Assistant de Projet — Gestion Administrative & Traçabilité

BETUNED; Antwerpen, Sprimont; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

BETUNED recherche un(e) Assistant(e) de Project Manager pour soutenir la gestion quotidienne des projets au sein de notre équipe belge. Vous assurez le suivi administratif, organisez les réunions et coordonnez les documents entre les services et les clients.

Vous manipulez les impressions et scans, gérez les accès sites et les références IMS, et contribuerez à la traçabilité des dossiers As-Built et à la préparation des fiches techniques. Poste exige rigueur, polyvalence et sens du service.

Responsabilités

• Assister le Project Manager dans la gestion quotidienne des projets et rechercher rapidement l’information auprès des services compétents.
• Suivre l’administration des projets : courriers, emails, documents, et planifier les réunions selon disponibilités.
• Gérer les impressions, scans et supports administratifs : imprimer, scanner, préparer les documents et vérifier leur conformité.
• Gérer les accès aux sites et exigences administratives clients : constituer les dossiers d’accès et transmettre les documents dans les délais.
• Centraliser les documents projets dans les bases IMS et assurer la traçabilité des dossiers.
• Gérer les obligations ONSS, Checkin@Work et déclarations sociales : DIMONA, LIMOSA et suivi Checkin@Work.
• Assurer le support informatique et la gestion des plateformes clients (Smartsheet et outils internes).
• Suivre la documentation fournisseurs et équipements (plaques signalétiques, etc.) et classer les dossiers As-Built.
• Constituer et finaliser les fiches signalétiques et les dossiers As-Built, et assurer les retours clients jusqu’à validation.
• Préparer les documents de réception et suivre les garanties et cautions bancaires.
• Constituer les fiches techniques projets et rassembler les informations techniques nécessaires pour les fiches.

Description du poste

BETUNED recherche un(e) Assistant(e) de Project Manager pour soutenir la gestion quotidienne des projets au sein de notre équipe belge. Vous assurez le suivi administratif, organisez les réunions et coordonnez les documents entre les services et les clients.

Vous manipulez les impressions et scans, gérez les accès sites et les références IMS, et contribuerez à la traçabilité des dossiers As-Built et à la préparation des fiches techniques. Poste exige rigueur, polyvalence et sens du service.