuven zoekt een Administratief Medewerker Internationale Evenementen binnen de dienst Externe Relaties, Congressen en Evenementen. Je biedt administratieve ondersteuning bij inkomende delegaties, missies en andere internationale evenementen en werkt nauw samen met interne en externe partners.

Je beheert mailboxen, stelt programma's op, plant overlegmomenten en verzorgt praktische voorbereidingen zoals zaalreserveringen, catering en CRM-beheer.