Assistant de direction H/F/X

Tempo-Team NV (Belgium); Ougrée; Sur place; EUR 32 000 - 46 000; Plein temps

Résumé du poste

Tempo-Team NV (Belgium) recherche un(e) assistant(e) de direction polyvalent(e) pour assurer le secrétariat, la logistique des salles de réunion et le support des événements et du service facility sur deux sites.

Vous accueillerez visiteurs et clients en FR/EN/NL, gérerez les stocks de fournitures, les commandes et la logistique des activités internes et externes, tout en assurant l’interface administrative entre les départements.

Qualifications

• Bachelier en Assistante de Direction (ou expérience équivalente).
• Expérience requise minimum 3 ans dans une société de type PME.
• Expérience en secrétariat et tâches administratives polyvalentes.
• Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit); néerlandais est un plus.
• Excellente maîtrise de la Suite Office et des outils informatiques (ERP, Sharepoint).
• Rigoureux(se), organisé(e), sens des priorités, autonome, polyvalent(e) et flexible.
• Sens du service, écoute, diplomatie, discrétion et confidentialité.

Responsabilités

• Assurer l’accueil des visiteurs et des clients par téléphone et sur site dans les 3 langues FR/EN/NL.
• Gérer les accès visiteurs et les réservations de taxis/transferts.
• Gérer les facilities et divers services au personnel et visiteurs (fournitures, salles, cantine).
• Commander et gérer les stocks de fournitures et suivre la facturation liée.
• Logistique des salles de réunions et cantine d’entreprise sur 2 sites.
• Gérer le courrier entrant/sortant et la boîte mail centralisée.

Connaissances

Sens du service

Organisation

Autonomie

Polyvalent(e)

Formation

Bachelier en Assistante de Direction

Outils

Suite Office

ERP

Sharepoint

Description du poste

En tant qu'assistant(e) de direction, vous êtes le couteau suisse de l'entreprise.

Vous vous chargerez des tâches de:

• de secrétariat
• de logistique des salles de réunion, commande des fournitures, commande de sandwichs….
• donner du support au niveau des événements organisés dans le bâtiment
• donner du support au niveau facility.

Responsabilités

Vos principales responsabilités :

• Assurer l’accueil des visiteurs et des clients par téléphone et sur site dans les 3 langues FR/EN/(NL)
• Gérer les accès visiteurs et les potentiels réservation de taxis, transferts.
• Gestion des facilities et des divers services au personnel et aux visiteurs :
  • Commander et gérer les stocks de fournitures de bureau, fournitures diverses pour les salles de réunion et la cantine d’entreprise, pour les 2 sites et suivre la facturation qui est liée
  • Assurer la logistique des salles de réunions, coins café et cantine d’entreprise
  • Gérer les commandes de sandwichs quotidiennes
  • Organiser l’accueil dans le cadre événements internes pour les aspects tels que déjeuners internes, réunions, réservations de salle ou fêtes d’entreprise
  • Donner ponctuellement du support dans le cadre événements externes sur site pour les aspects tels que transports, taxis, traiteurs…
• Gérer le courrier entrant et sortant (dont recommandés…), gérer la boîte mail centralisée et les colis entrant et sortant
• Assurer une bonne circulation de l’information en interne
• Centraliser et gérer les demandes administratives des équipes, être l’interface administrative avec les autres départements de l’entité et, quand nécessaire, les autres entités du Groupe.
• Assurer un support sur des projets ponctuels (renouvellement de documents administratifs, démarches diverses…)
• Centraliser et gérer les demandes liées au bâtiment en support du service facility management

Qualifications

• Bachelier en Assistante de Direction (ou expérience équivalente)
• Expérience requise minimum 3 ans dans une société de type PME
• Expérience en secrétariat et tâches administratives polyvalentes, ...
• La maîtrise du français et de l’anglais est un must (oral et écrit), la maîtrise du néerlandais est un plus
• Excellente maîtrise de la Suite Office et des outils informatiques en général comme ERP, Sharepoint…
• Rigoureux(se), organisé(e), sens des priorités, autonome, polyvalent(e) et flexible
• Sens du service
• Sens de l’écoute, diplomatie, discrétion et grand sens de la confidentialité ;
• Capable de s’adapter et d’évoluer dans une société en constante évolution.