Assistant(e) administratif(ve)

Quintall; Mettet; On-site; EUR 36,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Assurance groupe

Assurance hospitalisation

Chèques-repas

32 jours de congé

Prime de fin d'année

Job summary

Arvesta recherche un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) pour assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs, et pour coordonner les activités logistiques avec clients, transporteurs et entrepôts.

Vous assisterez le responsable de production, suivrez les stocks et garantirez la traçabilité des mouvements. Maîtrise du français et de l’anglais demandée; néerlandais apprécié. Poste en CDI, travail sur site.

Qualifications

• Formation de niveau bachelier ou expérience équivalente.
• Expérience dans une fonction administrative, logistique, customer service ou supply chain.
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais; le néerlandais est un atout.
• Bonne connaissance des outils informatiques et des systèmes ERP.
• Affinité avec un environnement industriel ou agroalimentaire.

Responsibilities

• Assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs.
• Gérer les prévisions clients et garantir la disponibilité des informations nécessaires au bon déroulement des opérations.
• Assurer le support administratif à l’équipe commerciale, notamment pour la gestion des échantillons et l’envoi de documents administratifs, techniques et qualité.
• Coordonner les activités logistiques avec les clients, les transporteurs, les entrepôts et les fournisseurs.
• Organiser les expéditions, les enlèvements de matières premières et les formalités d’exportation.
• Assurer le suivi des flux logistiques entrants et sortants, y compris les side streams.
• Veiller à l’exactitude des mouvements de stock ainsi qu’à l’identification et à la traçabilité des marchandises.
• Assister le responsable de production dans la préparation, le suivi et le contrôle des ordres de fabrication.
• Participer au suivi des stocks de matières premières, consommables et produits finis.
• Assurer l’encodage et le suivi des données de production.
• Contrôler la conformité documentaire des réceptions de matières premières, consommables et produits finis.
• Contribuer à l’optimisation de la planification et à la bonne exécution des opérations de production.
• Participer aux projets d’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.
• Gérer les achats de fournitures de bureau et de consommables.

Skills

Esprit d’équipe

Orientation client

Rigueur et précision

Sens de l’organisation

Orientation amélioration continue

Communication

Autonomie

Education

Bachelier ou équivalent

Tools

ERP

Job description

A propos du poste

Commandes

• Assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs.
• Gérer les prévisions clients et garantir la disponibilité des informations nécessaires au bon déroulement des opérations.
• Assurer le support administratif à l’équipe commerciale, notamment pour la gestion des échantillons et l’envoi de documents administratifs, techniques et qualité.

Logistique

• Coordonner les activités logistiques avec les clients, les transporteurs, les entrepôts et les fournisseurs.
• Organiser les expéditions, les enlèvements de matières premières et les formalités d’exportation.
• Assurer le suivi des flux logistiques entrants et sortants, y compris les side streams.
• Veiller à l’exactitude des mouvements de stock ainsi qu’à l’identification et à la traçabilité des marchandises.

Production

Assister le responsable de production :

• Assister le responsable de production dans la préparation, le suivi et le contrôle des ordres de fabrication.
• Participer au suivi des stocks de matières premières, consommables et produits finis.
• Assurer l’encodage et le suivi des données de production.
• Contrôler la conformité documentaire des réceptions de matières premières, consommables et produits finis.
• Contribuer à l’optimisation de la planification et à la bonne exécution des opérations de production.

Divers

• Participer aux projets d’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.
• Gérer les achats de fournitures de bureau et de consommables.

Notre profil idéal

Compétences clés

• Esprit d’équipe : collabore efficacement avec les différents services afin d’atteindre les objectifs communs.
• Orientation client : veille à fournir un service fiable et professionnel aux clients et partenaires.
• Rigueur et précision : travaille avec exactitude dans le traitement des données, documents et commandes.
• Sens de l’organisation : gère efficacement plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
• Orientation amélioration continue : identifie des opportunités d’optimisation et participe activement à l’amélioration des processus.

Compétences fonctionnelles

• Approche positive et proactive : recherche des solutions pragmatiques face aux défis quotidiens.
• Résolution de problèmes : analyse les situations et propose des actions adaptées aux parties concernées.
• Planification et organisation : structure son travail de manière efficace et anticipe les besoins opérationnels.
• Communication : assure une communication claire avec les clients, fournisseurs, collègues et partenaires logistiques.
• Autonomie : prend en charge ses responsabilités avec un minimum de supervision.

Connaissances requises

• Formation de niveau bachelier ou expérience équivalente.
• Expérience dans une fonction administrative, logistique, customer service ou supply chain.
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais; le néerlandais constitue un atout.
• Bonne connaissance des outils informatiques et des systèmes ERP
• Affinité avec un environnement industriel ou agroalimentaire.

Conditions de travail particulières

• Assurer un rôle de garde en soirée, les week-ends et jours fériés pendant la période de récolte, selon un planning défini avec le responsable.
• Faire preuve de flexibilité pendant les périodes de forte activité afin d'assurer le respect des engagements clients

Exigences spécifiques à l’emploi

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• Aptitude à collaborer avec la production, la logistique, les ventes et les partenaires externes.
• Sens de la confidentialité et de la fiabilité dans la gestion des données et documents.

Ce que nous vous offrons

• Vous êtes entouré d’une équipe solide disposant de l’expérience nécessaire pour vous guider et vous soutenir.
• La formation spécifique à votre métier pour vous permettre d’exercer votre fonction à la perfection.
• Prêt pour la prochaine étape ? Dans ce cas, nous examinerons ensemble comment vous pouvez continuer à évoluer. Arvesta est une grande organisation offrant diverses possibilités de développement, au sein de votre fonction ou ailleurs.
• Vous pouvez bénéficier d’un salaire attractif et de nombreux avantages tels que assurance de groupe et assurance hospitalisation, chèques-repas, 32 jours de congé, prime de fin d'année.
• Chez Arvesta, les "Experts in the field" sont essentiels. Grâce à notre Arvesta Academy et à notre cycle d’entretiens, vous dirigez votre carrière et nous vous aidons à tirer le meilleur de vous-même.
• Nous mettons l’accent sur le bien-être physique et mental de nos collaborateurs au moyen d’initiatives telles que Fit@Arvesta et l’Employee Assistance Program qui permet aux collaborateurs de bénéficier d’un soutien psychologique.
• Arvesta est une entreprise en pleine croissance et innovante au sein de laquelle nous contribuons à un monde plus durable.