Administratieve medewerker internationale evenementen

KU Leuven; Leuven; Sur place; EUR 20 000 - 31 000; Plein temps

Résumé du poste

KU Leuven in Leuven zoekt een administratief medewerker internationale evenementen om de organisatie van inkomende delegaties en buitenlandse missies te ondersteunen. Je beheert mailboxen, verwerkt aanvragen en ondersteunt bij programma's.

Je plant overlegmomenten, bereidt zaal-, catering- en AV-voorzieningen voor en verzorgt hotel- en restaurantboekingen. Je draagt bij aan CRM-beheer en aan dienstreizen voor het college en de relatiebeheerprojecten.

Responsabilités

• Bied je administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen.
• Volg je diverse mailboxen op en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen.
• Ondersteun je bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties.
• Plan en organiseer je overlegmomenten met interne en externe stakeholders.
• Sta je in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie.
• Vraag je offertes op en verzorg je de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen.
• Werk je mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties.
• Zorg je voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen.
• Ondersteun je de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur.
• Werk je mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's.
• Ondersteun je collega's bij de organisatie van grotere evenementen en ben je, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen.
• Denk je actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling.
• Begeleid je waar nodig jobstudenten en vrijwilligers.

Description du poste

Als administratief medewerker internationale evenementen:

• Bied je administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen.
• Volg je diverse mailboxen op en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen.
• Ondersteun je bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties.
• Plan en organiseer je overlegmomenten met interne en externe stakeholders.
• Sta je in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie.
• Vraag je offertes op en verzorg je de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen.
• Werk je mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties.
• Zorg je voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen.
• Ondersteun je de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur.
• Werk je mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's.
• Ondersteun je collega's bij de organisatie van grotere evenementen en ben je, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen.
• Denk je actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling.
• Begeleid je waar nodig jobstudenten en vrijwilligers.