Administratief Onthaalbediende

NOEL FRANKLIN; Torhout; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

NOEL FRANKLIN in Torhout zoekt een administratief onthaalbediende die het eerste aanspreekpunt is voor klanten, bezoekers en leveranciers. Je beheert de centrale telefonie, verwerkt bestellingen en registreert orders nauwgezet in het systeem, met aandacht voor klantafspraken.

Daarnaast help je particuliere klanten bij aankopen, voer je kassahandelingen uit en volg je leveringen en kantoorvoorraden administratief op.

Qualifications

• Administratief inzicht en nauwkeurigheid in registratie van gegevens.
• Sterke communicatieve vaardigheden en klantgericht handelen.
• Planmatig werken, structuur en initiatief tonen.

Responsabilités

• Het eerste aanspreekpunt vormen voor klanten, bezoekers, leveranciers en chauffeurs.
• De centrale telefonie beheren en inkomende vragen doorsturen naar de juiste collega.
• Bestellingen verwerken die via mail, telefoon of vertegenwoordigers binnenkomen.
• Orders registreren in het systeem en afspraken per klant opvolgen.
• Particuliere klanten verder helpen bij de aankoop, inclusief betalingen en kassabeheer.
• Inkomende leveringen administratief controleren met leveringsbonnen, CMR's en weegbonnen.
• Voorraad kantoorbenodigdheden opvolgen en bestellingen plaatsen.
• Vergaderzalen inplannen en agenda's beheren.
• Ondersteunen van logistieke planning en samenwerking met collega's.

Connaissances

Administratief

Klantcontact

Communicatie

Organisatie

Teamspeler

Outils

MS Office

ERP-systeem

Description du poste

Ben jij administratief sterk, sociaal en iemand die graag de touwtjes in handen neemt? Wil jij terechtkomen in een afwisselende functie binnen een stabiele onderneming in de agrosector, waar je klantencontact combineert met administratie, planning en office management? Dan is deze functie als Administratief Onthaalbediende iets voor jou! Je krijgt een brede verantwoordelijkheid, komt dagelijks met heel wat verschillende mensen in contact en wordt een belangrijke schakel binnen de organisatie.

Hoe ziet jouw dag eruit als Administratief Onthaalbediende?

• Het eerste aanspreekpunt vormen voor klanten, bezoekers, leveranciers en chauffeurs
• De centrale telefonie beheren en inkomende vragen vlot naar de juiste collega doorspelen
• Bestellingen verwerken die via mail, telefoon of vertegenwoordigers binnenkomen
• Orders correct registreren in het systeem waarbij de specifieke afspraken per klant nauwgezet opgevolgd worden
• Particuliere klanten verder helpen bij de aankoop, inclusief betalingen en kassabeheer
• Binnenkomende leveringen administratief controleren aan de hand van leveringsbonnen, CMR's en weegbonnen
• De voorraad aan kantoorbenodigdheden opvolgen en bestellingen plaatsen wanneer nodig
• Vergaderzalen inplannen, agenda's beheren en ervoor zorgen dat alles tijdig klaarstaat
• Waar nodig mee nadenken over de logistieke planning en collega's hierin ondersteunen

Onze klant

Je komt terecht binnen een stabiele onderneming in de agrosector, waar dagelijks heel wat beweging samenkomt. Bestellingen, leveringen, klanten, leveranciers en logistieke activiteiten zorgen voor een omgeving waarin er altijd iets te doen is.

Centraal in die werking staat het onthaal. Van hieruit worden bezoekers ontvangen, telefoons opgevolgd, bestellingen verwerkt en verschillende administratieve processen in goede banen geleid. Tegelijkertijd blijf je nauw betrokken bij wat er op de werkvloer gebeurt.

De functie biedt daarom heel wat meer dan klassiek onthaalwerk. Administratief inzicht, verantwoordelijkheidszin en een praktische ingesteldheid maken het verschil.

Binnen het team heerst een open sfeer met korte communicatielijnen. Hoewel het onthaal een zelfstandige werkplek is, bevinden de collega's zich vlakbij en is er voortdurend overleg mogelijk.