Administratief medewerker team gezin

Gemeente Hechtel-Eksel; Hechtel-Eksel; Sur place; EUR 25 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Gemeente Hechtel-Eksel zoekt een administratief medewerker binnen team Gezin / Huis van het Kind. Je combineert administratieve taken met klantvriendelijk onthaal en zorgt ervoor dat gezinnen en bezoekers snel de juiste informatie en ondersteuning vinden.

Je taken zijn gevarieerd: ontvangst, luisteren naar vragen, informatie verstrekken, telefonische dienstverlening, verwerking van digitale aanvragen, invoeren en beheren van gegevens, en planning van afspraken.

Qualifications

• Administratieve vaardigheden en klantgerichte dienstverlening.
• Zorg voor duidelijke en correcte informatie aan inwoners en bezoekers.
• Verwerking van digitale aanvragen en beheer van dossiers met nauwkeurigheid.

Responsabilités

• Hartelijk en professioneel onthaal van bezoekers.
• Luisteren naar vragen en doorverwijzen naar juiste dienst.
• Verstrekken van duidelijke informatie en doorverwijzen indien nodig.
• Behandelen van telefoon- en e-mailcontact.
• Verwerken van binnenkomende en uitgaande post en brieven.
• Verwerken en beheren van gegevens in gebruikte software.
• Zorgen voor correcte verslaggeving en interne/externe communicatie.
• Ondersteunen van bezoekers bij administratieve formaliteiten.
• Plannen en coördineren van afspraken.

Connaissances

Administratief

Klantvriendelijk

Nauwkeurig

Communicatie

Description du poste

Waar wij voor staan

Bij lokaal bestuur Hechtel-Eksel geloven we sterk in de kracht van onze vier organisatiewaarden: samen, positief, doelgericht en geëngageerd.

We werken samen aan een warme en professionele dienstverlening, met een positieve blik op kansen en uitdagingen. We gaan doelgericht te werk om écht impact te maken voor onze inwoners en doen dit met een oprecht engagement voor onze collega's, onze organisatie en onze gemeenschap.

Herken jij jezelf hierin? Ben je administratief sterk, werk je nauwkeurig en help je mensen graag verder? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat verwachten we van jou?

Als administratief medewerker binnen team Gezin / Huis van het Kind ondersteun je de dagelijkse werking van de dienst. Je combineert administratieve taken met een klantvriendelijk onthaal en zorgt er mee voor dat gezinnen en andere bezoekers vlot de juiste informatie en ondersteuning vinden.

Je takenpakket is gevarieerd. Je staat onder andere in voor:

• een hartelijk, klantvriendelijk en professioneel onthaal van aanstaande ouders, gezinnen met kinderen en jongeren en andere bezoekers;
• luisteren naar vragen van bezoekers en aandacht hebben voor hun noden;
• verstrekken van duidelijke en correcte informatie en, waar nodig, gericht doorverwijzen naar de juiste dienst;
• verzorging van de telefonische dienstverlening en beantwoorden of doorsturen van e-mails;
• behandelen van inkomende en uitgaande briefwisseling en post;
• verwerken van digitale aanvragen van burgers;
• invoeren, verwerken, controleren en beheren van gegevens in de gebruikte softwaretoepassingen;
• correct en nauwkeurig beheren van dossiers;
• ondersteunen van bezoekers bij het vervullen van administratieve formaliteiten;
• plannen en coördineren van afspraken;
• zorgen voor een correcte verslaggeving;
• mee zorgen voor een vlotte interne en externe communicatie;
• informeren en overleggen met collega's en bijdragen aan een goede informatiedoorstroom binnen de dienstverlening.

Daarnaast denk je mee na over de werking. Je bekijkt bestaande procedures en werkprocessen kritisch en signaleert waar zaken eenvoudiger of efficiënter kunnen worden georganiseerd.