Assistant·e de direction et administration générale (H/F/X) - Temps plein

Keystone Solutions; Brussel; Hybrid; EUR 40,000 - 85,000; Full time

Benefits offered by this job

50% télétravail

Autonomie et progression

Assurance hospitalisation

Bonus de performance

Chèques-repas

Budget mobilité

Bureaux Bruxelles

Job summary

Keystone Solutions, société bruxelloise spécialisée en conseil IT, recherche un assistant·e de direction polyvalent·e. Vous gérez l'agenda de la direction, assurez le reporting et prenez en charge le recrutement et le support à l'équipe commerciale.

Vous travaillerez en proximité avec la direction, sur des dossiers RH et administratifs, avec 50 % de télétravail et un package attractif à Bruxelles.

Qualifications

• 3 ans d'expérience comme assistant·e de direction ou office manager.
• Maîtrise du FR/NL/EN à l'oral et à l'écrit.
• Bonne maîtrise de MS 365 et capacité à prendre en main ATS et outils RH.

Responsibilities

• Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements de la direction et assurer le suivi.
• Rédiger courriers et documents soignés en FR/NL/EN.
• Suivre les dossiers et veiller au respect des délais.
• Prospecter et contacter les candidat·e·s pour l'équipe commerciale.
• Participer au recrutement et à la gestion administrative des consultants.
• Rédiger et publier des offres d'emploi et assurer la veille des plateformes.

Skills

Gestion administrative

Suivi dossiers

Trilingue FR NL EN

Tools

Microsoft 365

ATS

Outils RH et facturation

Job description

Tu es organisé·e, réactif·ve et tu aimes que les choses avancent ? Chez Keystone Solutions, tu es le bras droit de la direction : tu prospectes et rencontres les candidat·e·s pour l'équipe commerciale, tu tiens l'administration générale de l'entreprise et tu fais en sorte qu'aucun dossier ne reste en suspens.

À propos de Keystone Solutions

Keystone Solutions est une société bruxelloise de conseil IT, fondée en 2014, qui réunit plus de 70 expert·e·s. Notre promesse : Bridging Technology & Talent. Nous intervenons en Belgique, au Luxembourg, en France et aux Pays-Bas, sur quatre domaines : le conseil IT, la cybersécurité, le développement sur mesure et le conseil en IA et en automatisation.

Nous travaillons de deux façons :

• Expert Staffing : le bon expert, rapidement aux côtés de nos client·e·s, avec un interlocuteur unique qui suit la mission dans la durée.
• Holistic Solutions : des projets clés en main dont nous prenons la responsabilité du résultat, avec l'équipe, la méthode et la gouvernance qui vont avec.

Des organisations comme BNP Paribas, Interparking, Brussels Airlines, la TEC ou Lukoil nous confient leurs expert·e·s comme leurs projets. Nos valeurs guident notre façon de travailler : Synergy, Transparency, Ownership, Noble Purpose, Excellence.

Ton rôle

Assistance de direction

• Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements de la direction, préparer les réunions et en assurer le suivi (comptes rendus, actions, relances).
• Filtrer et traiter les demandes entrantes (mails, téléphone), rédiger des courriers et des documents soignés en français, en néerlandais et en anglais.
• Suivre les dossiers en cours et s'assurer que chaque engagement est tenu dans les délais.

Recrutement et support à l'équipe commerciale

• Prospecter les candidat·e·s : recherche active sur LinkedIn, les job boards, notre base de données et le réseau, approche directe des profils IT.
• Mener les premiers entretiens (téléphone, Teams ou sur place) : motivation, disponibilité, attentes, langues, adéquation au poste.
• Qualifier et présenter les meilleurs profils aux account managers, avec une synthèse claire de chaque candidat·e.
• Entretenir notre vivier de talents : garder le contact avec les bons profils et les relancer quand une opportunité s'ouvre.
• Rédiger et publier les offres d'emploi, assurer à tour de rôle la veille des plateformes clientes (Nétive, ProUnity, Connecting-Expertise...).
• Participer à la réunion business development du lundi et suivre le plan d'action qui en sort.
• Contribuer à la préparation des réponses aux appels d'offres, en staffing comme en projet.

Administration générale

• Ressources humaines : accueil et arrivée des nouveaux collaborateur·rice·s, contrats et documents, suivi avec le secrétariat social, absences et timesheets.
• Administration des consultant·e·s en mission : contrats, renouvellements, indexations, fins de contrat, en lien avec les account managers.
• Facturation et suivi : préparation et vérification des factures, suivi des paiements et des relances, en lien avec la comptabilité.
• Bureaux et logistique : fournisseurs, matériel, flotte de véhicules, assurances.
• Organisation d'événements internes et externes (salons, K-Club, moments d'équipe).
• Respect et amélioration des processus internes : tu documentes, tu ranges, tu fais vivre les procédures.

Ton profil

• Indispensable : tu es très dynamique, tu as une excellente organisation administrative et tu suis tes dossiers jusqu'au bout, sans qu'on doive te relancer.
• Au moins 3 ans d'expérience comme assistant·e de direction, office manager ou dans un poste administratif polyvalent, idéalement dans une société de services, de conseil ou d'IT.
• Trilingue français, néerlandais et anglais, à l'écrit comme à l'oral.
• À l'aise avec l'outil informatique : Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, Teams, SharePoint), et tu prends vite en main de nouveaux logiciels (ATS, outils RH et de facturation).
• Rigoureux·se, discret·ète et fiable : tu manipules des informations confidentielles avec tact.
• Tu respectes les processus en place et tu proposes des améliorations quand quelque chose peut aller plus vite ou plus simplement.
• Tu communiques facilement avec tout le monde, des candidat·e·s et consultant·e·s jusqu'aux client·e·s et à la direction, et tu aimes aller chercher les bons profils.
• Un intérêt pour le recrutement et pour les métiers de l'IT est un vrai plus.

Ce que nous t'offrons

• Un poste à temps plein, avec 50 % de télétravail, au cœur de l'activité d'une société en croissance.
• Un rôle varié et transversal, en lien direct avec la direction.
• Une équipe à taille humaine, des décisions rapides et de l'autonomie.
• Un parcours de développement personnel : objectifs construits avec toi, points trimestriels avec ton People Manager, feedback 360, rémunération et bonus liés à la performance.
• Des outils modernes qui te libèrent des tâches répétitives.
• Le K-Club, la communauté de nos collaborateur·rice·s : « Work hard. Play together. »
• Un package brut annuel total de 40 000 à 85 000 € selon ton expérience, comprenant ton salaire brut (13e mois et double pécule), un budget mobilité, des chèques-repas et des éco-chèques et de nombreux autres avantages.
• En plus : une assurance hospitalisation DKV, une assurance groupe et un bonus lié à la performance.
• Des bureaux au cœur de Bruxelles, Avenue des Arts.

Prêt·e à devenir le pilier de notre organisation ?