Administratieve Medewerker Mobiliteit

Unique Belgium; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

Unique (Belgium) zoekt een Administratieve Medewerker Mobiliteit voor een tijdelijke opdracht van 6 maanden. Je combineert administratieve ondersteuning met contacten met medewerkers en externe partners en dient als aanspreekpunt.

Je beheert het wagenpark, leasecontracten, verzekeringen en kosten, ondersteunt mobiliteitsbeleid zoals elektrische voertuigen en laadstations, en verzorgt rapportering.

Qualifications

• Vereist diploma secundair onderwijs of bachelor in administratie.
• Eerste ervaring in een administratieve functie is vereist.
• Kennis van fleetmanagement is een pluspunt.
• Goede kennis van Nederlands en Frans; Engels is een pluspunt.
• Nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd werken is noodzakelijk.

Responsibilities

• Beheer van wagenpark administratie en leasecontracten.
• Onderhouden van onderhoud, keuringen, verzekeringen en schadegevallen.
• Beheer van verkeersboetes, tankkaarten en laadpassen.
• Ondersteunen van de implementatie en opvolging van mobiliteitsinitiatieven.
• Verwerken van facturen en opstellen van kostenoverzichten en TCO-rapporten.
• Controleren en actualiseren van bestanden en databanken.

Skills

MS Office

Excel

Klantgericht

Communicatief sterk

Nederlands & Frans

Education

Secundair onderwijs

Bachelor in administratie

Tools

MS Office

Excel

Job description

Functieomschrijving

Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en geïnteresseerd in mobiliteit? Wil je graag een gevarieerde functie waarin je administratieve ondersteuning combineert met contacten met medewerkers en externe partners?

Zijn we op zoek naar een Administratieve Medewerker Mobiliteit voor een tijdelijke opdracht van 6 maanden.

In deze functie ondersteun je het mobiliteitsbeheer en zorg je voor een efficiënte en correcte administratieve opvolging van het wagenpark, fietsleasing, parkeeroplossingen en mobiliteitsbudgetten. Je bent een aanspreekpunt voor medewerkers en draagt bij aan een vlotte dienstverlening.

Jouw verantwoordelijkheden

Beheer van het wagenpark

• Administratieve opvolging van leasecontracten, bestellingen en leveringen van voertuigen.
• Opvolging van onderhoud, technische keuringen, verzekeringen en schadegevallen.
• Beheer van verkeersboetes, tankkaarten en laadpassen.
• Correct bijhouden van voertuiggegevens en contracten.

Ondersteuning van het mobiliteitsbeleid

• Ondersteunen bij de implementatie en opvolging van mobiliteitsinitiatieven zoals elektrische voertuigen, laadstations, fietsleasing en mobiliteitsbudgetten.
• Toepassen en bewaken van interne mobiliteitsprocedures.

Contactpersoon voor medewerkers

• Beantwoorden van vragen over bedrijfswagens, tankkaarten, laadoplossingen en fietsleasing.
• Ondersteunen van nieuwe medewerkers bij hun onboarding en informeren over de beschikbare mobiliteitsoplossingen.

Leveranciersbeheer

• Onderhouden van contacten met leasingmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen, dealers en andere externe partners.
• Opvolgen van facturatie en contractuele afspraken.

Administratie en rapportering

• Verwerken van facturen en controleren van kosten.
• Opstellen van rapporten en overzichten met betrekking tot TCO, voertuiggebruik en kostenanalyses.
• Controleren en actualiseren van bestanden en databanken.

Compliance en regelgeving

• Toezien op de naleving van fiscale en wettelijke verplichtingen rond mobiliteit.
• Bijdragen aan interne controles en audits.
• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of een bachelor in een administratieve richting.
• Je hebt een eerste ervaring in een administratieve functie. Ervaring in fleetmanagement of mobiliteit is een pluspunt.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd.
• Je bent klantgericht en communicatief sterk.
• Je beschikt over een goede kennis van MS Office, met een sterke focus op Excel.
• Je hebt een goede kennis van het Nederlands en het Frans. Kennis van het Engels is een pluspunt.
• Je bent discreet, betrouwbaar en oplossingsgericht.
• Je neemt initiatief en werkt graag samen in een team.

Wat mag je verwachten?

• Een tijdelijke opdracht van 6 maanden
• Een gevarieerde administratieve functie binnen het domein van mobiliteitsbeheer.
• Een professionele werkomgeving waarin je jouw administratieve vaardigheden verder kan ontwikkelen.
• Een verloning volgens de toepasselijke barema's van PC 310, in functie van jouw ervaring en de classificatie van de functie.

Je rapporteert rechtstreeks aan de Mobility Manager.

Ben jij de administratieve duizendpoot die we zoeken? Heb je interesse in mobiliteit en wil je graag jouw administratieve vaardigheden inzetten binnen een professionele omgeving?