Dossierbeheerder Kwaliteitsrekeningen & Tuchtdossiers

Gerechtsdeurwaarders; Sint-Gillis; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijd- en cadeaucheques

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Verplaatsingskostenvergoeding

2 dagen telewerk per week

Job summary

De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders (NKGB) zoekt een dossierbeheerder die administratieve opvolging verzorgt van controles op kwaliteitsrekeningen, klachten en tuchtdossiers binnen een juridisch maatschappelijk kenniscentrum. Je werkt nauw samen met de controlecommissie en juridische dienst, en beheert de communicatie en archivering met diverse partijen.

Je rapporteert aan de coördinator vertalingen & tuchtdossiers.

Qualifications

• Bachelordiploma in rechtspraktijk of organisatie en management of gelijkwaardige ervaring.
• Minstens 2 jaar dossierbeheerervaring of een complexe administratieve functie.
• Goede schriftelijke communicatie in Nederlands en Frans; mondeling in beide talen.
• Sterk georganiseerd; werkt systematisch en haalt deadlines.
• Proactieve teamspeler met discretie en integriteit.
• Vlot met Microsoft Office en interesse in nieuwe technologieën.

Responsibilities

• Administratieve opvolging van controles op kwaliteitsrekeningen en klachten.
• Notuleren en verslaggeving voor de controlecommissie.
• Mailboxbeheer en archivering, communicatie met betrokkenen.
• Volgen van aangiften in het digitale platform en signaleren van anomalieën.
• Begeleiden van bedrijfsrevisoren bij kantoorcontroles.
• Opstellen en verzenden van professionele briefwisseling.
• SPOC voor klagers, gerechtsdeurwaarders en auditoraat.
• Rapporteren aan coördinator vertalingen & tuchtdossiers.

Skills

Dossierbeheer ervaring

Taalvaardigheid NL/FR

Organisatievermogen

Proactieve werkhouding

Teamspeler

Microsoft Office bekwaamheid

Education

Bachelor in rechtspraktijk of organisatie en management

Graduaat in juridisch-administratieve ondersteuning

Tools

Microsoft Office

Job description

De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders van België (NKGB) en haar juridisch maatschappelijk kenniscentrum voor gerechtsdeurwaarders (SAM-TES) en het Solidariteitsfonds (SoFo)

Jobomschrijving

De Nationale Kamer van Gerechtsdeurwaarders (NKGB) is het beroepsorgaan van alle Belgische gerechtsdeurwaarders, kandidaat-gerechtsdeurwaarders en stagiair-gerechtsdeurwaarders. Samen met haar juridisch maatschappelijke kenniscentrum (SAM-TES) en het Solidariteitsfonds (SoFo) garandeert zij een kwaliteitsvolle dienstverlening aan het beroep (op vlak van administratieve en juridische ondersteuning, IT, communicatie en opleiding), controleert ze de goede werking van haar leden en behartigt ze hun belangen.

Wij zijn een betrouwbare en transparante partner. We nemen onze verantwoordelijkheid, bouwen eerlijke relaties op en werken samen aan oplossingen die aansluiten op de behoeften van de maatschappij. Met respect, openheid en een toekomstgerichte aanpak streven we ernaar verwachtingen te overtreffen en meerwaarde te creëren binnen onze organisatie en daarbuiten.

Onze 50 medewerkers zijn actief vanuit Sint-Gillis.

De administratieve dienst telt 12 medewerkers en heeft een divers takenpakket: de opvolging van de stages van stagiair-gerechtsdeurwaarders, het beheer van de controles op de derdenrekeningen en van de klachten, vertalingen, agendabeheer, administratieve opzoekingen en briefwisseling. Ook het facilitair beheer wordt binnen dit team opgevolgd. Dit alles binnen een context van regelmatig wijzigende wet- en regelgeving waarbij de nadruk ligt op digitalisering.

Als dossierbeheerder sta je in voor de administratieve opvolging van de controles op de kwaliteitsrekeningen van de gerechtsdeurwaarders en van de klachten en tuchtdossiers tegen gerechtsdeurwaarders.

Ter ondersteuning van de controlecommissie kwaliteitsrekeningen:

neem je deel aan de maandelijkse vergaderingen van de commissie (bestaande uit 2 voorzitters, 2 verslaggevers en 2 bedrijfsrevisoren van elke taalrol), bereid je de dagorde voor, noteer je de beslissingen en verzorg je het verslag achteraf aan de leden van de commissie. Voor (complexe) juridische vragen word je ondersteund door de juridische dienst;

beheer je de mailbox van de commissie: communicatie met verschillende betrokkenen (gerechtsdeurwaarders, advocaten, bedrijfsrevisoren/accountants/boekhouders, banken, andere diensten van de NKGB) en dispatching van de mails aan de bevoegde personen en archivering waar nodig;

volg je in het digitaal platform voor (kandidaat-)gerechtsdeurwaarders per kwartaal op welke (verplichte en confidentiële) aangiften je van hen hebt ontvangen, en informeer je de commissie over anomalieën;

begeleid je de bedrijfrevisoren in de administratie tijdens de controles op gerechtsdeurwaarderskantoren door de opmaak en tijdige opvolging van dossiers;

sta je in voor het opstellen en verzenden van professionele briefwisseling, o.a. mandaten naar de controleurs, kennisgeving naar de gerechtsdeurwaarders, enz.

Ter ondersteuning van het tuchtauditoraat:

zorg je, in samenwerking met je collega binnen de cel tuchtdossiers, voor een tijdige administratieve opvolging van binnenkomende klachten tegen (kandidaat-)gerechtsdeurwaarders;

garandeer je een correcte en grondige afhandeling volgens de artikels van het “Huishoudelijk reglement voor het auditoraat” en het “Huishoudelijk reglement van de tuchtraad”;

maak je de nodige dossiers klaar voor de juridisch adviseurs (7 collega’s) en het auditoraat (3 Franstalige en 3 Nederlandstalige gerechtsdeurwaarders);

fungeer je als SPOC voor alle betrokken partijen (klager, gerechtsdeurwaarder, juridisch adviseur, auditoraat), en informeer je hen tijdig over evoluties in de dossiers.

Waar nodig help je collega’s met administratieve taken: telefonisch onthaal, omzendbrieven en communicatie naar de beroepsgroep, archivering, gegevenscodering en meer.

Je rapporteert aan de coördinator cel vertalingen & tuchtdossiers.

• Je bezit een bachelordiploma in rechtspraktijk of organisatie en management, een graduaat in juridisch-administratieve ondersteuning, of beschikt over een gelijkwaardige ervaring;
• Je kan een succesvolle ervaring van minstens 2 jaar voorleggen binnen dossierbeheer of een complexe administratieve functie;
• Belangrijker dan ervaring in de juridische sector is jouw nieuwsgierigheid om de wereld van de gerechtsdeurwaarders te leren kennen;
• Je kan foutloos geschreven communiceren in het Nederlands en het Frans, en drukt je ook mondeling voldoende vlot uit in beide talen;
• Door je sterke organisatievermogen, weet je de verschillende opdrachten en dossiers op een systematische manier en binnen de deadlines af te werken;
• Je bent een proactieve doener die energie krijgt van het oplossen van onverwachte situaties;
• Je bent een teamspeler die met plezier anderen helpt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en garant staat voor het afleveren van kwaliteit;
• Je kan vlot werken met het Microsoft Office-pakket en hebt interesse in nieuwe technologieën.

Wij bieden

• Een gevarieerde job met stimulerende verantwoordelijkheden en ruimte voor nieuwe initiatieven.
• Een dynamische werkomgeving, die handelt volgens deze waarden: respect, integriteit, transparantie, samenwerking en servicegerichtheid.
• Stabiliteit: een 4/5de tot voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur.
• Marktconforme verloning.
• Maaltijd- en cadeaucheques.
• Hospitalisatieverzekering.
• Groepsverzekering.
• Terugbetaling van de verplaatsingskosten.
• Een werkplek die gemakkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer (trein, metro, tram).
• De mogelijkheid tot 2 dagen telewerk per week.
• Voor meer informatie over deze vacature of selectieprocedure kan je contact opnemen met Sarah Scheerlinck via [e-mail] of 02 533 98 06.