Assistant administratif au gestionnaire des bâtiments H/F/X

REPRÉSENTATION PERMANENTE DU GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG AUPRÈS DE L'UNION EUROPÉENNE; Brussel; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

La Représentation Permanente du Grand-Duché de Luxembourg auprès de l’Union européenne recherche un Assistant administratif au gestionnaire des bâtiments. Poste basé à Bruxelles, en appui d’une équipe technique.

Vous assurerez le secrétariat, gérerez documents et réunions, et coordonnerez les prestataires externes. Maîtrise du français exigée; néerlandais et anglais un atout, et expérience dans l’administration publique est défavorable.

Qualifications

• Diplôme de fin d'études secondaires requis; idéalement un bac en secrétariat de direction ou équivalent.
• Maîtrise du français exigée; le néerlandais et l'anglais sont des atouts.
• Bonnes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle.
• Aisance avec les outils numériques (MS Office et SharePoint).
• Expérience dans un environnement gouvernemental ou diplomatique est un atout.
• Esprit d'équipe, discrétion et fiabilité.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de l'équipe technique: courrier et planification de rendez-vous.
• Traiter les pièces pour les réunions et rédiger les rapports.
• Contact avec des prestataires externes et coordination des tâches sur le terrain.
• Gérer les appels d'offres, les demandes de prix, les contrats et les factures.
• Gérer la comptabilité des frais des bâtiments et suivre les plans et rapports de contrôle.
• Saisir et mettre à jour les données de suivi d'activité; veiller au respect des procédures.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Esprit d'équipe

Discrétion

Flexibilité

Fiabilité

Multi-tâches

Formation

Bachelier en secrétariat de direction

Secondaire supérieur

Outils

MS Office

SharePoint

Description du poste

Assistant administratif au gestionnaire des bâtiments H/F/X

Référence 5966755 |Modifié le 29 septembre 2026

• Famille de métiers : Administration et comptabilité / Secrétariat, travail de bureau et administration du personnel

Gestion administrative et budgétaire

• Assurer le secrétariat de l'équipe technique, dont e.a. la gestion et rédaction de courrier (électronique) et planification de rendez-vous;
• Traitement des pièces pour les réunions et les dossiers administratifs ; rédaction des rapports des réunions;
• Assurer le contact avec des prestataires externes;
• Préparation, organisation et coordination des tâches à exécuter sur le terrain en étroite collaboration avec l'équipe technique et les intervenants externes;
• Élaborer, contrôler et assurer le suivi des appels d'offres, des demandes de prix, des contrats (de maintenance) et des factures;
• Gestion de la comptabilité (frais relatifs aux bâtiments);
• Suivre les plans du bâtiment et les rapports des bureaux de contrôle;
• Saisie et mise à jour des données de suivi d'activité;
• Veiller au respect des procédures internes et obligations légales et réglementaires.

Gestion des services généraux et de l'environnement de travail

• Suivre les prestations quotidiennes : propreté des bureaux, gestion des déchets, entretien des espaces verts;
• Gérer l'approvisionnement et les stocks des consommables;
• Superviser le bon fonctionnement des espaces partagés (salles de réunion, parkings).

Maintenance technique et continuité d'activité

• Recueil et traitement des demandes et réclamations des collaborateurs;
• Coordonner les interventions urgentes pour éviter toute interruption de l'activité des bureaux;
• Assurer le suivi des contrôles réglementaires périodiques (ascenseurs, climatisation...).

Sécurité, sûreté et accessibilité

• Coordonner les tâches des équipes techniques et de gardiennage;
• Mettre à jour le registre de sécurité et participer à l'organisation des exercices d'évacuation incendie;
• Assurer l'accueil et la sensibilisation aux consignes de sécurité des prestataires extérieurs travaillant sur le site.

Logistique et logeabilité des services

• Coordonner les opérations de déménagement interne ou d'aménagement des bureaux lors des mouvements de personnel;
• Gérer l'attribution et l'inventaire du mobilier administratif et du matériel.

Profil recherché

• Diplôme de fin d'études secondaires minimum, idéalement complété par un bachelier en secrétariat de direction ou d'expérience similaire;
• Une excellente maîtrise de la langue française requise; une bonne maîtrise du néerlandais et de l'anglais est un atout;
• Aisance dans l'utilisation d'outils numériques (y inclus MS Office et Sharepoint);
• Sens de l'organisation et de responsabilités, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle;
• Esprit d'équipe, de discrétion et de flexibilité;
• Faire preuve de fiabilité;
• Expérience préalable auprès d'un environnement gouvernemental ou diplomatique est considérée comme un avantage.
• Secondaire supérieur

Compétences linguistiques

Français (requis)

• Comprendre : Expérimenté - (C1)
• Écrire : Expérimenté - (C1)
• Lire : Expérimenté - (C1)
• Parler : Expérimenté - (C1)

Néérlandais (atout)

• Comprendre : Indépendant - (B1)
• Écrire : Indépendant - (B1)
• Lire : Indépendant - (B1)
• Parler : Indépendant - (B1)

Anglais (atout)

• Comprendre : Indépendant - (B1)
• Écrire : Indépendant - (B1)
• Lire : Indépendant - (B1)
• Parler : Indépendant - (B1)

Informations supplémentaires

Le titulaire sera soumis à une procédure d'habilitation conformément à la législation luxembourgeoise relative à la classification des pièces et aux habilitations de sécurité.

À noter que le contrat de travail, y compris la rémunération, sont régis par les réglementations en vigueur en Belgique.

30 octobre 2026 au plus tard

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