Export Specialist / Dossierbeheerder

Vandelis; Merelbeke; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Ecocheques

Hospitalisatieverzekering

Niet-recurrente bonus

Extra-legale vakantiedagen

Job summary

Vandelis zoekt een ervaren Export Specialist / Dossierbeheerder in een meertalig team. Je beheert een eigen internationale klantenportefeuille en plant, coördineert en volgt dossiers op van productieplanning tot afhaling in de haven.

Je werkt met fabrieken wereldwijd en bewaakt deadlines, documenten en transport. Een veelzijdige functie met interne en externe samenwerking en groeimogelijkheden in een internationaal georiënteerd bedrijf.

Qualifications

• Bachelordiploma en enkele jaren relevante ervaring in logistiek dossierbeheer.
• Nauwkeurig, georganiseerd en resultaatgericht werken.
• Verantwoordelijkheid nemen voor het volledige proces en dossiers actief opvolgen.

Responsibilities

• Maandelijkse leveringsplanning opmaken en afstemmen met de fabriek.
• Organiseren van de volledige goederenstroom: transport boeken, instructies aan rederijen, planning volgen.
• Opstellen van pro-forma- en handelsfacturen; zorgen voor correcte verschepings- en invoerdocumenten.
• Snel knelpunten signaleren en oplossingen uitwerken door afstemming met partners.

Skills

Nauwkeurig

Organisatievermogen

Verantwoordelijkheidsgevoel

Communicatie (Nederlands/Engels/Frans)

Education

Bachelordiploma

Job description

Wij zijn op zoek naar een ervaren Export Specialist / Dossierbeheerder als nieuwe collega voor ons meertalig team van Export specialisten.

• Als Export Specialist krijg je de volledige verantwoordelijkheid over een eigen portefeuille van internationale klanten. Zodra het sales team een contract heeft afgesloten, neem jij de verdere organisatie in handen. Je plant, coördineert en volgt het volledige dossier op: vanaf de inplanning van de productie bij de fabriek tot en met de afhaling van de goederen in de haven van bestemming door de klant.
• Je werkt daarbij samen met de fabrieken in onder meer Singapore, Maleisië en Indonesië. Onze producten worden wereldwijd geleverd, met een sterke focus op Noord- en West-Afrika, het Midden-Oosten, de Golfstaten en Centraal-Azië.
• Deze functie richt zich bewust tot iemand met enkele jaren relevante ervaring in logistiek dossierbeheer. Je krijgt een grotere en complexere klantenportefeuille toegewezen en beschikt over de zelfstandigheid en beslissingsruimte om je dossiers van A tot Z te organiseren. Je bent het centrale aanspreekpunt voor jouw dossiers dat alle partijen, documenten en deadlines met elkaar verbindt.

Jouw rol binnen het exportteam

• Je maakt voor jouw klanten de maandelijkse leveringsplanning op en stemt deze nauwkeurig af met de fabriek. Daarbij houd je rekening met de gemaakte contractafspraken, de productiecapaciteit en de beschikbare transportmogelijkheden.
• Vervolgens organiseer je de volledige goederenstroom. Je boekt en coördineert het transport, geeft duidelijke instructies aan de rederijen en bewaakt de correcte en tijdige uitvoering ervan. Je houdt daarbij overzicht over verschillende gelijktijdige dossiers en deadlines en volgt de status van je planning dagelijks op.
• Ook de administratieve en documentaire afhandeling ligt volledig in jouw handen. Je stelt pro-forma- en handelsfacturen op en zorgt ervoor dat alle vereiste verschepings- en invoerdocumenten correct en tijdig beschikbaar zijn. Denk daarbij aan bills of lading, paklijsten, analyse- en laboratoriumcertificaten en oorsprongscertificaten.
• Loopt een productieplanning of een transport anders dan gepland? Dan wacht je niet af. Je brengt snel de situatie in kaart, stemt af met de juiste partners en neemt initiatief om tot een werkbare oplossing te komen. Dankzij jouw ervaring kun je prioriteiten bepalen, risico’s tijdig herkennen en waar nodig bijsturen.

Wat deze rol boeiend en betekenisvol maakt

• Je werkt nauw samen met je collega’s binnen het sales- exportteam. Door informatie helder te delen en goed af te stemmen, zorg je ervoor dat commerciële afspraken ook operationeel correct en klantgericht worden uitgevoerd.
• Je komt terecht in een hecht en meertalig team van Export Specialisten, waarin expertise, open communicatie en samenwerking centraal staan.
• Je krijgt een veelzijdige functie met een uitgesproken internationaal karakter en draagt verantwoordelijkheid over de volledige planning en opvolging van jouw klantendossiers.
• De combinatie van complexe goederenstromen, contacten met internationale productie- en logistieke partners en de ruimte om zelfstandig beslissingen te nemen en oplossingen uit te werken, maakt dit een rol waarin jouw expertise echt tot haar recht komt.

Wat jij meebrengt

• Je beschikt over een bachelordiploma en enkele jaren relevante ervaring in logistiek dossierbeheer, internationale handel of exportadministratie.
• Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en resultaatgericht.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor het volledige proces: je maakt de planning op, houdt deze in elke fase nauwgezet en tot in detail up-to-date en volgt je dossiers actief op.
• Je wacht niet af, maar signaleert tijdig knelpunten, onderneemt de nodige acties en zorgt ervoor dat elk dossier correct en tijdig wordt afgerond.

Daarnaast:

• doorgrond je problemen snel, onderscheid je vlot hoofd- van bijzaken en leg je logische verbanden;
• ben je leergierig en beschik je over het vermogen om nieuwe processen en systemen snel te doorgronden en je eigen te maken;
• blijf je rustig en doeltreffend bij onverwachte wijzigingen, strakke deadlines en wisselende prioriteiten;
• denk je klantgericht en oplossingsgericht;
• communiceer je helder en professioneel met interne en externe partners;
• werk je zelfstandig én teamgericht;
• bouw je samenwerkingen op vanuit vertrouwen en respect;
• beheers je professioneel Nederlands en druk je je vlot uit in het Engels en Frans;

1.Een internationale en gevarieerde functie

Je werkt samen met collega’s en partners uit verschillende landen en culturen. Geen dag is hetzelfde: je schakelt voortdurend tussen klanten, fabrieken, transportpartners, documenten en planningen.

2.Een sterke start én blijvende ontwikkeling

Tijdens je eerste maanden krijg je een intensieve on-the-jobopleiding en persoonlijke begeleiding. Zo leer je onze klanten, producten, markten en specifieke bedrijfsprocessen grondig kennen. Ook daarna blijven professionele groei en verdere ontwikkeling een vast onderdeel van je functie.

3.Een gezonde werk-privébalans

Je werkt binnen een dagregeling met flexibele starturen en zonder overtime of weekendwerk.

Zo blijft er naast je werk voldoende ruimte voor gezin, sport, hobby’s en ontspanning.

4.Een aantrekkelijk en volledig loonpakket

Je ontvangt een marktconform loon dat aansluit bij jouw ervaring en verantwoordelijkheden, aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen (maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, niet-recurrente bonus en 2 extra-legale vakantiedagen bovenop de 20 legale vakantiedagen). We bieden je een vaste functie binnen een financieel gezonde en groeiende onderneming.

5.Een aangename en toekomstgerichte werkomgeving

Vandaag werk je vanuit onze locatie in Merelbeke, aan de rand van Gent en vlot bereikbaar via de autosnelweg. Je komt terecht in een comfortabele werkomgeving met een uitgeruste keuken, een zonnig terras en gratis parkeergelegenheid.

Binnen ongeveer twee jaar verhuizen we naar onze nieuwe vestiging in Evergem-Rieme, waar we een moderne en toekomstgerichte werkplek bouwen die onze verdere groei ondersteunt.