BALTEAU- Assistant(e) de Projet

BETUNED; Antwerpen, Sprimont; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

BETUNED recherche un(e) Assistant(e) de Project Manager pour soutenir la gestion quotidienne des projets au sein de notre équipe belge. Vous assurez le suivi administratif, organisez les réunions et coordonnez les documents entre les services et les clients.

Vous manipulez les impressions et scans, gérez les accès sites et les références IMS, et contribuerez à la traçabilité des dossiers As-Built et à la préparation des fiches techniques. Poste exige rigueur, polyvalence et sens du service.

Responsabilités

• Assister le Project Manager dans la gestion quotidienne des projets et rechercher rapidement l’information auprès des services compétents.
• Suivre l’administration des projets : courriers, emails, documents, et planifier les réunions selon disponibilités.
• Gérer les impressions, scans et supports administratifs : imprimer, scanner, préparer les documents et vérifier leur conformité.
• Gérer les accès aux sites et exigences administratives clients : constituer les dossiers d’accès et transmettre les documents dans les délais.
• Centraliser les documents projets dans les bases IMS et assurer la traçabilité des dossiers.
• Gérer les obligations ONSS, Checkin@Work et déclarations sociales : DIMONA, LIMOSA et suivi Checkin@Work.
• Assurer le support informatique et la gestion des plateformes clients (Smartsheet et outils internes).
• Suivre la documentation fournisseurs et équipements (plaques signalétiques, etc.) et classer les dossiers As-Built.
• Constituer et finaliser les fiches signalétiques et les dossiers As-Built, et assurer les retours clients jusqu’à validation.
• Préparer les documents de réception et suivre les garanties et cautions bancaires.
• Constituer les fiches techniques projets et rassembler les informations techniques nécessaires pour les fiches.

Description du poste

• Assister le Project Manager dans la gestion quotidienne des projets : Vous vous tenez en permanence à disposition du Project Manager attitré et allez chercher rapidement l’information auprès des services compétents.
• Assurer le suivi administratif et organisationnel des projets : Vous gérez les courriers, emails, recommandés et communications administratives. Vous traduisez les documents techniques en anglais et néerlandais si nécessaire et planifiez les réunions projets selon les disponibilités des parties prenantes.
• Gérer les impressions, scans et supports administratifs projets : Vous imprimez, scannez et pliez les plans selon les versions validées, préparez les documents nécessaires aux réunions et chantiers, et vérifiez la conformité des documents avant diffusion. Vous maintenez un classement administratif clair et structuré.
• Gérer les accès aux sites et exigences administratives clients : Vous identifiez les documents requis pour accéder aux sites clients, collectez les certificats, attestations et documents obligatoires, et transmettez les documents dans les délais imposés par les clients.
• Gérer et maintenir les bases de données documentaires IMS : Vous centralisez les documents projets dans les bases IMS dédiées, maintenez les bases de données à jour tout au long du projet et garantissez la traçabilité documentaire des projets.
• Gérer les obligations ONSS, Checkin@Work et déclarations sociales : Vous créez les déclarations ONSS lors du démarrage des chantiers, gérez les déclarations DIMONA et LIMOSA selon les exigences, et assurez le suivi Checkin@Work selon le planning hebdomadaire.
• Assurer le support informatique et la gestion des plateformes clients : Vous apportez un support de premier niveau sur Smartsheet et outils internes, et gérez les plateformes clients dédiées au suivi des projets.
• Assurer le suivi de la documentation fournisseurs et équipements : Vous collectez les documents fournisseurs issus des chantiers (plaques signalétiques, etc.), scannez, classez et conservez les documents pour les dossiers As-Built.
• Constituer et finaliser les dossiers As-Built : Vous analysez les exigences clients relatives aux dossiers As-Built, créez les tables des matières et structures documentaires, et gérez les allers-retours clients jusqu’à validation finale.
• Assurer le suivi des réceptions et garanties contractuelles : Vous préparez les documents de réception provisoire et définitive, gérez le suivi des cautionnements et garanties bancaires, et envoyez les courriers nécessaires aux différentes étapes.
• Constituer les fiches signalétiques projets : Vous créez les fiches descriptives de chaque projet réalisé, rassemblez photos, descriptions et données clés projets, structurez les informations pour communication et références futures, et contribuez à la valorisation des réalisations Balteau.
• Assister à la préparation des fiches techniques projets : Vous rassemblez les informations techniques nécessaires aux fiches et créez un premier draft de fiche technique.