Assistant Administratif Bâtiments & Services Généraux

REPRÉSENTATION PERMANENTE DU GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG AUPRÈS DE L'UNION EUROPÉENNE

Brussel

Sur place

EUR 28 000 - 36 000

Plein temps

Il y a 3 jours

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Résumé du poste

La Représentation Permanente du Grand-Duché de Luxembourg auprès de l’Union européenne recherche un Assistant administratif au gestionnaire des bâtiments. Poste basé à Bruxelles, en appui d’une équipe technique.

Vous assurerez le secrétariat, gérerez documents et réunions, et coordonnerez les prestataires externes. Maîtrise du français exigée; néerlandais et anglais un atout, et expérience dans l’administration publique est défavorable.

Qualifications

Diplôme de fin d'études secondaires requis; idéalement un bac en secrétariat de direction ou équivalent.
Maîtrise du français exigée; le néerlandais et l'anglais sont des atouts.
Bonnes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.
Aisance avec les outils numériques (MS Office et SharePoint).
Expérience dans un environnement gouvernemental ou diplomatique est un atout.
Esprit d'équipe, discrétion et fiabilité.

Responsabilités

Assurer le secrétariat de l'équipe technique: courrier et planification de rendez-vous.
Traiter les pièces pour les réunions et rédiger les rapports.
Contact avec des prestataires externes et coordination des tâches sur le terrain.
Gérer les appels d'offres, les demandes de prix, les contrats et les factures.
Gérer la comptabilité des frais des bâtiments et suivre les plans et rapports de contrôle.
Saisir et mettre à jour les données de suivi d'activité; veiller au respect des procédures.