Gestionnaire administratif(ve)

XLG; Belgique; À distance; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

GSM et abonnement

Laptop fourni

20 jours de congés + 6 RTT

Résumé du poste

XLG recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer la gestion documentaire et les procédures liées aux chantiers amiante. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes terrain, les clients et les administrations, et veillerez à la conformité des dossiers et des délais.

Le poste est un remplacement en intérim, avec un package salarial attractif et des opportunités d’évolution au sein d’un groupe belge en croissance.

Qualifications

• Diplôme en administration, secrétariat ou formation similaire.
• Expérience administrative souhaitée pour être opérationnel(le) rapidement.
• Maîtrise de Office 365 (Outlook, Word, Excel) et d’un ERP de gestion de chantiers.
• Goût pour les procédures administratives liées au secteur amiante.
• Excellente organisation et gestion du temps.

Responsabilités

• Gérer la documentation: préparer, mettre à jour et archiver les dossiers techniques et rédiger les PV de réunion.
• Assurer les procédures réglementaires amiante: notifications de travaux, permis et déclarations aux autorités.
• monter les dossiers techniques: plans de gestion, plans de travaux et fiches de suivi.
• Soutenir les équipes terrain: préparer les classeurs chantiers et les documents de réception des travaux.
• Suivre l’avancement des chantiers: mettre à jour les tableaux de bord et réaliser le reporting administratif.
• Gérer la facturation et les dossiers clients: bons de commande et relances.

Connaissances

Office 365

ERP

Organisation

Gestion documentaire

Communication

Formation

Diplôme administration/secrétariat

Expérience administrative

Outils

ERP chantier

Description du poste

Tu aimes quand ça bouge, tu gères l’administratif comme personne et tu veux avoir un vrai impact sur des chantiers techniques sensibles ? Alors ce poste est fait pour toi!

Contrat à durée déterminée, Intérim

Ta mission

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) organisé(e), rigoureux(se) et à l’aise dans un environnement technique. Tu maîtrises les outils bureautiques, tu gères plusieurs dossiers en parallèle et tu as une réelle appétence pour les procédures administratives liées aux chantiers amiante. Tu communiques clairement, tu assures un suivi administratif impeccable et tu travailles efficacement avec les équipes terrain, les clients et les administrations.

Tes responsabilités sont les suivantes:

• Tu gères la documentation : tu prépares, mets à jour et archives les dossiers techniques, tu suis les échéances et tu rédiges les PV de réunion.
• Tu assures les procédures réglementaires amiante : tu complètes les notifications de travaux, les permis d’environnement et les déclarations aux autorités.
• Tu montes les dossiers techniques : plans de gestion, plans de travaux, schémas, fiches de suivi, documents de traçabilité des déchets.
• Tu soutiens les équipes terrain : tu prépares les classeurs chantiers, les dossiers d’ouvrages exécutés et les documents de réception des travaux.
• Tu suis l’avancement des chantiers : tu mets à jour les tableaux de bord et tu réalises le reporting administratif.
• Tu gères la facturation et les dossiers clients : bons de commande, PV de réception, relances et suivi administratif complet.
• Tu organises et coordonnes : gestion d’agendas, planification des réunions, circulation des informations.
• Tu garantis la conformité : tu vérifies les pièces justificatives, les délais légaux et la validité des formations et habilitations.

Ton profil

• Tu es titulaire d’un diplôme en administration, secrétariat ou formation similaire et tu veux mettre tes compétences au service d’un métier à forte responsabilité.
• Tu disposes idéalement d’une expérience administrative qui te permet d’être rapidement opérationnel(le) dans ce contrat de remplacement.
• Tu maîtrises parfaitement la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel) et idéalement un ERP/logiciel de gestion de chantiers.
• Tu apprécies les tâches administratives et tu aimes apporter de la structure dans un secteur technique comme le désamiantage.
• Tu t’exprimes clairement en français, que ce soit à l’oral ou à l’écrit, indispensable pour communiquer avec les équipes terrain, les clients et les administrations.
• Tu es organisé(e) et tu gères ton temps efficacement, même lorsque plusieurs dossiers avancent en parallèle.
• Tu as le sens du détail : tu travailles avec précision, fiabilité et minutie, ce qui est crucial dans un secteur réglementé comme l’amiante.
• Tu sais travailler seul(e) tout en collaborant facilement avec les équipes internes et les intervenants externes.
• Tu connais les métiers du bâtiment ou tu t’intéresses de près à cet univers terrain.

L'offre

• Un contrat de remplacement avec un package salarial attractif : GSM et abonnement, laptop, 20 jours de congés + 6 jours RTT.
• Un rôle terrain enrichissant : Tu seras au cœur de l’action et garantiras l’excellence de nos réalisations.
• Une entreprise à forte valeur humaine : Des équipes engagées et une culture axée sur la collaboration.
• Un environnement stimulant : Des projets d’envergure dans un secteur exigeant et innovant.
• Des opportunités de développement personnel : Formations, accompagnement et progression de carrière.

À propos de l'organisation

Avec plus de 6 000 collaborateurs, XLG est une véritable success story belge. En forte croissance, nous nous appuyons sur nos talents et nos valeurs pour poursuivre notre expansion en Belgique, en France et au Luxembourg dans nos métiers techniques, dans le Facility Management et le secteur des titres-services.

Nous évoluons dans un environnement très dynamique et challengeant, où chaque jour nous réserve des surprises. L’agilité, l’audace, le sens du client, le goût de la performance, la bienveillance et la collaboration sont au cœur de notre ADN.

Rejoindre XLG, c’est faire partie d’une équipe de dingue, ambitieuse et avide d’entreprendre ! Tu auras un vrai impact sur le développement du groupe et tu contribueras à construire une culture innovante, humaine et engagée.

Ce qui caractérise XLG : Être plus fort grâce à nos différences. Nos différents métiers, nos différents backgrounds ou origines font de nous une équipe solide, flexible et ultra-compétente.