Assistant(e) Administration (Mettet, BE, 5640)

Quintall; Mettet; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfstraining

Arvesta Academy

Doorgroeimogelijkheden

Aantrekkelijk loon

Fysiek en mentaal welzijn

Carrièrebegeleiding

Job summary

Arvesta zoekt een gedreven administratieve/logistieke medewerker die de operationele processen ondersteunt: orders, voorraad en documentatie.

Je werkt nauw samen met productie, logistiek en sales, regelt verzendingen, traceerbaarheid van goederen en ondersteunt de planning.

Een bachelor-niveau opleiding of gelijkwaardige ervaring is vereist; beheersing van Frans en Engels, Nederlands is een plus, affiniteit met agro-industriële omgevingen.

Qualifications

• Bachelor-niveau opleiding of equivalente ervaring.
• Ervaring in een administratieve, logistieke, klantendienst of supply chain functie.
• Goede beheersing van Frans en Engels; Nederlands is een plus.
• Kennis van IT-tools en ERP-systemen.
• Affiniteit met een industriële of agroalimentaire omgeving.

Responsibilities

• Zorgen voor codering, verwerking en administratie van klant- en leveranciersorders.
• Beheer klantprognoses en beschikbaarheid van info voor operaties.
• Ondersteun administratief het sales team, o.a. monsters en verzending van documenten.

Skills

Teamwork

Customer focus

Precision

Organisatie

Continue verbetering

Education

Bachelor-niveau opleiding of equivalente ervaring

Tools

ERP-systemen

Job description

Over de functie

Commandes

• Assurer l’encodage, le traitement et le suivi administratif des commandes clients et fournisseurs.
• Gérer les prévisions clients et garantir la disponibilité des informations nécessaires au bon déroulement des opérations.
• Assurer le support administratif à l’équipe commerciale, notamment pour la gestion des échantillons et l’envoi de documents administratifs, techniques et qualité.

Logistique

• Coordonner les activités logistiques avec les clients, les transporteurs, les entrepôts et les fournisseurs.
• Organiser les expéditions, les enlèvements de matières premières et les formalités d’exportation.
• Assurer le suivi des flux logistiques entrants et sortants, y compris les side streams.
• Veiller à l’exactitude des mouvements de stock ainsi qu’à l’identification et à la traçabilité des marchandises.

Production

Assister le responsable de production :

• Assister le responsable de production dans la préparation, le suivi et le contrôle des ordres de fabrication.
• Participer au suivi des stocks de matières premières, consommables et produits finis.
• Assurer l’encodage et le suivi des données de production.
• Contrôler la conformité documentaire des réceptions de matières premières, consommables et produits finis.
• Contribuer à l’optimisation de la planification et à la bonne exécution des opérations de production.

Divers

• Participer aux projets d’amélioration continue des processus administratifs et opérationnels.
• Gérer les achats de fournitures de bureau et de consommables.

Ons ideaal profiel

Compétences clés

• Esprit d’équipe : collabore efficacement avec les différents services afin d’atteindre les objectifs communs.
• Orientation client : veille à fournir un service fiable et professionnel aux clients et partenaires.
• Rigueur et précision : travaille avec exactitude dans le traitement des données, documents et commandes.
• Sens de l’organisation : gère efficacement plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais.
• Orientation amélioration continue : identifie des opportunités d’optimisation et participe activement à l’amélioration des processus.

Compétences fonctionnelles

• Approche positive et proactive : recherche des solutions pragmatiques face aux défis quotidiens.
• Résolution de problèmes : analyse les situations et propose des actions adaptées aux parties concernées.
• Planification et organisation : structure son travail de manière efficace et anticipe les besoins opérationnels.
• Communication : assure une communication claire avec les clients, fournisseurs, collègues et partenaires logistiques.
• Autonomie : prend en charge ses responsabilités avec un minimum de supervision.

Connaissances requises

• Formation de niveau bachelier ou expérience équivalente.
• Expérience dans une fonction administrative, logistique, customer service ou supply chain.
• Bonne maîtrise du français et de l’anglais; le néerlandais constitue un atout.
• Bonne connaissance des outils informatiques et des systèmes ERP
• Affinité avec un environnement industriel ou agroalimentaire.

Conditions de travail particulières

• Assurer un rôle de garde en soirée, les week-ends et jours fériés pendant la période de récolte, selon un planning défini avec le responsable.
• Faire preuve de flexibilité pendant les périodes de forte activité afin d'assurer le respect des engagements clients

Exigences spécifiques à l’emploi

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• Aptitude à collaborer avec la production, la logistique, les ventes et les partenaires externes.
• Sens de la confidentialité et de la fiabilité dans la gestion des données et documents.

Wat bieden we jou

• Je bent omringd door een sterk team met de nodige ervaring om jou te begeleiden en te ondersteunen.
• De nodige jobspecifieke opleiding om jouw functie tot in de puntjes te kunnen uitvoeren.
• Klaar voor de volgende stap? Dan kijken we samen hoe je kan blijven doorgroeien. Arvesta is een grote organisatie met verschillende mogelijkheden om je verder te ontplooien, binnen of buiten je functie.
• Je kan genieten van een mooi loon, met heel wat voordelen.
• Bij Arvesta staan de Experts in the Field centraal. Door onze Arvesta Academy en de gesprekkencyclus sta jij aan her roer van je loopbaan en begeleiden we je om het beste uit jezelf te halen.
• We zetten in op het fysiek én mentaal welzijn van onze medewerkers door initiatieven zoals Fit@Arvesta en het Employee Assistance Program waarmee medewerkers psychologische ondersteuning kunnen krijgen.
• Arvesta is een groeiende en innoverende onderneming waar we ons steentje bijdragen aan een duurzamere wereld.