Assistant administratif – Centre d’expertise (hybride)

SPF Stratégie et Appui; Brussel; Hybride; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

SPF Stratégie & Appui au sein du centre d’expertise en matière de handicap au travail propose un poste d’assistant administratif (niveau C) à Bruxelles. Vous soutenez les psychologues et experts, assurez les activités administratives quotidiennes et garantissez la confidentialité des données.

Le poste est compatible avec le travail hybride et implique une présence régulière au bureau près de la Gare du Nord.

Responsabilités

• Vous constituez le premier point de contact pour les demandes adressées au service et assurez le suivi administratif.
• Vous traitez les dossiers dans les outils informatiques prévus (Microsoft 365, SharePoint et systèmes internes de gestion des demandes) et veillez à leur mise à jour, leur classement et leur archivage.
• Vous respectez les procédures internes, les délais de traitement ainsi que les règles de confidentialité relatives aux données personnelles et aux informations liées au handicap.
• Vous planifiez les entretiens, les visites sur site, les déplacements et les autres rendez‑vous. Vous gérez les agendas et contribuez à la coordination du planning de l'équipe.
• Vous rédigez et transmettez les courriers, courriels et autres documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du service.
• Vous assurez le suivi administratif des achats de matériel et de services : demandes d’offres, contacts avec les fournisseurs, commandes et réception des prestations ou du matériel.
• Vous apportez un soutien administratif, logistique et organisationnel au responsable, qui coordonne deux équipes, et contribuez au reporting et au suivi de leurs activités.
• Vous communiquez avec professionnalisme, par téléphone, par courriel ou via les outils de gestion des demandes, avec les bénéficiaires, les employeurs, les partenaires et les fournisseurs.
• Vous collaborez étroitement avec les membres de votre équipe et les partenaires internes et externes afin d’assurer un service efficace et de qualité.
• Vous maintenez vos connaissances à jour concernant les missions du service et les procédures et outils nécessaires à l’exercice de votre fonction.

Description du poste

SPF Stratégie & Appui au sein du centre d’expertise en matière de handicap au travail propose un poste d’assistant administratif (niveau C) à Bruxelles. Vous soutenez les psychologues et experts, assurez les activités administratives quotidiennes et garantissez la confidentialité des données.

Le poste est compatible avec le travail hybride et implique une présence régulière au bureau près de la Gare du Nord.