Allround Financieel HR & Administratie Coördinator

KU Leuven; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 31,000 - 40,000; Full time

Job summary

KU Leuven zoekt een administratieve professional die als eerste aanspreekpunt dient voor professoren, onderzoekers, medewerkers en leveranciers. Je beheert de financiële verrichtingen, plaatst bestellingen en verzorgt facturatie en kostenopvang volgens KU Leuven-voorschriften.

Daarnaast beheer je aanstellingen, contractverlengingen en budgetrapportages. Je assisteert bij vergaderingen, reizen en events en blijft proactief in procesoptimalisatie en naleving van procedures.

Qualifications

• Bij voorkeur een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Enige jaren ervaring als financiële en HR administratief medewerker is een plus.
• Vlot in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsibilities

• Eerstelijns aanspreekpunt voor professors, onderzoekers, medewerkers en leveranciers.
• Beheer financiële verrichtingen, bestelling en leveranciersfacturatie.
• Voorbereiden verkoopsfacturen en opvolgen beroepskosten.
• Beheer personeelsaanstellingen en contractverlengingen.
• Ondersteun bij budgetcontrole, tussentijdse- en eindrapportages.
• Logistieke ondersteuning bij vergaderingen, reizen en events.
• Wijzen medewerkers op procedures en bewaak deadlines.
• Werk autonoom als back-up voor collega’s en rapporteer aan departement CREaS.

Skills

Flexibel

Sterke communicatieve vaardigheden

Stressbestendig

Proactief

zelfstandig werken

Klantgerichte houding

Goede mondelinge en schriftelijke uitl

Nederlandse en Engelse communicatie

Education

Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring

Tools

MS Office

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Job description

KU Leuven zoekt een administratieve professional die als eerste aanspreekpunt dient voor professoren, onderzoekers, medewerkers en leveranciers. Je beheert de financiële verrichtingen, plaatst bestellingen en verzorgt facturatie en kostenopvang volgens KU Leuven-voorschriften.

Daarnaast beheer je aanstellingen, contractverlengingen en budgetrapportages. Je assisteert bij vergaderingen, reizen en events en blijft proactief in procesoptimalisatie en naleving van procedures.