Assistant administratif - Gestion des locaux et bâtiments

PERMANENTE VERTEGENWOORDIGING VAN HET GROOTHERTOGDOM LUXEMBURG BIJ DE EU; Brussel; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

PERMANENTE VERTEGENWOORDIGING VAN HET GROOTHERTOGDOM LUXEMBURG BIJ DE EU recherche un assistant administratif au gestionnaire des bâtiments H/F/X afin d’assurer le secrétariat, la gestion budgétaire et le suivi des contrats de maintenance.

Vous coordonnerez les interventions techniques et préparerez les dossiers, tout en veillant au respect des procédures internes et des obligations légales. Une excellente maîtrise du français est requise; néerlandais et anglais appréciés.

Qualifications

• Diplôme secondaire exigé; idéalement un bachelier en secrétariat de direction.
• Maîtrise du français; néerlandais et anglais appréciés.
• Maîtrise MS Office et SharePoint.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler en équipe.
• Expérience dans un environnement gouvernemental ou diplomatique est un avantage.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de l'équipe technique et planification des rendez-vous.
• Traitement des pièces pour réunions et rédaction des rapports.
• Assurer le contact avec des prestataires externes.
• Préparation, organisation et coordination des tâches sur le terrain en collaboration avec l'équipe technique et les intervenants externes.
• Élaborer et suivre les appels d'offres, demandes de prix, contrats (maintenance) et factures.
• Gestion de la comptabilité des frais relatifs aux bâtiments.
• Suivi des plans du bâtiment et des rapports des bureaux de contrôle.
• Saisie et mise à jour des données de suivi d'activité.
• Veiller au respect des procédures internes et obligations légales.

Connaissances

MS Office & SharePoint

Organisation et multitâche

Esprit d'équipe et discrétion

Fiabilité et professionnalisme

Formation

Diplôme de fin d'études secondaires

Bachelier en secrétariat de direction

Outils

MS Office

SharePoint

Description du poste

PERMANENTE VERTEGENWOORDIGING VAN HET GROOTHERTOGDOM LUXEMBURG BIJ DE EU recherche un assistant administratif au gestionnaire des bâtiments H/F/X afin d’assurer le secrétariat, la gestion budgétaire et le suivi des contrats de maintenance.

Vous coordonnerez les interventions techniques et préparerez les dossiers, tout en veillant au respect des procédures internes et des obligations légales. Une excellente maîtrise du français est requise; néerlandais et anglais appréciés.